30 червня 2023 р

Яким чином аудитор збирає аудиторські докази?

3 ефективні методи збору аудиторських доказів

Внутрішні аудити в компанії проводяться, щоб підтвердити, що досліджувана сфера відповідає вимогам даного стандарту ISO (наприклад, ISO 9001, ISO 14001 тощо). Вони в основному покладаються на збір доказів аудиторами ISO. Як отримати інформацію? Існує 3 основних методи – у цій статті ми представляємо кожен із них.

Чому аудитор збирає аудиторські докази?

Основним завданням аудитора ISO під час аудиту системи управління є збір доказів, спрямованих на:

підтвердження того, що дані види діяльності та процеси функціонують відповідно (або є доказом невідповідності) з вимогами стандартів ISO (напр. ISO 9001), документація та інші процедури, прийняті компанією,
допомогти аудитору оцінити ефективність діяльність, процеси,
пошук областей, які можна покращити за певною системою.

Види та джерела аудиторських доказів

Ми можемо назвати будь-який аудиторський доказ:

документи,
форми,
проведені бесіди,
виконана діяльність,

який підтвердить, чи діяльність у сфері аудиту здійснюється відповідно до критеріїв аудиту.
Розрізняємо 3 основних види аудиторських доказів:

Документальні підтвердження – збираються на основі перегляду документації, наданої для аудиту (наприклад, зразків процедур, записів). Такі документи є об’єктивними та заслуговують довіри, тому на їх основі можна визначити відповідність або невідповідність перевірених сфер/процесів.

Речові докази - тобто ті, які отримані на основі безпосереднього спостереження за діяльністю, що відбувається в департаменті, що перевіряється. Наприклад: аудитор ISO зауважив, що упаковка не маркована, хоча згідно з внутрішньою процедурою вона повинна бути. Таких доказів аудиту достатньо для підтвердження виявленої невідповідності.

Усні свідчення - вони отримані на основі бесід з працівниками ревізованої території. Ці докази менш надійні, оскільки люди можуть повідомляти те, що, на їхню думку, хоче почути аудитор, але це не обов’язково правда. Тому дуже важливо підтверджувати цей тип доказів іншими доказами, наприклад, отриманими в результаті перевірки документації.

Варто згадати ще один вид доказів. Це приблизно непрямі доказиякі є досить переконливими, але не можуть бути остаточно підтверджені. Таким чином, у цю групу входить усе, з чим аудитор стикається під час перевірки і що може свідчити про наявність даної проблеми. Однак такі аудиторські докази потребують подальшого дослідження для однозначного визначення причини.

Аудитор ISO може отримати джерело докази з різних джерел. До них належать:

бесіди з персоналом,
спостереження за: діяльністю, робочим середовищем, умовами навколишнього середовища,
документи у формі, наприклад, планів, процедур, специфікацій, ліцензій і дозволів, інструкцій, контрактів,
контрольні записи,
звіти з попередніх аудитів, записи моніторингу, результати вимірювань,
бази даних і веб-сайти,
записи відгуків, отриманих від клієнтів,
оцінка постачальників.

Методи отримання аудиторських доказів

Кожен аудитор ISO повинен бути знайомий з різними методами отримання документів від проведеного аудиту. Звичайно, важливо отримати досвід (який приходить з кожним аудитом) і виробити власний стиль у цій сфері. Тим не менш, ми можемо відрізнити 3 найпопулярніші та практикувані аудиторами техніки отримання аудиторських доказів:

бесіди з аудиторами,
спостереження,
огляд та аналіз документів.

Незалежно від того, який метод використовує аудитор ISO, важливо, щоб аудит був комплексним. Необхідно ретельно перевірити всі компоненти системи в зоні аудиту. У свою чергу, під час перевірки документації слід перевіряти всі рівні: книги, процедури та записи.

ІНТЕРВ'Ю З АУДИТУВАНИМИ ОСОБАМИ

Це один із методів отримання аудиторських доказів. Аудитор ISO повинен дбати про правильне ставлення до аудиту - підходити до нього позитивно, а не шукати невідповідність будь-якою ціною. Також варто пам’ятати аудит проводився у формі діалогуне допити – щоб аудиторія почувалася природно та менш напружено. Це теж важливо спосіб постановки питань – від них залежить, чи отримає аудитор ISO відповіді, що містять інформацію, яка його цікавить. Тому питання повинні бути сформульовані таким чином, щоб, крім іншого, уникайте коротких відповідей «так» чи «ні».

Під час співбесіди з аудитором, Аудитор ISO повинен пам'ятати про такі елементи:

пояснити, яка мета аудиту,
щоб аудиторія почувалася більш розслабленою та менш напруженою,
уникати закритих питань,
намагайтеся не задавати питання, щоб підказати конкретну відповідь,
постійно контролювати розмову,
бути дипломатичним
намагайтеся поводитися по-дружньому,
не забудьте представити остаточні висновки (із співбесіди) суб’єкту аудиту та переконайтеся, що суб’єкт аудиту погоджується з ними та розуміє їх.

СПОСТЕРЕЖЕННЯ

Метод полягає у відвідуванні перевірених територій або спостереженні за діяльністю окремих працівників.
При проведенні аудиту аудитор ISO повинен бути налаштований на постійний пошук доказів. Ось чому це так важливо вміння спостерігатищоб нічого важливого не залишилося без уваги. Для аудитора ISO добре мати можливість спостерігати особливо за тими елементами, якими не керують належним чином. Таке вміння вимагає великого досвіду, але воно дає аудитору зрозуміти, на що конкретно йому слід звернути увагу. З практикою він зможе зібрати достатню інформацію зі своїх спостережень, навіть якщо це буде просто швидкий огляд території, що перевіряється.

ПЕРЕГЛЯД ТА АНАЛІЗ ДОКУМЕНТІВ

Метод пов'язаний з перевіркою документів, які були надані аудитору під час перевірки. Вони мають безпосередньо стосуватися перевірки відповідності. Якщо можливо, також добре послатися на інші документи, напр. наприклад відповідні процедури або посібник із якості. Через обмеженість часу аудитор повинен орієнтуватися на представлені зразки. Це також не повинно дозволяти суб'єкту аудиту вільно вибирати записи для оцінки - аудитор ISO повинен сам вирішувати, які документи він хоче перевірити.