IFS Food wersja 8 nadchodzi wielkimi krokami. Co się zmieni?

IFS musi dostosować standard do najnowszych zmian w Codex Alimentarius oraz nowej wersji normy ISO 22003-2, która ukazała się w czerwcu bieżącego 2022 roku. Wspomniane ISO to wymagania dla jednostek zajmujących się oceną i certyfikacją produktów, procesów i usług, w tym auditem systemu bezpieczeństwa żywności.
W maju IFS przeprowadził również konsultacje społeczne. Każdy z użytkowników standardu mógł zgłaszać uwagi dotyczące wersji 7. Natomiast w czerwcu komitet IFS szczegółowo omówił wyniki. Właściciel IFS opracował i podał do ogólnej wiadomości projekt roboczy wersji 8. Darmową i ogólnodostępną wersję znajdziemy tutaj.
Zmian w treści IFS Food jest wiele (zaznaczone na czerwono). Jednak musimy pamiętać, że jest to projekt, a więc nie wszystkie zmiany ostatecznie zostaną wprowadzone, jak również mogą pojawiać się nowe wymagania.

Jakie zmiany dotyczą auditu certyfikacyjnego IFS Food 8 (część 1)?

Zmiany w procesie organizacji certyfikacji:

1. W punkcie pierwszym jak i w całej normie używa się z powrotem określenie auditu certyfikacyjnego zamiast pojęcia „oceny”, jak to było w wersji poprzedniej normy.

2. W drugim punkcie określony został czas rekomendacji, który wynosi 3 miesiące przed pierwszym auditem. Rekomendacja dotyczy funkcjonowania zakładu oraz zgodności dokumentacji według wymagań standardu IFS Food.

3.W punkcie 2.1 dodano informację dotyczącą auditu łączonego z innymi standardami lub normami. W takim przypadku należy spełnić wszystkie wymagania IFS m.in. harmonogram auditu, czas jego trwania oraz kompetencję auditora.

4. Zakres certyfikacji, a więc punkt 2.2 został poszerzony o zdecentralizowane struktury firmy, które muszą być włączone w zakres auditu, jeśli należą do tej samej placówki.

5. W zakresie certyfikacji poszerzono również jak i doprecyzowano szczegółowy opis produktu i/lub procesu, którego dotyczy audit. Należy więc np. doprecyzować, jakie występują najbardziej charakterystyczne procesy, które nie są oczywiste, a odróżniają produkt od innych i dodać je do opisu.

6. W punkcie 2.2.1 – Procesy zlecane na zewnątrz oraz zakres oceny – IFS wyjaśnia różnice między surowcem a produktem, który pochodzi z procesu częściowo zleconego. Zatem surowiec jest kupowany od dostawcy (wcześniej bez własności) i przetwarzany w miejscu produkcji certyfikowanej przez IFS, natomiast produkt z procesu częściowo zleconego zawsze należy do zakładu produkcyjnego poddanemu auditowi IFS.

7. W punkcie 2.3 rozszerzono nieco opisy typów auditów. Narzucone jest, aby każdy audit odbywał się w miejscu firmy. Niedozwolone są całkowicie audity zdalne, lecz dopuszcza się wyjątki, które należy udowodnić. W takim przypadku jest możliwość przeprowadzenia auditu IFS Spilt. Część auditu przeprowadza się na miejscu, a następnie część zdalną za pomocą technik informatyczno-telekomunikacyjnych.

Realizacja auditu certyfikacyjnego:

1. Zostało sprecyzowane, co może wpłynąć na czas auditu (skrócenie lub wydłużenie). Musimy pamiętać jednak, że skracanie auditu nie jest możliwe po połączeniu różnych przyczyn redukcji, jak i również kumulacji przyczyn w przypadku auditów łączonych.

Czynniki, które mogą wpłynąć na wydłużenie auditu to:

• audit wstępny, duża ilość linii produkcyjnych, co wydłuża przegląd HACCP,
• złożoność linii produkcyjnych,
• wielkość i wiek zakładu produkcyjnego,
• trudności w komunikacji (np. język),
• jakość przygotowanej dokumentacji oraz planu HACCP potrzebny do przeglądu auditora,
• liczba niezgodności z poprzedniego auditu,
• trudności podczas auditu wymagające dalszego i głębszego zbadania,
• dodatkowe lokalizacje i obiekty magazynowe.

Istnieją równie wyjątkowe okoliczności kiedy jednostka certyfikująca może skrócić czas auditu o 0,5 dnia. Są to:

• połączone audity pod warunkiem, że niektóre części są wspólnie auditowane pod kątem obu standardów, np. IFS Food/ IFS Logistics,
• firmy o wielu lokalizacjach,
• jeśli niektóre przeglądy już zostały przeprowadzone, np. w siedzibie głównej,
• zakłady produkcyjne o wielu podmiotach prawnych, mimo ich różnej działalności lecz jednej fizycznej lokalizacji i wyznaczonej siedzibie głównej,
• w przypadku zakładów z prostymi i powtarzalnymi procesami opartymi na ryzyku,
• w przypadku auditu głównego, kiedy to audit rozszerzający powinien być przeprowadzony co roku ze względu na procesy lub produkty sezonowe,
• w przypadku lokalizacji, w których podczas niezapowiedzianego auditu nie było możliwe przeprowadzenie auditu dla procesu, a audit rozszerzający przeprowadzony zostanie później.

Wymieniono również sytuację, kiedy czas auditu można skrócić o 0,75 dnia, jednak są to specyficzne uwarunkowania:

• w przypadku auditu zakładu o zakresie 5 (owoce i warzywa),
• w firmie wykonującej proste czynności i nie zmieniające pierwotnej postaci produktu,
• dla zakładów z zakresami produktów 3, 6, 8, 9, 10 i/lub 11, które posiadają proste, ograniczone procesy do sortowania, butelkowania, prostego pakowania, np. próżni lub tylko dla zakresu 10: mieszanie.

2. W punkcie 3.2 – Przeprowadzenie auditu – ustalono czas wejścia na linię produkcyjną zakładu po przybyciu auditora na miejsce auditu niezapowiedzianego i jest to czas 30 minut.

3. W punkcie 3.2.1, a więc w systemie punktacji IFS powrócono w roboczej wersji IFS Food 8 do oceny B jako odstępstwa (prawie pełna zgodność). Natomiast w systemie punktacji wymagań KO (ang. Knock out) w przypadku oceny B – ilość punktów wynosi 0. W tym przypadku niewielka część wymagań nie jest wdrożona, lecz nie wpływa ona na bezpieczeństwo żywności, legalność i wymagania klientów.

Czym jest KO?

KO (ang. Knock out – Nokaut) – są to specjalne wymagania w normie IFS Food, których nie spełnienie chociażby jednego jest równoważne z nie przyznaniem certyfikatu. Takich wymagań jest 10. Niestety w polskiej wersji standardu nie ma przetłumaczenia tego skrótu dosłownie na język polski, określa się je jako „Wymagania KO” numerując je od 1-10 np. KO N⁰ 1.

4. W punkcie 3.2.1 nieznacznie zmieniły się również wymagania zdefiniowane jako KO, których wciąż mamy 10. Są to kluczowe zagadnienia, które zakład musi spełnić, aby uzyskać zgodność ze standardem IFS Food. Spośród tych wymagań zmienione zostało: numer 4 – umowa z klientem, natomiast 5 - specyfikacje surowców. W wymaganiu KO numer 9 dodano również wymagania dotyczące procedury incydentów.

Działania po audicie certyfikacyjnym:

1. W punkcie 4.1.1 mamy zasadniczą zmianę polegającą na tym, że firma w swoim opracowanym planie działań musi przedstawić dowody wdrożenia działań korygujących (usunięcia odstępstw) oraz działania naprawcze tak jak dotychczas. Dowody należy również przedstawić dla wymagań ocenionych na B.

2. Zarówno dowody usunięcia odstępstw (działań korygujących) jak i działania naprawcze należy dostarczyć jednostce certyfikującej w ciągu 4 tygodni od otrzymania wstępnego raportu z auditu. W poprzedniej wersji ramy czasowe były określone jedynie dla działań korygujących.

3. Nowością w IFS Food 8 są przykłady działań korygujących, dowodów na usunięcie odstępstw:

• Zapisy ze szkoleń.
• Procedury po aktualizacji z możliwością prześledzenia wprowadzonych modyfikacji.
• W przypadku aktualizacji dokumentu należy przedstawić szkolenie lub inną metodę komunikacji dla osób pracujących z tym dokumentem jako dowód na zapoznanie się z jego zmianami.
• Zdjęcia przed i po zastosowaniu działań korygujących.
• E-mail jako dowód dla przekazania dokumentów odpowiedniemu personelowi.
• Raport z auditu wewnętrznego lub inspekcji.
• Faktury napraw. UWAGA: Oferty napraw są traktowane jako zamiar naprawy, a nie jej dowód, przez co nie kwalifikuje się ich jako dowód usunięcia odstępstw.
• Nowa procedura monitoringu, np. dla uszkodzonej infrastruktury.

4. W ocenie punktowej i warunkach wydania raportu z auditu IFS Food (4.2.1) niezależnie od wyniku konieczne jest przedstawienie w raporcie planu działania, który nada status.

5. W punkcie 4.3 – Cykl certyfikacji – dodano wyjaśnienie dotyczące terminu auditu recertyfikacyjnego. Termin ten liczy się od daty auditu wstępnego, a nie od daty wydania certyfikatu. Ważność certyfikatu pozostaje taka sama, mimo że data auditu nie pokrywa się co roku.

6. W punkcie 4.3.1 zostały rozszerzone zasady cofnięcia certyfikatu oraz opisane zasady zawieszania certyfikatu. Certyfikat IFS zostaje zawieszony w przypadku:

• Trwającego dochodzenia przez jednostkę certyfikującą po wystąpieniu incydentu lub innym zdarzeniu zagrażającym bezpieczeństwu żywności.
• Gdy nastąpi brak płatności za audit przez firmę certyfikowaną.
• Gdy wystąpi niezgodność w zarządzie centralnym, zawieszenie dotyczy certyfikatów wszystkich firm powiązanych z zarządem centralnym.
• Gdy podczas auditu rozszerzającego wystąpi poważna niezgodność.

Więcej informacji

Artykuł: IFS Food 8 – jakie zmiany czekają nas w liście wymagań auditowych?

Artykuł: Kolejne 9 wydanie Globalnego Standardu BRCGS Food – rozszerzenie wymagań w zakresie kultury bezpieczeństwa i autentyczności żywności

Szkolenie aktualizacyjne: Zmiany w wymaganiach BRC Food wg wersji 9