Наша мета – ефективне усунення розбіжностей
Внутрішні невідповідності в харчовій промисловості
Виявлені внутрішні невідповідності на підприємствах харчової промисловості, на жаль, у багатьох випадках є повсякденним явищем. Швидке виявлення невідповідності неважко, якщо всі працівники знають про безпеку та якість виробленої їжі та повністю віддані виконанню своїх обов’язків. Однак ми часто стикаємося з проблемою, що робити далі з цією виявленою невідповідністю. У наступній статті буде представлено методологію дій, починаючи від опису невідповідності до вжиття коригувальних і коригувальних дій.
Що таке невідповідність?
Але давайте почнемо з визначення того, що таке невідповідність. Базовий стандарт ISO 9000:2015-10 щодо загальних основ і термінології систем управління якістю дає нам коротке, але конкретне визначення невідповідності. Поняття невідповідності було визначено як невиконання вимог.
Таким чином, невідповідність може бути виявлена, наприклад, у разі недотримання вимог стандартів, які ми запровадили в нашій організації, напр. НАССР, FSSC 22000, BRC Food або IFS Food. Невідповідність також може бути визначено, коли не було виконано правових вимог (це стосується як національного законодавства, законодавства Європейського Союзу, так і країни продажу виробленого продукту). Ми також можемо виявити невідповідності, коли в організації виникають внутрішні дисфункції, пов’язані з безпекою та якістю харчових продуктів.
Однак самого визначення недостатньо для встановлення невідповідності. Невідповідність складається з трьох аспектів. Як ми вже знаємо, невідповідність має стосуватися невиконання певної вимоги. Крім того, нам потрібно визначити, що було помічено, яка помилка сталася (помилка на етапі процесу, некоректна поведінка працівника пакувальної лінії тощо). Останній аспект – докази, що підтверджують дану невідповідність (документ, фото, візуально помічена помилка тощо).
Чому детальний опис невідповідності?
Точність у визначенні невідповідностей, заснована на доказах і посиланні на конкретні вимоги, дозволить добре, детально описати невідповідності. Завдяки цьому будуть вжиті дієві заходи для того, щоб негідність більше не повторювалася. Це наша основна мета, тому ми виявляємо невідповідність і вживаємо відповідних заходів, щоб запобігти її повторенню.
Детальний опис невідповідностей має вирішальне значення, якщо ми хочемо ефективно вирішувати проблеми. Однак, щоб зробити опис корисним, ми можемо використати деякі корисні інструменти. Один із них Метод 5W2H. Це метод постановки 7 питань і отримання розгорнутих відповідей. Нижче наведено запитання та пояснення:
Що? (Що?) – що сталося і що це означає? Вкажіть точний номер партії або, наприклад, стадії процесу, до якої відноситься невідповідність, і опишіть подію.
ВООЗ? (ВООЗ?) – хто з працівників залучений до виявленої невідповідності (наприклад, особа, яка виявила, або особа, яка допустила помилку, що призвела до невідповідності)?
де (де?) – де фізично виникла невідповідність і чи стосується вона більшої території?
Коли? (Коли?) – о котрій годині було виявлено невідповідність? Чи збігається цей час із часом виникнення невідповідності?
чому (Чому?) – чому ви ідентифікуєте цю невідповідність? Якщо ця подія призвела до невідповідності продукту, яка вимога не була виконана?
як? (Як?) - як було виявлено невідповідність?
Скільки? (Скільки?) – яка кількість невідповідного продукту, якщо такий є?
Мультидисциплінарна команда для вирішення розбіжностей
Наведений вище інструмент дозволяє нам отримати детальний опис невідповідності, що полегшує визначення основної причини невідповідності. Ми можемо самі визначити першопричину, але давайте проаналізуємо, чи завжди ми здатні якісно виконувати це завдання?
У багатьох випадках ми можемо не мати повного знання, і сам по собі детальний опис невідповідності часто не дає нам зрозуміти причину, тому що нам потрібно шукати її глибше. У цьому випадку варто створити ефективну команду для виявлення першопричин і вжиття ефективних коригувальних заходів. Така команда повинна мати певні особливості, але головне – це має бути мультидисциплінарна команда. Тому до складу такої команди повинні входити люди з різних відділів, часто збігаються за характером невідповідностей, які вирішуються.
Аналіз основних причин невідповідності
Після збирання людей наступним кроком для команди є аналіз основних причин невідповідності. На цьому етапі детальний опис невідповідності буде надзвичайно корисним, а потім скористайтеся іншими корисними методами, такими як: 4M, 5ЧОМУ, Діаграма Ісікави або мозковий штурм.
Коригувальні дії та оцінка ефективності вжитих заходів
Після точного визначення основної причини невідповідності ми впроваджуємо відповідні коригувальні дії для усунення цієї першопричини. Ефективні дії дозволять нам запобігти повторенню даної невідповідності. Тому останнім етапом усунення невідповідностей є оцінка ефективності вжитих дій. Самі по собі вжиті дії не усунуть невідповідність у майбутньому, оскільки, наприклад, була помилка у визначенні першопричини, або вжиті дії були просто неадекватними. Тому так важливо оцінити ефективність вжитих коригувальних заходів.
Підводячи підсумок нашої статті, можна зробити висновок, що роботи з неузгодженостями ще багато. Ймовірно, це не просте та швидке завдання, але виконання відповідних кроків крок за кроком допоможе уникнути повторної появи негідності та це наша мета - ефективне усунення розбіжностей. Додаткові вимірні переваги включають постійне вдосконалення системи управління безпечністю харчових продуктів, організаційний розвиток, задоволеність споживачів завдяки своєчасній доставці відповідних продуктів і, таким чином, підвищення конкурентоспроможності на ринку.
Якщо ви бажаєте вдосконалити свої знання щодо ефективного усунення невідповідностей, ми запрошуємо вас на навчання, організоване нашим відділом сертифікації та навчання Quality Austria Polska. Досвідчений тренер і аудитор представить ці питання відповідно до вимог останніх стандартів, наприклад, FSSC 22000 версії 6, IFS Food 8 або BRC Food 9 разом з практичними прикладами.
Автор:
Анна Лесняк – Менеджер з роботи з клієнтами Quality Austria Polska у сфері безпечності харчових продуктів, аудитор та тренер
