Як ефективно розмовляти з аудируемой особою?

Як ефективно спілкуватися з аудитором? Ось 8 порад, які повинен знати кожен аудитор ISO

Незалежно від того, чи є ви досвідченим аудитором, чи ви тільки починаєте свою кар'єру аудитора ISO - це ваша відповідальність за проведення аудитів, щоб отримати докази відповідності вимогам даного стандарту ISO. Одним з найбільш часто використовуваних методів отримання доказів аудиторами є інтерв'ю з працівниками, які перевіряються. Що робити, щоб розмови пройшли за планом і щоб отримати корисну інформацію? Нижче ми надаємо кілька порад для аудиторів ISO, щоб співбесіди були плідними та, водночас, проходили у відносно дружній атмосфері.

1. Не шукайте невідповідності будь-якою ціною

Підходьте до процесу аудиту з позитивним настроєм. Не думайте, що ви повинні будь-якою ціною знайти невідповідність. Важливо, щоб ваше ставлення як аудитора ISO було доброзичливим, розумним і корисним. Тому перед початком аудиту постарайтеся, щоб аудируемий не був напруженим і стресовим. Ви можете досягти цього, наприклад, пояснивши суб'єктам аудиту, яка саме мета аудиту і чого ви хочете досягти в результаті.

2. Розмовляти з перевіряним, а не проводити допит

Ще один важливий момент полягає в тому, що проведена розмова з аудируемой виглядала як звичайний діалог між двома людьми, а не як допит чи сухий обмін питаннями та відповідями. Тому доцільно якнайбільше вплітати запитання (про системи, процедури тощо) у загальну розмову. Використання цього трюку зробить аудируемого більш відкритим, балакучим і менш напруженим.

3. Ставте відкриті запитання

Зверніть увагу на форму, в якій ви задаєте запитання аудируемому. Найкращий використовують т. зв відкриті питанняуникати коротких і несуттєвих відповідей «так» чи «ні». Тому починайте свої запитання такими словами:

• чому
• де
• Коли?
• як?
• Будь ласка, покажіть/скажіть мені…
• ВООЗ?
• Що?

Також пам’ятайте питання не приводили перевіряється особа до відповіді чи не підказав, що має бути.

приклад:
Поставивши запитання: «Ви завжди підписуєте цей документ, чи не так?» не тільки відповідь буде короткою і очевидною, але ще й пропонуєте співрозмовнику сказати «Так».
Ви виграєте більше, поставивши запитання на кшталт: «Згідно з процедурою, цей документ має бути завжди підписаний. Це практично чи ви вважаєте, що в деяких ситуаціях це непотрібне заняття? Тоді ви не тільки починаєте розмову з аудитором про певний документ, але й можете дійти конкретних висновків (наприклад, підписувати документ непотрібно або необхідно в будь-якій ситуації).

4. Контроль бесіди з аудируемым

Під час співбесіди перевіряються нададуть вам важливу та несуттєву інформацію. твоя робота фіксуйте найважливіші повідомлення. Коли аудируемый відхиляється від теми – повертайте його на потрібну «колію». Будьте наполегливими і терплячими, коли ви не отримуєте відповідь відразу. Якщо потрібно, поставте правильне запитання ще раз. Ви також можете трохи відредагувати запитання або запитати когось іншого.

5. Не вступайте в надмірні дискусії

Приємно побалакати. Такі розмови, безумовно, знімають емоції та напругу в аудируемого. Однак пам'ятайте про це у вас обмежений час для розмови з об’єктом аудиту, і його метою є отримання інформації, яка вас цікавить. Ось чому бути врівноваженим і намагатися уникати зайвих дискусійякі виходять за рамки аудиту. Це непросте завдання, особливо коли перевіряється ваш хороший друг. Однак з часом ви станете досвідченими, коли розвиватимете кар’єру аудитора ISO.

6. Зробіть підсумкові висновки

Наприкінці співбесіди подайте остаточні висновки особі, яка перевіряється. Завдяки цьому ви переконаєтеся, що правильно зрозуміли аудируемого і що обидва згодні з результатами співбесіди.. Поясніть свої висновки чітко та просто. Важливо, щоб ти був би впевнений щодо зроблених висновків - таким чином ви уникнете зайвих конфліктів з перевіряється. Теж добре, коли вони є підтверджено відповідними записами. Тоді у вас буде «чорне по білому» підтвердження правильності ваших висновків.

7. Підтвердьте себе іншими доказами

Опитування аудируемого є найпопулярнішим методом отримання доказів. За короткий час можна отримати багато цінної інформації. Однак пам'ятайте про це іноді усні свідчення можуть вводити в оману. Ось чому добре, якщо ви підтвердите їх іншими доказами, отриманими у вигляді документів, записів або безпосереднього спостереження.

8. Будьте терплячими і не падайте духом

Якщо ви аудитор-початківець або маєте певний досвід, але відчуваєте невпевненість у проведенні співбесід з аудиторами – не сумуйте! Пам’ятайте, що практика робить досконалим. Однак початок може бути важким з часом ви знайдете свій стиль ведення бесід і навчитеся «відчувати» співрозмовника. Отже, чи є ви досвідченим аудитором, чи робите перші кроки в цій сфері – з кожним наступним аудитом ви отримуєте впевненість і цінний досвід.