25 лютого 2022 року

Akademia qualityaustria POLSKA - Аудитор інтегрованої системи управління

Аудитор ISO - як стати хорошим внутрішнім аудитором?

Внутрішні аудитори - одні залишаються ними з низьких причин, інші за покликанням. Але, незважаючи на це, кожен повинен адаптуватися до нової ролі. Ми можемо допомогти в цьому, надаючи практичні навички.

Хто може стати аудитором ISO?

Теоретично будь-яка людина може стати внутрішнім аудитором системи менеджменту. Незалежно від того, чи це приватна особа, звичайний співробітник чи представник системи ISO в тій чи іншій компанії – кожен з них, незалежно від займаної посади, підходить на роль аудитора ISO.

Однак варто зазначити, що у великих організаціях краще, якщо аудиторами стануть люди на різних рівнях управління. Чому? Люди на керівних посадах краще контактують, наприклад, з менеджерами (або самі керують певною сферою) і мають більший вплив на впровадження можливих змін.

Кумедний факт:
Довгий час люди, які мають відношення до тем систем менеджменту (в тому числі аудитори ISO), сперечаються, яка форма правильна: аудит чи аудит? Ну, виявляється, обидві версії правильні і їх можна використовувати по черзі.

Як можна стати аудитором ISO?

Людина, яка в майбутньому буде виконувати функції аудитора систем управління, повинна добре знати, зокрема, структура, вимоги та застосування стандарту ISO, відповідно до якого системи будуть проходити аудит. Наприклад, особа, яка виконує роль внутрішнього аудитора системи менеджменту якості, повинна знати стандарт ISO 9001, систему екологічного менеджменту - стандарт ISO 14001, систему управління охороною праці - стандарт ISO 45001 тощо. окремі етапи аудит:

планування та підготовка аудиту,
проведення аудиторської діяльності,
підготовка аудиторського звіту,
післяаудиторська діяльність

та інші види діяльності, що входять до вищезгаданих елементів. Також важливо, щоб кандидат на посаду аудитора ISO набув практичних навичок з аудиту.

Як бачимо, весь навчальний шлях аудитора непростий, і тут значну роль відіграє практика. Тому варто вчитися у досвідчених людей (наприклад, інших аудиторів, тренерів систем ISO), які поділяться своїм досвідом, практичними знаннями та навичками.

Шлях аудитора системи менеджменту добре починати з участі в тренінгу внутрішнього аудитора відповідно до заданої системи управління. Навчання також є хорошим варіантом для людей, які вже виконують роль аудитора і мають досвід у певній сфері. Таким чином такі люди можуть удосконалювати свої компетенції, систематизувати та оновлювати знання або надихнутися розмовами та по-новому поглянути на проблемні питання, з якими вони стикаються у своїй повсякденній роботі.

Після завершення навчання учасники отримують сертифікати, які підтвердять набуті навички.

Саме навчання організовують підрозділи сертифікації та навчання, такі як компанія Quality Austria - Polska Sp. z o. o

У випадку Quality Austria в Польщі навчання внутрішнього аудитора системи менеджменту може проводитися у двох варіантах:

Відкрите навчання - проводяться невеликими групами (до 10 осіб), у конференц-залі в Міколові (головний офіс компанії Quality Austria - Polska Sp. z o.o.) або будь-якому іншому визначеному нами місці. У навчанні можуть брати участь як приватні особи, так і працівники, які направляються за місцем роботи.
Закрите навчання - здійснюються у клієнта, який хоче навчити своїх співробітників. У нас немає заздалегідь визначеного «шаблу» навчання, тому що ми ставимося до кожного клієнта індивідуально – навчання строго адаптовано до потреб та очікувань, таким чином, щоб клієнт міг максимально використовувати свій час для того, що йому потрібно. Часто тренери також працюють над документами, які надає клієнт, щоб він краще розумів важливі для нього питання.

Незалежно від типу навчання, ми завжди орієнтуємося на практику. Тренінг, який ми організовуємо, — це семінар із численними вправами, обговореннями та реальними прикладами, які цитують досвідчені тренери.

Найважливіші компетенції хорошого аудитора ISO

Відповідне навчання та практика є запорукою виконання функції аудитора системи менеджменту. Однак, щоб стати хорошим аудитором ISO і виконувати цю роль, вам потрібно розвивати свої компетенції в 4 сферах:

Стандарт системи менеджменту ISO - мова йде про такі стандарти як ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, ISO 16949 тощо. Знання стандарту даної системи менеджменту, згідно з яким здійснюється внутрішній аудит, є основою для належного аудиту вибрана область. Знати стандарт напам’ять не обов’язково, однак знання окремих елементів, змісту та вміла навігація по його змісту значно покращує роботу аудитора.

Стандарт ISO 19011 - стандарт містить рекомендації щодо управління програмою аудиту, проведення аудитів, а також уточнює компетенції та оцінку аудиторів. Знання цього стандарту є важливим для правильного проведення аудитів. Це своєрідний посібник, якого повинен дотримуватися кожен аудитор.

М'які навички – ця сфера дуже обширна, адже мова йде про психофізичні особливості та соціальні навички. Вони є у кожного з нас (іноді не усвідомлюючи цього), але робота над собою дозволяє нам розвивати ці компетентності. Отже, те, як аудитор розмовляє з перевіреними особами, як він ставить питання аудиту, як він справляється зі стресом і тиском часу тощо - можна віднести до soft skills.
Галузеві компетенції - хороший аудитор ISO повинен розуміти діяльність і процеси, що відбуваються в областях, які він перевіряє. Таким чином, ці компетенції, безсумнівно, включатимуть усі спеціальні знання та досвід у сфері впроваджених процесів, послуг, продуктів, бізнес-послуг тощо.

Ставлення - фактично цей елемент знаходиться «вище» інших 4 областей. Це не те, чому можна навчитися. Швидше, він описує поведінку та ставлення до життя щодо інших людей чи явищ. Це риси характеру, особистості та принципи гарних манер, якими повинен володіти хороший аудитор. Важливо, як поводиться даний аудитор ISO в різних ситуаціях під час аудиту, зокрема: чи він етичний по відношенню, наприклад, до колег, які перевіряються, чи він об’єктивний, чи ґрунтується він на аудиторських доказах тощо.

Варто також пам’ятати, що хоча перші 3 сфери можна покращити шляхом участі в тренінгах та семінарах, навчальний підрозділ ISO не навчить вас галузевим компетенціям. Тому важливо подбати про власний розвиток у цій сфері.

Особливості хорошого аудитора ISO

Робота аудитором ISO – не та посада, на яку підходить кожен співробітник компанії. Навіть якщо особа виконує високу функцію, це не означає, що вона повинна справлятися з роллю аудитора системи менеджменту. Може виявитися, що така людина не впорається з знаннями та навичками, які необхідні в роботі аудитора. Він повинен пам’ятати про це, серед іншого Представник даної компанії, який призначить співробітника виконувати функції аудитора ISO.

У виборі відповідної особи на посаду аудитора ISO допомагає стандарт ISO 19011. Цей стандарт визначає основні особистісні характеристики внутрішнього аудитора, які повинен виділити кандидат на посаду аудитора. Серед інших цих функцій:

етика - це чесність, правдивість,
дипломатичний характер - тобто тактовність у спілкуванні з людьми,
культурна чутливість - тобто сприйнятливість і повага до
культура особи, що перевіряється,
безумовно,
відкритість,
чесність, наприклад, у поданні результатів аудиту,
незалежність.

Твердість, вміле вислуховування особи, яка перевіряється, та підтримка її (наприклад, шляхом надання прикладів пропонованих рішень певної проблеми) - це ті особливості, за допомогою яких аудитор ISO здатний досягти поставлених цілей. Ці навички також допоможуть у консультуванні компанії з питань, пов’язаних із відповідністю вимогам певних стандартів.

Комунікабельність і хороша організованість також є рисами, які повинні відрізняти аудитора системи менеджменту. Також важливо, щоб аудитор ISO міг отримати та перевірити, а потім належним чином обробити отриману інформацію. Це необхідні навички, оскільки на основі зібраних результатів аудитор ISO повинен підготувати точний, розбірливий і стислий звіт.

Конфіденційність також є важливою ознакою хорошого аудитора ISO. Аудитор не може поширювати інформацію (наприклад, про невідповідності, виявлені в певному відділі), яка була доступна для цілей аудиту. Це також i.a. про дані працівників та їх компетенції.

Якщо виявлені проблеми та порушення, аудитор повинен залишатися об’єктивним і обговорювати подальші дії з Правлінням, щоб виявлені невідповідності були остаточно виправлені.

Яка робота внутрішнього аудитора ISO?

Проведення внутрішнього аудиту, безсумнівно, є найважливішим завданням аудитора ISO, який працює в компанії. До основних обов’язків аудитора ISO, який працює в компанії, входить внутрішній аудит. Аудитор повинен мати сучасні знання про застосовні стандарти та правові норми.

Внутрішній аудит проводиться для перевірки ефективності та ефективності процесів у компанії. Крім того, вони також є невід’ємною частиною систем менеджменту ISO і мають відбуватися на регулярній основі. З цієї причини внутрішні аудитори часто працюють на повний робочий день в компанії. Роль аудитора ISO, окрім виявлення невідповідності системи вимогам даного стандарту ISO, також полягає в підтримці компанії в питаннях вдосконалення, планування діяльності після аудиту та постійного вдосконалення.

До завдань аудитора систем менеджменту входить:

Проведення аудитів у тих сферах діяльності компанії, на які поширюється стандарт системи ISO,
Підготовка аудиторських звітів,
Надання інформації про можливості вдосконалення співробітникам (у тому числі на керівних посадах), які беруть участь у розвитку організації, хоча вони не обов’язково бачать потреби в розвитку.

Впровадження нової системи управління ISO є величезною зміною як для всієї компанії, так і для окремих співробітників. У свою чергу, внутрішній аудитор є одним із обов’язкових елементів процесу впровадження та сертифікації ISO. Тому завданням аудитора ISO є підтримка компанії в перехідний період – в т.ч. показуючи співробітникам, що впровадження системи ISO (і, таким чином, прагнення до постійного вдосконалення) не має означати проблем або збільшення робочого навантаження.