13 червня 2023 р

Найважливіші навички аудитора ISO

Аудитор ISO - 5 ключових компетенцій у розвитку

Стати внутрішнім аудитором ISO не є особливо складним завданням. Потрібне лише бажання, отримання базових знань і, звісно, документ, який підтверджуватиме набуті компетенції. Однак сертифікат сам по собі - це ще не все - він може вразити на початку, але важливі знання, навички та досвід, які потрібно постійно розвивати та поглиблювати. Відкрийте для себе 5 напрямків розвитку, на які варто звернути особливу увагу.

У яких сферах повинен розвиватися аудитор ISO?

Кожна особа, яка виконує роль аудитора в компанії, повинна поглибити свій досвід, розвинути знання та навички, необхідні в роботі аудитора ISO. Особистий розвиток також стосується людей, які тільки почали або планують розпочати свою пригоду з аудиту систем управління. Проте, незалежно від стажу та займаної посади, кожна особа, яка займається системою аудиту в компанії, повинна приділяти особливу увагу розвитку своїх компетенцій (або наявності певних «вроджених» схильностей) у 5 найважливіших сферах:

Стандарт ISO (напр. ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, IATF 16949)
Стандарт ISO 19011
М'які навички
Галузеві компетенції
Ставлення

У наступній частині статті ми обговоримо окремі елементи, щоб отримати знання про те, що насправді відбувається в кожній області. Тема також повинна зацікавити Проксі, які хотіли б розширити або створити команду компетентних аудиторів ISO в компанії.

1. Система менеджменту стандарту ISO

Подібно до того, як компетентний юрист знає нормативно-правові акти, хороший аудитор ISO повинен знати стандарти ISO, відповідно до яких він буде проводити аудити в компанії. Існує багато стандартів ISO, але найпопулярнішими є:

Стандарт ISO 9001 «Системи управління якістю. Вимоги» – це найважливіший стандарт, до якого відносяться всі інші системи. Це своєрідний фундамент для впровадження нових систем управління в компанії. Завантажте посібник тут.

Стандарт ISO 14001 «Системи управління навколишнім середовищем. Вимоги та вказівки щодо застосування» – екологічні аудити можуть проводитися відповідно до цього стандарту. Завантажте посібник тут.

Стандарт ISO 45001 «Системи управління охороною праці. Вимоги та інструкції із застосування» – стандарт, згідно з яким можуть проводитися аудити охорони праці. Завантажте посібник тут.

Стандарт ISO 50001 «Системи енергоменеджменту. Вимоги та рекомендації щодо застосування» - відповідно до цього стандарту можна проводити енергоаудит. Завантажте посібник тут.

Стандарт IATF 16949 «Стандарт системи управління якістю в автомобільній промисловості» - стандарт, згідно з яким можуть проводитися аудити в сферах, пов'язаних з автомобільною промисловістю. Завантажте посібник тут.

Знання відповідного стандарту (або стандартів у випадку інтегрованих систем) є важливимдля належного аудиту вибраних областей або процесів. Звичайно, не очікується, що даний аудитор ISO буде знати зміст стандарту напам'ять. Декламація фрагментів, як вірш, нічого не дасть, якщо ви не знаєте значення й не розумієте, що норма хоче донести до нас через пункти. Суть полягає в тому, щоб знати зміст стандарту ISO достатньо, щоб ефективно його використовувати, знати, чого він стосується, які вимоги ми знайдемо в ньому, і мати можливість правильно їх інтерпретувати. Вільне володіння змістом відповідного стандарту ISO значно полегшує роботу аудитора.

2. Стандарт ISO 19011

Коли ми плануємо подорож, наприклад, в незнайому країну, ми читаємо путівники, щоб краще познайомитися з місцевістю, яку плануємо відвідати, познайомитися з культурою місцевих жителів і дізнатися про звичаї, які там панують. Хороший аудитор ISO повинен сприймати себе як свого «гіда». Стандарт ISO 19011 «Керівні принципи аудиту систем менеджменту». Стандарт містить усю необхідну інформацію щодо, зокрема:

правила аудиту,
управління програмою аудиту, включаючи:
- встановлення цілей, оцінка ризиків і можливостей програми,
- створення самої програми аудиту та її впровадження,
проведення самої перевірки, де є інформація про:
- початок аудиту,
- підготовка аудиторської діяльності,
- створення та розповсюдження аудиторського звіту,
- завершення аудиту,
- проведення післяаудиторської діяльності.

У ISO 19011 також є розділ, що стосується компетентності та оцінки аудиторів. В основному це буде цікаво довіреним особам (але також людям, які керують системами в компанії), які хочуть вибрати відповідних кандидатів у внутрішні аудитори. Стандарт ISO 19011 також повинен зацікавити самих аудиторів, щоб вони знали, які компетенції вказує стандарт і які вони можуть розвивати.
У пункті 7 стандарту ми можемо знайти інформацію про:

компетентність аудитора,
критерії оцінки аудитора,
вибір відповідного методу оцінки аудитора,
оцінка аудитора,
підтримання та підвищення компетентності аудитора ISO.

3. М’які навички

Ця сфера пов’язана з особистими та соціальними навичками. Непросто перевірити, чи має хтось soft skills чи ні. Також важко об’єктивно оцінити, наскільки людина оволоділа тими чи іншими навичками (наприклад, креативністю, комунікабельністю), оскільки немає надійних тестів, які б це перевірили. Ми можемо лише «виміряти» особливості soft skills через шкалу. Тобто ми не визначаємо, чи володіє хтось даною навичкою чи ні, а скоріше визначаємо, якою мірою він опанував нею (наприклад, слабко, середньо, добре). М’які навички є універсальними, оскільки ми можемо використовувати їх як на роботі (наприклад, як аудитор ISO), так і приватно.

Компетенції, які полегшать виконання ролі внутрішнього аудитора, включають:

КОМУНІКАТИВНІСТЬ
Особа, яка є внутрішнім аудитором, збирає докази, напр. через аудиторську співбесіду. Тому вона повинна вміти налагоджувати розмови, наприклад, з іншими співробітниками, керівництвом компанії, щоб вміло отримувати необхідний зворотний зв’язок.

ЗДАТНІСТЬ ДО САМООСВІТИ
Аудитор ISO повинен постійно розвивати свої компетенції (навіть у сферах, описаних у цій статті), оновлювати свої знання (стандарти ISO змінюються, і вам потрібно знати їхні актуальні вимоги). Таким чином, ви повинні навчатися, беручи участь в організованих курсах і тренінгах (у цьому випадку, пов’язаних з темами систем управління).

СПОРІТЬСЯ СТРЕСУ
Особі, яка проводить внутрішній аудит, часто доводиться працювати в умовах дефіциту часу, щоб досягти цілей, викладених у плані аудиту. У таких ситуаціях може виникнути стрес, з яким потрібно вміти справлятися.

КОМАНДНА РОБОТА
Внутрішній аудит проводиться не однією особою, а попередньо призначеною аудиторською групою. Буває, що для виконання окремих пунктів плану аудиту, наприклад, призначаються два аудитори. Потім вони повинні вміти співпрацювати один з одним і вміло розподіляти завдання, щоб досягти поставлених цілей плану. Крім того, провідний аудитор відповідає за збір усіх результатів, отриманих іншими членами команди, для остаточного звіту. Безсумнівно, вміння працювати в команді полегшить це завдання.

УПРАВЛІННЯ ЧАСОМ
Кожен аудитор ISO має певний час для виконання поставленого перед ним завдання. Тому він повинен мати можливість планувати свої дії (наприклад, розмови з призначеними працівниками для отримання результатів) таким чином, щоб мати можливість завершити їх вчасно.

Перелічені елементи є лише прикладами, які можна помножити. Тим не менш, soft skills — це набір навичок, які необхідно постійно розвивати. І хоча оволодіння ними часто буває стомлюючим і трудомістким, варто попрацювати над ними, щоб легше й краще виконувати роль аудитора ISO.

4. Галузеві компетенції

«Муляр хати будує, кравець одяг шиє…» – читаємо у популярному дитячому віршику. Це також найпростіший спосіб пояснити, що приховано під галузевими компетенціями. Теоретично кравцем може бути будь-хто, але щоб одяг був гідний, потрібно вміти користуватися швейною машинкою, знати етапи пошиття одягу, знати, що в якому порядку (тобто процес пошиття) робити тощо. І навіть якщо ми почитаємо спеціальну літературу в цій області, то без практичних знань ми мало що зможемо зробити. Те саме стосується роботи аудитора. Простого знання стандартів системи управління та ISO 19011 недостатньо. Ми ще повинні мати галузеві знанняв якому діє підприємство, що підлягає внутрішньому аудиту.

Наприклад, важко уявити, щоб аудитор ISO з великими медичними знаннями та досвідом був призначений для проведення аудиту будівельної компанії. Такий аудитор скоріше буде проводити перевірки в лікарнях або компаніях, пов'язаних з медичною галуззю, тому що він знає «зсередини» певні процеси, характерні для цієї сфери. Він також знає специфіку цієї галузі та знає, на що слід звернути особливу увагу під час аудиту.

Таким чином, хороший аудитор систем управління повинен знати та розуміти процеси та діяльність у сфері, яку він перевіряє. Галузеві знання та досвід повинні включати, серед іншого:

процеси, що відбуваються в компанії,
Нормативні документи (наприклад, процедури, правила та технічні умови),
технологія,
продукти та послуги,
Належні ділові практики.

5. Постава

Ця сфера стосується певної поведінки та ставлення до інших людей і явищ. Ставлення складається з елементів, яким ми навряд чи зможемо навчитися. Часто ми навіть не маємо на них впливу, тому що вони формуються в результаті, наприклад, соціального впливу. Звичайно, ви можете намагатися працювати над певними рисами, але немає гарантії, що вони будуть успішними в довгостроковій перспективі. Часто імпульсу або впливу оточення достатньо, щоб повернутися до колишніх способів поведінки та звичок.

Нижче наведено приклади якостей, якими повинен володіти хороший внутрішній аудитор.

ЧЕСНІСТЬ (головним чином у представленні результатів аудиту)
Представлені аудитором результати аудиту повинні відображати фактичний стан території, що перевіряється. Аудитор ISO повинен включити в остаточний звіт все, що він спостерігав під час аудиту і пов'язане з його критеріями. У звіті також важливо представити, серед іншого:

усі розбіжності між аудитором і суб’єктом аудиту (наприклад, аудитор виявив розбіжність, з якою суб’єкт аудиту не погоджується), які не були вирішені під час аудиту,
інформація про хід аудиту, включаючи труднощі, з якими зіткнувся аудитор під час аудиту.

ДОГЛЯД
Важливо, щоб аудитор ISO ретельно і ретельно виконував покладені на нього завдання. Аудитор НЕ МОЖЕ оминути питання, які йому незручні (наприклад, перевірити область на наявність невідомих йому пунктів стандарту). Старанність аудитора включає: відповідна підготовка до здійснення аудиту та ознайомлення з тими вимогами стандарту, які йому незрозумілі.

ЗДОРОВИЙ ГЛУЗД
Бувають випадки, коли аудитор ISO повинен розумно оцінювати ситуації, що виникають під час аудиту. Наприклад, під час аудиту було виявлено невідповідність, що:

його можна видалити під час аудиту,
не робить істотного впливу на функціонування всієї системи.

У такій ситуації прийнятно виправити це під час аудиту, а в остаточному звіті аудитор зазначить, що невідповідність закрита та виправлена під час аудиту.

КОНФІДЕНЦІЙНІСТЬ
Аудитор ISO несе відповідальність за збереження конфіденційності всієї інформації, яка була йому доступна під час аудиту. Особливо це стосується всіх даних, що стосуються працівників та їхніх компетенцій. Аудитор ISO також не повинен поширювати (всередині та за межами компанії) інформацію про невідповідності, які були виявлені в інших відділах. Цю інформацію слід повідомляти лише керівництву відповідного відділу, довіреній особі та раді директорів.

Резюме

Кожна особа, щоб все краще виконувати обов'язки аудитора ISO, повинна розвивати свої навички та компетенції у всіх представлених областях. У випадку з першими трьома справа йде найпростіше, тому що достатньо скористатись навчанням, наприклад, для внутрішнього аудитора, щоб отримати сучасні знання щодо вимог стандартів і отримати (або розширити) практичні навички, наприклад, у сфері роботи зі стандартом під час проведення аудитів.

У випадку галузевих компетенцій важливо розширювати знання в цій галузі індивідуально. Навчальні підрозділи ISO не забезпечать розвитку в цій сфері, тому важливо подбати про самоосвіту та розвиток досвіду в галузевих темах.

Останній описаний елемент, а саме ставлення, насправді є найскладнішою для розвитку, але водночас і найважливішою сферою. У цій статті ми назвали його пунктом 5, хоча насправді він включений до кожної з інших областей. Постава залежить від від нашого характеру, особистості, гарного виховання чи впливу середовища, в якому ми живемо, і ми не змінимо це, беручи участь у курсах/тренінгах.

Автор тексту:
Барбара Гузик – Координатор навчання Quality Austria Polska