Nasz cel – skuteczne zamykanie niezgodności
Niezgodności wewnętrzne w przemyśle spożywczym
Zidentyfikowane niezgodności wewnętrzne w zakładzie przemysłu spożywczego to niestety w wielu przypadkach codzienność. Szybka identyfikacja niezgodności nie jest trudnością, jeśli wszyscy pracownicy są świadomi zagadnień bezpieczeństwa i jakości produkowanej żywności oraz są w pełni zaangażowani w wykonywanie swoich obowiązków. Jednak niejednokrotnie stoimy przed wyzwaniem, co dalej robimy z tą zidentyfikowaną niezgodnością. W poniższym artykule przedstawiona zostanie metodyka działań począwszy od opisu niezgodności, poprzez podejmowanie działań korekcyjnych i korygujących.
Czym jest niezgodność?
Zacznijmy jednak od zdefiniowania, czym jest niezgodność. Podstawowa norma ISO 9000:2015-10 dotycząca ogólnych podstaw i terminologii dla systemów zarządzania jakością przedstawia nam krótką, lecz konkretną definicję niezgodności. Pojęcie niezgodności zostało określone, jako niespełnienie wymagań.
Zatem niezgodność może zostać stwierdzona np. w przypadku nie przestrzegania wymagań standardów, które mamy wdrożone w naszej organizacji np. HACCP, FSSC 22000, BRC Food або IFS Food. Niezgodność można również stwierdzić, gdy nie zostało spełnione wymaganie prawne (dotyczy to zarówno krajowego prawa, Unii Europejskiej jak również kraju sprzedaży wyprodukowanego produktu). Niezgodności możemy także zidentyfikować, gdy pojawiają się wewnętrzne dysfunkcje w organizacji związane z kwestią bezpieczeństwa i jakości produktów żywnościowych.
Sama definicja jednak nie jest wystarczająca, aby stwierdzać niezgodność. Na niezgodność składają się w sumie niejako trzy aspekty. Jak już wiemy niezgodność musi się odnieść do niespełnienia określonego wymagania. Dodatkowo musimy zidentyfikować, co zostało zauważone, jaki błąd powstał (błąd w etapie procesu, błędne zachowanie pracownika linii pakowania itp.). Ostatnim aspektem jest dowód potwierdzający daną niezgodność (dokument, zdjęcie, naocznie zauważony błąd itp.).
Po co szczegółowy opis niezgodności?
Precyzyjność w stwierdzeniu niezgodności, opierając się na dowodach i odnosząc się przy tym do konkretnych wymagań, pozwoli na dobry, szczegółowy opis niezgodności. Dzięki czemu podjęte zostaną skuteczne działania, aby niegodność nie pojawiła się ponownie. To jest nasz nadrzędny cel, po to identyfikujemy niezgodność i podejmujemy odpowiednie działania, co do danej niezgodności, aby nie pojawiła się one powtórnie.
Szczegółowy opis niezgodności jest kluczowy, jeśli zależy nam na skutecznym rozwiązywaniu problemów. Jednak, aby opis był pomocny możemy korzystać z pewnych pomocnych narzędzi. Jedną z nich jest metoda 5W2H. Jest to metoda polegająca na zadaniu 7 pytań i uzyskania szczegółowych odpowiedzi. Poniżej pytania wraz z rozwinięciem:
Co? (What?) – co się wydarzyło i czego dotyczy? Podaj dokładny numer partii lub np. etapu procesu, której dotyczy niezgodność plus opisz zdarzenie.
Kto? (Who?) – kto z pracowników jest zaangażowany w związku z identyfikowaną niezgodnością (np. osoba, która zidentyfikowała lub osoba, która popełniła błąd prowadzący do niezgodności)?
Gdzie? (Where?) – gdzie fizycznie powstała niezgodność i czy dotyczy to większego obszaru?
Kiedy? (When?) – o której godzinie zidentyfikowano niezgodność? Czy ta godzina pokrywa się z czasem powstania niezgodności?
Dlaczego? (Why?) – dlaczego identyfikujesz tę niezgodność? Jeśli powstał w wyniku tego zdarzenia wyrób niezgodny, to jakie wymaganie nie zostało spełnione?
Jak? (How?) - w jaki sposób niezgodność została wykryta?
Jak dużo? (How much?) – jaka jest ilość wyrobu niezgodnego, jeśli taki powstał?
Zespół multidyscyplinarny do rozwiązywania niezgodności
Powyższe narzędzie pozwala nam uzyskać dokładny opis niezgodności, dzięki czemu możemy łatwiej zidentyfikować przyczynę źródłową powstałej niezgodności. Przyczynę źródłową możemy wskazywać samodzielnie, lecz poddajmy analizie, czy zawsze jesteśmy w stanie dobrze to zadanie wykonać?
W wielu przypadkach możemy nie dysponować pełną wiedzą, a sam szczegółowy opis niezgodności nie wskaże nam niejednokrotnie na przyczynę, gdyż należy szukać jej głębiej. W takim przypadku warto stworzyć skuteczny zespół w celu wskazywania przyczyń źródłowych i podejmowania skutecznych działań korygujących. Taki zespół powinien mieć pewne cechy, lecz najważniejsze, aby był to zespół multidyscyplinarny. Zatem w skład takiego zespołu powinny wchodzić osoby z różnych działów, często dopasowani, co do specyfiki rozwiązywanych niezgodności.
Analiza przyczyn źródłowych powstałej niezgodności
Kolejnym krokiem po skompletowaniu osób jest podjęcie przez zespół analizy przyczyn źródłowych powstałej niezgodności. Na tym etapie niezwykle pomocny będzie szczegółowy opis niezgodności, a następnie skorzystanie z innych pomocnych metod takich jak np.: 4M, 5WHY, diagram Ishikawy або burza mózgów.
Działania korygujące i ocena skuteczności podjętych działań
Po trafnym zidentyfikowaniu przyczyny źródłowej niezgodności wprowadzamy odpowiednie działania korygujące, mające na celu wyeliminowanie tej przyczyny źródłowej. Skuteczne działania pozwolą nam na zapobiegnięcie wystąpienia danej niezgodności ponownie. Zatem ostatnim etapem w rozwiązywaniu niezgodności jest ocena skuteczności podjętych działań. Same podjęte działania nie wyeliminują nam niezgodności na przyszłość, gdyż mogło dojść do błędu np. w identyfikacji przyczyny źródłowej lub po prostu podjęte działania nie były adekwatne. Dlatego tak ważna jest ocena skuteczności podjętych działań korygujących.
Podsumowując nasz artykuł można wywnioskować, że pracy z niezgodnościami jest bardzo dużo. Zapewne nie jest to proste i szybkie zadanie, lecz podjęcie odpowiednich działań krok po kroku pozwoli na uniknięcie wystąpienie niegodności ponownie, a to nasz cel – skuteczne zamykanie niezgodności. Dodatkowe wymierne korzyści to ciągłe doskonalenie systemu zarządzania bezpieczeństwem żywności, rozwój organizacji, zadowolenie klienta poprzez dostarczanie na czas zgodnych produktów, a co za tym idzie zwiększanie konkurencyjności na rynku.
Jeśli chciałbyś rozwinąć swoją wiedzę nt. skutecznego rozwiązywania niezgodności, zapraszamy na szkolenia organizowane przez naszą jednostkę certyfikującą oraz szkoleniową Quality Austria Polska. Doświadczony trener, jak i również auditor przedstawi te zagadnienia zgodnie z wymaganiami najnowszych standardach, np. FSSC 22000 wersja 6, IFS Food 8 lub BRC Food 9 wraz z praktycznymi przykładami.
Autorka:
Anna Leśniak – Opiekun klienta w Quality Austria Polska z obszaru bezpieczeństwa żywności, Auditor i Trener
