25. lut 2022

Akademia qualityaustria POLSKA - Auditor Zintegrowanego Systemu Zarządzania

Auditor ISO - jak zostać dobrym auditorem wewnętrznym?

Auditorzy wewnętrzni – jedni zostają nimi z przyczyn odgórnych, inni z powołania. Niezależnie jednak od tego, każdy musi przystosować się do nowej roli. My możemy w tym pomóc, poprzez przekazanie praktycznych umiejętności.

Kto może zostać auditorem ISO?

Auditorem wewnętrznym systemu zarządzania może zostać teoretycznie każda osoba. Niezależnie od tego czy jest to osoba prywatna, szeregowy pracownik, czy też pełnomocnik systemu ISO w danej firmie – każda z nich, bez względu od objętego stanowiska, nadaje się na pełnienie funkcji auditora ISO.

Warto jednak zaznaczyć, iż w większych organizacjach lepiej jest, jeśli audytorami zostają osoby na różnych szczeblach zarządzania. Dlaczego? Osoby na wyższych stanowiskach mają lepszy kontakt np. z osobami zarządzającymi (lub same zarządzają danym obszarem) oraz mają większy wpływ na wprowadzanie ewentualnych zmian.

Ciekawostka:
Od dawien dawna osoby związane z tematami systemów zarządzania (w tym auditorzy ISO) toczą spór o to, która forma jest poprawna: audit czy audyt? Otóż okazuje się, że obie wersje są poprawne i można stosować je naprzemiennie.

W jaki sposób można zostać auditorem ISO?

Osoba, która w przyszłości będzie pełnić rolę auditora systemów zarządzania, powinna bardzo dobrze znać m.in. strukturę, wymagania oraz zastosowanie normy ISO, zgodnie z którą będzie auditować systemy. Dla przykładu, osoba pełniąca rolę auditora wewnętrznego systemu zarządzania jakością – musi znać normę ISO 9001, systemu zarządzania środowiskowego – normę ISO 14001, systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy – normę ISO 45001 itd. Oprócz tego, przyszły auditor ISO musi zapoznać się z zagadnieniami dotyczącymi poszczególnych etapów auditowania:

planowania i przygotowania auditu,
prowadzenia działań auditowych,
przygotowywania raportu z auditu,
działań poauditowych

oraz innymi działaniami wchodzącymi w skład powyższych elementów. Istotne jest również, by kandydat na auditora ISO nabył umiejętności praktyczne w zakresie auditowania.

Jak można zauważyć, cała ścieżka edukacji auditora nie jest łatwa, a praktyka odgrywa tutaj znaczną rolę. Dlatego warto uczyć się od doświadczonych osób (np. innych auditorów, trenerów systemów ISO), które podzielą się swoim doświadczeniem, praktyczną wiedzą i umiejętnościami.

Ścieżkę auditora systemu zarządzania dobrze jest rozpocząć od udziału w szkoleniu na auditora wewnętrznego zgodnie z danym systemem zarządzania. Szkolenia są też dobrą opcją dla osób, które już pełnią rolę auditora i mają doświadczenie w danym zakresie. Takie osoby mogą w ten sposób podwyższyć swoje kompetencje, usystematyzować i odświeżyć wiedzę, czy też zainspirować się rozmowami i zyskać świeży pogląd na problematyczne zagadnienia, z którymi zmagają się w codziennej pracy.

Po ukończeniu szkolenie uczestnicy otrzymują certyfikaty, które potwierdzą zdobyte umiejętności.

Same szkolenia organizowane są przez jednostki certyfikująco-szkoleniowe, takie jak chociażby firma Quality Austria - Polska Sp. z o.o.

W przypadku Quality Austria w Polsce szkolenia auditora wewnętrznego systemu zarządzania, mogą być realizowane w dwóch wariantach:

Szkolenia otwarte – odbywają się w małych grupkach (max. do 10 osób), w sali konferencyjnej w Mikołowie (siedzibie firmy Quality Austria - Polska Sp. z o.o.) lub innej lokalizacji przez nas wyznaczonej. W szkoleniu mogą wziąć udział zarówno osoby prywatne, jak i pracownicy skierowani przez zakład pracy.
Szkolenia zamknięte – realizowane są u Klienta, który chce przeszkolić swoich pracowników. Nie mamy z góry określonego „szablonu” szkolenia, gdyż każdego Klienta traktujemy indywidualnie - szkolenia są ściśle dostosowywane pod potrzeby i oczekiwania, w taki sposób, by Klient mógł maksymalnie wykorzystać czas na to, co jest mu potrzebne. Często, trenerzy pracują też na dokumentach udostępnionych przez Klienta, by ten lepiej zrozumiał istotne dla niego zagadnienia.

Niezależnie od rodzaju szkolenia, zawsze stawiamy na praktykę. Organizowane przez nas szkolenia mają charakter warsztatowy z licznymi ćwiczeniami, dyskusjami i przykładami z życia przytaczanymi przez doświadczonych trenerów.

Najważniejsze kompetencje dobrego auditora ISO

Odpowiednie przeszkolenie i zdobycie praktyki to klucz do pełnienia funkcji auditora systemu zarządzania. Jednak, aby zostać dobrym auditorem ISO i spełniać się w tej roli, należy rozwijać swoje kompetencje w 4 obszarach:

Norma ISO systemu zarządzania – mowa tu o standardach np. ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, ISO 16949 itd. Znajomość normy danego systemu zarządzania, zgodnie z którą realizowany jest audit wewnętrzny, to podstawa do tego, by prawidłowo auditować wybrany obszar. Nie jest wymagane, żeby znać normę na pamięć, jednak znajomość pewnych elementów, zawartości oraz biegłe poruszanie się po jej treści znacznie usprawnia pracę auditora.

Norma ISO 19011 – norma zawiera wytyczne związane z zarządzaniem programem auditów, przeprowadzaniem auditów oraz określa kompetencje i ocenę auditorów. Znajomość tej normy jest niezbędna do tego, by prawidłowo realizować audity. Jest to swego rodzaju przewodnik, zgodnie z którym każdy auditor powinien postępować.

Kompetencje miękkie – obszar ten jest bardzo rozległy, gdyż mowa tu o cechach psychofizycznych oraz umiejętnościach społecznych. Każdy z nas je posiada (nieraz nie zdając sobie z tego sprawy), jednak praca nad sobą pozwala rozwijać te kompetencje. Tak więc, to w jaki sposób auditor rozmawia z auditowanymi osobami, w jaki sposób zadaje pytania auditowe, jak radzi sobie ze stresem i presją czasu itd. – można włączyć w skład kompetencji miękkich.
Kompetencje branżowe – dobry auditor ISO musi rozumieć działania i procesy zachodzące w obszarach, które audituje. Tak więc, do tych kompetencji niewątpliwie będzie należeć cała specjalistyczna wiedza i doświadczenie w zakresie realizowanych procesów, usług, produktów, usług biznesowych itd.

Postawa – tak naprawdę element ten znajduje się „ponad” pozostałe 4 obszary. Nie jest to coś czego można się wyuczyć. Opisuje on raczej zachowania i stosunek do życia wobec innych osób czy też zjawisk. Kryją się tutaj cechy charakteru, osobowości, zasady dobrego wychowania, jakie powinien posiadać dobry Auditor. Ważne jest to, jak dany auditor ISO zachowuje się w różnych sytuacjach w trakcie trwania auditu, m.in.: czy postępuje etycznie w stosunku np. do auditowanych kolegów, czy jest obiektywny, czy opiera się na dowodach z auditu itp.

Warto też pamiętać, że o ile pierwsze 3 obszary można doskonalić poprzez udziały w szkoleniach i warsztatach, o tyle kompetencji branżowych jednostka szkoleniowa ISO nie nauczy. Dlatego też ważne jest, by zadbać o swój rozwój w tym obszarze we własnym zakresie.

Cechy dobrego auditora ISO

Praca jako auditor ISO nie jest stanowiskiem, na które nada się każdy pracownik firmy. Nawet jeśli dana osoba pełni wysoką funkcję, to nie jest powiedziane, że musi sobie poradzić w roli auditora systemu zarządzania. Może się okazać, że taka osoba nie da sobie rady z wiedzą i umiejętnościami, które są niezbędne w pracy auditora. Powinien o tym pamiętać m.in. Pełnomocnik danej firmy, który będzie wyznaczać pracownika do pełnienia roli auditora ISO.

W wyborze odpowiedniej osoby na stanowisko auditora ISO pomaga norma ISO 19011. W standardzie tym zostały określone podstawowe cechy osobiste auditora wewnętrznego, jakimi musi wyróżniać się kandydat do pracy auditora. Do wspomnianych cech możemy zaliczyć m.in.:

etyczność – czyli szczerość, prawdomówność,
dyplomatyczność – tj. taktowność w postępowaniu z ludźmi,
wrażliwość kulturowa – czyli spostrzegawczość i szacunek wobec
kultury auditowanej osoby,
zdecydowanie,
otwartość,
uczciwość np.: w przedstawianiu wyników z auditu,
niezależność.

Stanowczość, umiejętne słuchanie auditowanej osoby oraz wspieranie jej (np. poprzez podanie przykładowych propozycji rozwiązań danego problemu) - to cechy, poprzez które auditor ISO jest w stanie osiągnąć postawione sobie cele. Umiejętności te pomogą również w doradzaniu firmie w kwestiach związanych ze spełnieniem wymagań danych norm.

Komunikatywność i dobre zorganizowanie to również cechy, jakimi powinien wyróżniać się auditor systemu zarządzania. Ważne jest też, aby auditor ISO umiał pozyskiwać i weryfikować, a następnie odpowiednio opracować zdobyte informacje. Są to niezbędne umiejętności, gdyż na podstawie zebranych wyników, auditor ISO musi sporządzić dokładny, czytelny oraz zwięzły raport.

Ważną cechą dobrego auditora ISO jest też poufność. Osoba auditująca nie może rozpowszechniać informacji (np. o wykrytych niezgodnościach w danym dziale), które zostały udostępnione na potrzeby auditu. Chodzi tu też m.in. o dane pracowników oraz ich kompetencje.

W przypadku gdy zostaną wykryte problemy i nieprawidłowości, osoba auditująca musi pozostać obiektywna i omówić z Zarządem dalsze działania, by w ostateczności wykryte niezgodności zostały skorygowane.

Na czym polega praca auditora wewnętrznego ISO?

Przeprowadzanie auditów wewnętrznych to niewątpliwie najważniejsze zadanie auditora ISO zatrudnionego w firmie. Do głównych obowiązków auditora ISO zatrudnionego w firmie należy przeprowadzanie auditów wewnętrznych. Auditor powinien posiadać aktualną wiedzę w zakresie obowiązujących norm oraz regulacji prawnych.

Audity wewnętrzne realizowane są w celu badania skuteczności i efektywności procesów w firmie. Oprócz tego, stanowią również integralną część systemów zarządzania ISO i powinny odbywać się regularnie. Z tego też powodu auditorzy wewnętrzni często są zatrudniani w firmie na cały etat. Rolą auditora ISO oprócz znajdowania niezgodności w systemie wobec wymagań danej normy ISO, jest też wspieranie firmy w kwestiach usprawnień, planowania działań poauditowych oraz ciągłego doskonalenia.

Do zadań auditora systemów zarządzania należą:

Przeprowadzanie auditów w tych obszarach firmy, które są objęte standardem systemu ISO,
Przygotowywanie raportów z auditów,
Przekazywanie informacji o możliwości doskonalenia pracownikom (również tym na stanowiskach kierowniczych), którzy są zaangażowani w rozwój organizacji, choć niekoniecznie widzą potrzebę rozwoju.

Wdrożenie nowego systemu zarządzania ISO to ogromna zmiana zarówno dla całej firmy, jak i poszczególnych pracowników. Z kolei auditor wewnętrzny jest jednym z nieodzownych elementów wchodzących w skład procesu wdrożenia oraz certyfikacji ISO. Dlatego też zadaniem auditora ISO jest wspomóc firmę w okresie przejściowym - m.in. poprzez pokazanie pracownikom, że wdrożenie systemu ISO (a co za tym idzie dążenie do ciągłego doskonalenia) wcale nie musi oznaczać problemów, czy też wzrostu nakładu pracy.