19. Сер 2020

3 ефективні методи збору аудиторських доказів

Внутрішні аудити в компанії проводяться для підтвердження того, що досліджувана область відповідає вимогам певного стандарту ISO (наприклад, ISO 9001, ISO 14001 та ін.) Вони в основному полягають у зборі доказів аудиторами ISO. Як отримати інформацію? Існує 3 основних методи, і ми представляємо кожен із них у цій статті.

Чому аудитор збирає аудиторські докази?

Основним завданням аудитора ISO під час впровадження аудиту системи управління є збір доказів, спрямованих на:

  • Підтвердження того, що діяльність та процеси функціонують відповідно (або є свідченням невідповідності) з вимогами стандартів ISO (наприклад, ISO 9001), документацією та іншими процедурами, прийнятими компанією
  • допомогти аудитору в оцінці ефективності діяльність, процеси
  • пошук областей, які можна вдосконалити відповідно до конкретної системи.

Більше інформації про компетенцію аудитора.

Ви хочете знати більше. Перегляньте нашу статтю: https://www.qualityaustria.com.pl/auditor-iso-jak-zostac-auditorem-wewnetrznym/

Види та джерела аудиторських доказів

Аудиторськими доказами можна назвати будь-які:

  • документи,
  • форми,
  • проведені співбесіди,
  • виконувана діяльність,

що підтвердить, чи здійснюється діяльність у зоні, що перевіряється, відповідно до критеріїв аудиту.

 

Існує 3 основних типи аудиторських доказів:

Документальні докази - збираються на основі огляду документації, яка надається для цілей аудиту (наприклад, зразки процедур, записи). Такі документи є об’єктивними та надійними, тому на їх основі можна визначити відповідність чи невідповідність досліджуваних областей / процесів.

 

Речові докази - тобто ті, які отримані на основі безпосереднього спостереження за діяльністю, що проходить у підрозділі, що перевіряється. Наприклад: аудитор ISO помітив, що пакунки не маркуються, хоча згідно з внутрішньою процедурою вони повинні бути. Таких аудиторських доказів достатньо для висновку про виявлену невідповідність.

 

Усні докази - їх отримують на основі співбесід із працівниками контрольованої території. Ці докази менш надійні, оскільки люди можуть передавати інформацію, яку, на їхню думку, аудитор хоче почути, але не обов'язково повністю правдиву. Тому дуже важливо, щоб цей тип доказів підтверджувався іншими, наприклад, в результаті перегляду документації.

 

Варто згадати ще один тип доказів. Мова йде про побічні докази, які є досить переконливими, але не можуть бути остаточно підтверджені. Таким чином, до цієї групи входить все, з чим аудитор стикається під час аудиту, що може свідчити про те, що виникає дана проблема. Однак такі аудиторські докази вимагають подальшого розслідування, щоб остаточно встановити причину.

 

Аудитор ISO може отримати докази з різних джерел. До них належать:

  • співбесіди з персоналом,
  • спостереження за: діяльністю, робочим середовищем, екологічними умовами,
  • документи у формі, наприклад, планів, процедур, специфікацій, ліцензій та дозволів,
  • інструкції, контракти,
  • протоколи перевірок,
  • звіти попередніх аудитів, записи про проведений моніторинг,
  • результати вимірювань,
  • бази даних та веб-сайти
  • записи отриманих відгуків клієнтів
  • оцінка постачальників.

Методи отримання аудиторських доказів

Кожен аудитор ISO повинен бути знайомий з різними методами отримання документів з проведеного аудиту. Звичайно, важливо набути досвід (який додається до кожного аудиту) та виробити свій власний стиль у цій галузі. Тим не менше, ми можемо виділити 3 найбільш популярні та практикувані аудиторами методи отримання аудиторських доказів:

  • інтерв'ю з перевіреним
  • спостереження
  • огляд та аналіз документів.

Незалежно від методу, який використовував аудитор ISO, важливо, щоб аудит був всебічним. Слід уважно вивчити всі елементи системи в області, що перевіряється. У свою чергу, під час перегляду документації слід перевірити всі рівні: тобто книги, процедури та записи.

 

1. ІНТЕРВ'Ю З АУДИТОРАМИ

Це один із методів отримання аудиторських доказів. Аудитор ISO повинен забезпечити належне ставлення до аудиту - підходити до нього позитивно, а не шукати невідповідності будь-якою ціною. Також варто пам’ятати, що аудит проводиться у формі діалогу, а не співбесіди - ви повинні змусити ревізованого відчувати себе природним і бути менш напруженим. Важливим є також спосіб задавання питань - від них залежить, чи отримає аудитор ISO відповіді, що містять цікаву для нього інформацію. Отже, запитання повинні бути сформульовані таким чином, щоб, серед іншого, уникайте коротких відповідей "так", "ні". Під час опитування аудитора, аудитор ISO повинен знати наступне:

  • пояснити мету аудиту,
  • змусити ревізованого почуватися вільніше і менш напруженим,
  • уникайте закритих питань
  • намагайтеся перешкодити питанням пропонувати конкретну відповідь,
  • постійно стежити за розмовою,
  • бути дипломатичним
  • намагайтеся поводитись доброзичливо,
  • не забудьте представити остаточні висновки (з інтерв’ю) ревізованій особі та переконатись, що ревізований погоджується та розуміє їх.

 

2. СПОСТЕРЕЖЕННЯ

Метод полягає у відвідуванні перевірених територій або спостереженні за діяльністю, що виконується окремими працівниками.

Під час проведення аудиту аудитор ISO повинен бути налаштований на постійний пошук доказів. Ось чому здатність спостерігати настільки важлива, щоб нічого важливого не пропустити. Для аудитора ISO добре мати можливість спостерігати особливо за тими елементами, якими не керують належним чином. Ця навичка вимагає великого досвіду, але вона дає змогу аудитору зрозуміти, на що йому особливо слід звернути увагу. З часом він / вона зможе отримати достатньо інформації з спостереження, навіть якщо це швидке обстеження району, який перевіряється.

 

3. ОГЛЯД І АНАЛІЗ ДОКУМЕНТІВ

Метод пов'язаний з перевіркою документів, які були надані аудитору під час аудиту. Вони повинні стосуватися безпосередньо відповідності, що перевіряється. Якщо можливо, також добре посилатися на інші документи, в т.ч. такі як відповідні процедури або посібник з якості. Через обмежений час аудитор повинен зосередитись на представлених зразках. Це також не повинно дозволяти ревізованій особі вільно вибирати записи, які будуть оцінюватися - аудитор ISO повинен вирішити, які документи він хоче вивчити.

 

Автор тексту: Барбара Корпала

Академія QAP - аудитор інтегрованої системи управління

Це не просто черговий триденний навчальний курс, наповнений порожньою теорією.

Під час зустрічей ми навчаємо, як розвиватися 5 найважливіших компетенцій аудитора інтегрована система управління (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001), завдяки якій внутрішні аудити приносять реальну цінність компанії.

Навчання проводиться у змішаній версії (так званий змішаний навчальний процес), поєднуючи записи в режимі он-лайн, он-лайн зустрічі та практичні семінари у навчальній кімнаті.

Перше видання вже в жовтні 2020 року. Перевірте деталі за посиланням нижче.

Nie znaleziono siatki dla: wso-news-slider.

+43 732 34 23 22