10. Вер 2020

Управління ризиками та фіктивна діяльність.

Zdarza Wam się taka sytuacja w firmie, że mimo zaangażowania wszystkich możliwych sił i środków zupełnie nie widać wyników? Albo projekt, który powinien już być na ukończeniu nie ma jeszcze nawet zarysu, mimo że wszyscy ciężko nad nim pracują, systematycznie dyskutują podczas  „burzy mózgów”, przesyłają mnóstwo dokumentów? Myślę, że wiele podobnych przykładów każdy z Was może przytoczyć. Pojawia się jednak pytanie: Dlaczego nas to spotyka?

Plan działania ukierunkowany wyłącznie na spotkania i rozmowy

 

Najpierw jest pomysł, co należy zrobić. Ewentualnie najpierw jest pilna potrzeba zmiany, a później pomysł. Albo kilka. Na pewno trzeba spotkać się w starannie wybranym zespole i przedyskutować temat i pomysły na rozwiązanie. Po tej dyskusji konieczne jest naturalnie przemyślenie poruszonych tematów. Dajemy sobie czas, po czym spotykamy się ponownie. Dzielimy się przemyśleniami i znów mamy do przedyskutowania różne spostrzeżenia.

Następnie ustalamy termin kolejnego spotkania, na które każdy przygotowuje swoje propozycje uwzględniające przekazane na spotkaniu opinie….. a żeby móc się wykazać efektami, staramy się w zespole sporządzić plan projektu, pierwsze wersje projektu, wytyczne do wersji ostatecznej, zmiany i poprawki do pierwotnej wersji wstępnego projektu. Normalnie nie ma czasu na nic innego! Znacie to?

Ważne, że spotkania odbywają się zgodnie z przyjętym na początku grafikiem i jest o czym rozmawiać ...

Brak wiedzy o ryzyku zniechęca przy pierwszej porażce

Niestety, w każdym projekcie przychodzi taki moment, kiedy należy coś  konkretnego zrobić…. Tylko każde nowe rozwiązanie powoduje konieczność zmiany dotychczasowych procedur postępowania i ryzyko, że będzie trudniej. A nawet możemy popełnić błąd. Ryzykujemy również, że nasz pomysł nie przyniesie oczekiwanych rezultatów. I co wtedy?

Najbezpieczniej podejmować takie działania, które nie zmienią zbyt wiele. Opracujemy nową procedurę/ instrukcję. Ale taką zupełnie niezależną od dotychczasowych, żeby nie zepsuć tego, co działa dobrze. Może stworzymy nowe stanowisko, na którym pracownik będzie realizował konkretne działanie: np. sporządzi raport z wymagań przepisów prawnych, które dotyczą naszych procesów odnośnie jakości, środowiska, BHP, energii. Zaproponuje działania doskonalące dla różnych procesów. Zaktualizuje istniejące formularze, aby były bardziej ergonomiczne. Nawet, jeśli coś nie wyjdzie -  ryzyko związane z konsekwencjami błędu jest niewielkie. Ale jeśli ktoś zapyta o efekty działań, to możemy dużo pokazać. Może nie ma to zbyt wielkiego przełożenia na wyniki, ale i wymagane zasoby nie są zbyt duże i zaangażować można się umiarkowanie. No i zawsze możemy powiedzieć, że staraliśmy się, tylko kontekst nie sprzyjał i szczęście nie dopisało.

Wspólna odpowiedzialność za sukces to zachęta do działania

Planowanie działań oparte na ryzyku pozwala na opracowanie harmonogramu działań z wpisanymi możliwymi błędami i przyjęciem „planu B”. Wprowadzając zmiany w firmie, musimy się liczyć z ryzykiem organizacyjnym, merytorycznym, finansowym… Nie wszystko jesteśmy w stanie przewidzieć i zaplanować, ważne by realnie określić te obszary działań, gdzie wiele nie wiemy або wiemy niewiele.

Uwzględnienie ryzyka w planowanych działaniach prowadzi również do precyzowania słabych punktów i pozwala na przypisanie odpowiedzialności za podejmowane decyzje – personalnie lub zespołowo. Jeśli przyjmiemy, że wspólnie dążymy do sukcesu w planowanym przedsięwzięciu, warto wskazać odpowiedzialnych za podjęcie ryzyka związanego z poszczególnymi działaniami. To pozwoli na uzyskanie zamierzonego wyniku mimo  pojawiających się trudności i wykorzystanie szansy jaką niosą zmiany.

Norma ISO 31000 może być swego rodzaju drogowskazem, jakie kroki należy przedsięwziąć, aby zdefiniować ryzyka istotne dla firmy oraz jakie kroki należy podjąć, aby im przeciwdziałać. Ponieważ każdą „podróż” należy rozpocząć od pierwszego kroku, przygotowaliśmy szkolenie „Zarządzanie ryzykiem w organizacji z wykorzystaniem ISO 31000:2018” dla tych, którzy są gotowi na zmiany.

Podczas szkolenia trenerzy  Quality Austria-Polska wskażą, co jest najbardziej istotne w zarządzaniu ryzykiem, wyjaśnią, jak należy interpretować wymagania normy oraz jak  praktycznie wykorzystać dostępne narzędzia do analizy i szacowania ryzyka, a także pokażą, w jaki sposób prawidłowo dokumentować proces zarządzania ryzykiem.

Autor: Magdalena Gawarecka

Auditor wiodący QUALITY AUSTRIA POLSKA, konsultant i trener w zakresie systemów zarządzania jakością (ISO 9001), zarządzania środowiskowego (ISO 14001), energią (ISO 50001) i BHP (ISO 45001).

Audytor energetyczny. Stała współpraca z QUALITYAUSTRIA POLSKA w zakresie realizacji auditów oraz szkoleń. Współpraca przy publikacjach z zakresu systemów zarządzania (E-book ISO 9001, E-book ISO 14001, E-book ISO 50001, E-book ISO 45001).

Nie znaleziono siatki dla: wso-news-slider.

+43 732 34 23 22