06. Жов 2025

Akademia qualityaustria POLSKA - Аудитор інтегрованої системи управління

Аудитор ISO - як стати хорошим внутрішнім аудитором?

Внутрішні аудитори - одні залишаються ними з низьких причин, інші за покликанням. Але, незважаючи на це, кожен повинен адаптуватися до нової ролі. Ми можемо допомогти в цьому, надаючи практичні навички.

Хто може стати аудитором ISO?

Теоретично будь-яка людина може стати внутрішнім аудитором системи менеджменту. Незалежно від того, чи це приватна особа, звичайний співробітник чи представник системи ISO в тій чи іншій компанії – кожен з них, незалежно від займаної посади, підходить на роль аудитора ISO.

Warto jednak zaznaczyć, iż w większych organizacjach lepiej jest, jeśli audytorami zostają osoby na wyższych szczeblach zarządzania. Dlaczego? Osoby na wyższych stanowiskach mają lepszy kontakt np. z osobami zarządzającymi (lub same zarządzają danym obszarem) oraz mają większy wpływ na wprowadzanie ewentualnych zmian.

Кумедний факт:
Довгий час люди, які мають відношення до тем систем менеджменту (в тому числі аудитори ISO), сперечаються, яка форма правильна: аудит чи аудит? Ну, виявляється, обидві версії правильні і їх можна використовувати по черзі.

Як можна стати аудитором ISO?

Osoba, która w przyszłości będzie pełnić rolę auditora systemów zarządzania, powinna bardzo dobrze znać m.in. strukturę, wymagania oraz zastosowanie normy ISO, zgodnie z którą będzie auditować systemy.

Dla przykładu osoba pełniąca rolę:

auditora wewnętrznego systemu zarządzania jakością – musi znać normę ISO 9001;

auditora wewnętrznego systemu zarządzania środowiskowego – normę ISO 14001;

auditora wewnętrznego systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy – normę ISO 45001 itd.

Oprócz tego, przyszły auditor ISO musi zapoznać się z zagadnieniami dotyczącymi poszczególnych etapów auditowania:

планування та підготовка аудиту,
проведення аудиторської діяльності,
підготовка аудиторського звіту,
післяаудиторська діяльність

та інші види діяльності, що входять до вищезгаданих елементів. Також важливо, щоб кандидат на посаду аудитора ISO набув практичних навичок з аудиту.

Як бачимо, весь навчальний шлях аудитора непростий, і тут значну роль відіграє практика. Тому варто вчитися у досвідчених людей (наприклад, інших аудиторів, тренерів систем ISO), які поділяться своїм досвідом, практичними знаннями та навичками.

Шлях аудитора системи менеджменту добре починати з участі в тренінгу внутрішнього аудитора відповідно до заданої системи управління. Навчання також є хорошим варіантом для людей, які вже виконують роль аудитора і мають досвід у певній сфері. Таким чином такі люди можуть удосконалювати свої компетенції, систематизувати та оновлювати знання або надихнутися розмовами та по-новому поглянути на проблемні питання, з якими вони стикаються у своїй повсякденній роботі.

Після завершення навчання учасники отримують сертифікати, які підтвердять набуті навички.

Саме навчання організовують підрозділи сертифікації та навчання, такі як компанія Quality Austria - Polska Sp. z o. o

У випадку Quality Austria в Польщі навчання внутрішнього аудитора системи менеджменту може проводитися у двох варіантах:

Відкрите навчання - проводяться невеликими групами (до 10 осіб), у конференц-залі в Міколові (головний офіс компанії Quality Austria - Polska Sp. z o.o.) або будь-якому іншому визначеному нами місці. У навчанні можуть брати участь як приватні особи, так і працівники, які направляються за місцем роботи.
Закрите навчання - здійснюються у клієнта, який хоче навчити своїх співробітників. У нас немає заздалегідь визначеного «шаблу» навчання, тому що ми ставимося до кожного клієнта індивідуально – навчання строго адаптовано до потреб та очікувань, таким чином, щоб клієнт міг максимально використовувати свій час для того, що йому потрібно. Часто тренери також працюють над документами, які надає клієнт, щоб він краще розумів важливі для нього питання.

Незалежно від типу навчання, ми завжди орієнтуємося на практику. Тренінг, який ми організовуємо, — це семінар із численними вправами, обговореннями та реальними прикладами, які цитують досвідчені тренери.

Найважливіші компетенції хорошого аудитора ISO

Відповідне навчання та практика є запорукою виконання функції аудитора системи менеджменту. Однак, щоб стати хорошим аудитором ISO і виконувати цю роль, вам потрібно розвивати свої компетенції в 4 сферах:

Стандарт системи менеджменту ISO

mowa tu o standardach np. ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, ISO 16949 itd. Znajomość normy danego systemu zarządzania, zgodnie z którą realizowany jest audit wewnętrzny, to podstawa do tego, by prawidłowo auditować wybrany obszar. Nie jest wymagane, żeby znać normę na pamięć, jednak znajomość pewnych elementów, zawartości oraz biegłe poruszanie się po jej treści znacznie usprawnia pracę auditora.

Стандарт ISO 19011

norma zawiera wytyczne związane z zarządzaniem programem auditów, przeprowadzaniem auditów oraz określa kompetencje i ocenę auditorów. Znajomość tej normy jest niezbędna do tego, by prawidłowo realizować audity. Jest to swego rodzaju przewodnik, zgodnie z którym każdy auditor powinien postępować.

М'які навички

obszar ten jest bardzo rozległy, gdyż mowa tu o cechach psychofizycznych oraz umiejętnościach społecznych. Każdy z nas je posiada (nieraz nie zdając sobie z tego sprawy), jednak praca nad sobą pozwala rozwijać te kompetencje. Tak więc, to w jaki sposób auditor rozmawia z auditowanymi osobami, w jaki sposób zadaje pytania auditowe, jak radzi sobie ze stresem i presją czasu itd. – można włączyć w skład kompetencji miękkich.

Галузеві компетенції

dobry auditor ISO musi rozumieć działania i procesy zachodzące w obszarach, które audituje. Tak więc, do tych kompetencji niewątpliwie będzie należeć cała specjalistyczna wiedza i doświadczenie w zakresie realizowanych procesów, usług, produktów, usług biznesowych itd.

Postawa auditora wewnętrznego ISO

tak naprawdę element ten znajduje się „ponad” pozostałe 4 obszary. Nie jest to coś czego można się wyuczyć. Opisuje on raczej zachowania i stosunek do życia wobec innych osób czy też zjawisk. Kryją się tutaj cechy charakteru, osobowości, zasady dobrego wychowania, jakie powinien posiadać dobry Auditor. Ważne jest to, jak dany auditor ISO zachowuje się w różnych sytuacjach w trakcie trwania auditu, m.in.: czy postępuje etycznie w stosunku np. do auditowanych kolegów, czy jest obiektywny, czy opiera się na dowodach z auditu itp.

Варто також пам’ятати, що хоча перші 3 сфери можна покращити шляхом участі в тренінгах та семінарах, навчальний підрозділ ISO не навчить вас галузевим компетенціям. Тому важливо подбати про власний розвиток у цій сфері.

Особливості хорошого аудитора ISO

Робота аудитором ISO – не та посада, на яку підходить кожен співробітник компанії. Навіть якщо особа виконує високу функцію, це не означає, що вона повинна справлятися з роллю аудитора системи менеджменту. Може виявитися, що така людина не впорається з знаннями та навичками, які необхідні в роботі аудитора. Він повинен пам’ятати про це, серед іншого Представник даної компанії, який призначить співробітника виконувати функції аудитора ISO.

W wyborze odpowiedniej osoby na stanowisko auditora ISO pomaga norma ISO 19011. W standardzie tym zostały określone podstawowe cechy osobiste auditora wewnętrznego, jakimi musi wyróżniać się kandydat do pracy auditora.

Do wspomnianych cech możemy zaliczyć m.in.:

етика - це чесність, правдивість,
дипломатичний характер - тобто тактовність у спілкуванні з людьми,
культурна чутливість - тобто сприйнятливість і повага до
культура особи, що перевіряється,
безумовно,
відкритість,
чесність, наприклад, у поданні результатів аудиту,
незалежність.

Твердість, вміле вислуховування особи, яка перевіряється, та підтримка її (наприклад, шляхом надання прикладів пропонованих рішень певної проблеми) - це ті особливості, за допомогою яких аудитор ISO здатний досягти поставлених цілей. Ці навички також допоможуть у консультуванні компанії з питань, пов’язаних із відповідністю вимогам певних стандартів.

Комунікабельність і хороша організованість також є рисами, які повинні відрізняти аудитора системи менеджменту. Також важливо, щоб аудитор ISO міг отримати та перевірити, а потім належним чином обробити отриману інформацію. Це необхідні навички, оскільки на основі зібраних результатів аудитор ISO повинен підготувати точний, розбірливий і стислий звіт.

Конфіденційність також є важливою ознакою хорошого аудитора ISO. Аудитор не може поширювати інформацію (наприклад, про невідповідності, виявлені в певному відділі), яка була доступна для цілей аудиту. Це також i.a. про дані працівників та їх компетенції.

Якщо виявлені проблеми та порушення, аудитор повинен залишатися об’єктивним і обговорювати подальші дії з Правлінням, щоб виявлені невідповідності були остаточно виправлені.

Яка робота внутрішнього аудитора ISO?

Проведення внутрішнього аудиту, безсумнівно, є найважливішим завданням аудитора ISO, який працює в компанії. До основних обов’язків аудитора ISO, який працює в компанії, входить внутрішній аудит. Аудитор повинен мати сучасні знання про застосовні стандарти та правові норми.

Внутрішній аудит проводиться для перевірки ефективності та ефективності процесів у компанії. Крім того, вони також є невід’ємною частиною систем менеджменту ISO і мають відбуватися на регулярній основі. З цієї причини внутрішні аудитори часто працюють на повний робочий день в компанії. Роль аудитора ISO, окрім виявлення невідповідності системи вимогам даного стандарту ISO, також полягає в підтримці компанії в питаннях вдосконалення, планування діяльності після аудиту та постійного вдосконалення.

До завдань аудитора систем менеджменту входить:

Проведення аудитів у тих сферах діяльності компанії, на які поширюється стандарт системи ISO,
Підготовка аудиторських звітів,
Надання інформації про можливості вдосконалення співробітникам (у тому числі на керівних посадах), які беруть участь у розвитку організації, хоча вони не обов’язково бачать потреби в розвитку.

Впровадження нової системи управління ISO є величезною зміною як для всієї компанії, так і для окремих співробітників. У свою чергу, внутрішній аудитор є одним із обов’язкових елементів процесу впровадження та сертифікації ISO. Тому завданням аудитора ISO є підтримка компанії в перехідний період – в т.ч. показуючи співробітникам, що впровадження системи ISO (і, таким чином, прагнення до постійного вдосконалення) не має означати проблем або збільшення робочого навантаження.

Autor: Barbara Guzik