16 грудня 2020 року

Віддалений аудит - 5 порад, які допоможуть вам добре підготуватися до такого аудиту

 

Реальність змушує нас змінити деякі звички та шукати нові, більш безпечні рішення. Один одна з них - проведення аудитів, які все частіше проводяться дистанційно. Можливо, кожному внутрішньому аудитору рано чи пізно доведеться зайнятися виконанням аудиту в такій формі. Що слід пам’ятати, щоб добре підготуватися до віддаленого аудиту? У цій статті ви знайдете 6 порад, які полегшать вам це завдання.

5 порад, як добре підготуватися до дистанційного аудиту

 

1. Витратьте час на підготовку до віддаленого аудиту

Як правило, ми вважаємо, що стаціонарний аудит вимагає від аудитора великих зобов’язань (до нього потрібно підготуватися, поїхати до місця виконання тощо), і, у свою чергу, віддалений аудит можна виконати з меншою роботою. Це може здатися таким, врешті-решт, у випадку віддаленого (онлайн-аудиту) досить підключитися до ревізора через комунікатор, і аудит може бути проведений. Ми забули підняти важливий момент? Яка проблема - ми знову зв’яжемося з ревізованим та заповнимо наші примітки. Теоретично все здається легким і приємним - аудит триватиме довше, але в підсумку ми зберемо необхідну інформацію для досягнення мети аудиту.

 

Нічого не може бути більше неправильним. Не забувайте, що, зв’язавшись із даною людиною, ви забираєте у них цінний час, який вона повинна виділити для вас. Крім того, ви можете виявити, що ваш співрозмовник має інші завдання або зустрічі, і, можливо, ви більше не знайдете часу, щоб поговорити з вами.

 

Тому, здійснюючи віддалений аудит, не переходьте до елемента, а підготуйтеся до нього - ретельно продумайте, про що ви хочете поговорити з ревізованим. З іншого боку, якщо ви знаєте, що у вас можуть виникнути проблеми з отриманням інформації (наприклад, тому, що ви вперше проводите онлайн-аудит), заплануйте додатковий час на співбесіду. Наприклад, ви можете домовитись з ревізованим, що проведете віддалений аудит, і додатково подати запит на 30-хвилинну онлайн-зустріч наступного дня, щоб вирішити проблеми, що виникли під час аудиту, обговорити те, що не можна було перевірити тощо. частина внутрішнього аудиту передбачає додатковий час для вирішення таких питань.

 

Більше інформації про компетенцію аудитора.

Ви хочете знати більше. Перегляньте нашу статтю: https://www.qualityaustria.com.pl/auditor-iso-jak-zostac-auditorem-wewnetrznym/

2. Захистіться від технічних проблем та інших перебоїв у розмові

Якщо у вас ніколи не було технічних проблем у вашій повсякденній роботі, а підключення завжди є відмінною якістю - не думайте, що так буде завжди. Що робити, якщо під час здійснення віддаленого аудиту раптово з’являється технічна проблема? Що ви будете робити, коли самі не зможете вирішити це?

 

Плануючи віддалений внутрішній аудит, враховуйте будь-які незручності, які можуть виникнути під час його проведення. Як аудитор, для вас дуже важливо досягти цілей аудиту у визначені терміни. Тому, якщо ви вперше проводите віддалений аудит, ви можете, наприклад, надати підтримку людині, яка зможе вирішити будь-які технічні проблеми. По можливості, попросіть ІТ-спеціаліста вашої компанії бути доступним під час аудиту та надати допомогу (на місці або по телефону) у разі виникнення проблем. Таким чином, всі дефекти будуть швидко усунені, і ви зможете повною мірою використати час, відведений на аудит та досягнення його цілей.

 

3. Підготуйтеся до несправності обладнання

Звичайно, неодноразово ви стикалися з замерзанням комп'ютера або несправним телефоном. Це типові ситуації, однак вони можуть спричинити великі затримки та продовження часу стосовно проведеного віддаленого аудиту. Це досить серйозні проблеми, які можуть виникнути як з вашого боку, так і з боку ревізора. Тому будьте обережні і підготуйтеся до подібних ситуацій. Під час віддаленого аудиту, тобто:

  • переконайтесь, що акумулятор телефону або комп'ютера повністю заряджений.
  • мати під рукою додатковий блок живлення, який ви можете використовувати у разі розрядки пристрою.
  • підготуйте додатковий пристрій, яким можна швидко скористатися у випадку несправності апаратного забезпечення.

Навіть якщо у вас є надійне та надійне обладнання, не нехтуйте цією порадою. Майте на увазі, що навіть така незначна подія, як розряджений телефон, може спричинити втрату часу під час аудиту, а отже, проблему у виконанні плану, який ви собі встановили.

 

4. Ознайомтесь із комунікатором, який ви будете використовувати під час віддаленого аудиту

Звичайно, ви не раз використовували різні месенджери для спілкування з друзями. Тим не менш, ви повинні усвідомити, що використання цього виду технічних переваг у приватному житті абсолютно різне, інакше, коли ми маємо реалізувати певний професійний виклик (наприклад, проведення віддаленого аудиту), який ми повинні виконати способом, порівнянним із режим нормальної роботи. Незнання комунікатора, який ви будете використовувати для розмови з ревізованими особами, в кращому випадку може призвести до продовження аудиту або невиконання всього його плану. У найгіршому випадку аудит буде повним провалом. Щоб цього не сталося, знайдіть трохи часу, щоб дізнатись про основні функції месенджера:

  • перевірити його роботу,
  • перевірити, як ділитися файлами,
  • Тренуйтесь надсилати та отримувати повідомлення та файли
  • перевірити, для чого призначені кнопки,
  • провести тестове співбесіду з іншим користувачем
  • домовтесь про зустріч (перед аудитом) для короткого технічного тестування зі співрозмовником - аудитор також повинен ознайомитися з рішенням, яке ви будете використовувати.

Можливо, ви роками користуєтеся одним і тим же месенджером - тоді наведені вище поради можуть здатися вам примітивними. Однак вони можуть зашкодити успіху аудиту. Тому пам’ятайте про них, коли в майбутньому вам буде потрібно використовувати нову програму спілкування.

 

5. Визначте з ревізованим, які документи ви хочете бачити під час віддаленого аудиту

Електронні документи, збережені на комп’ютері, не становлять великої проблеми, оскільки зазвичай вони можуть бути надані аудитору в будь-який час.

Однак паперові документи можуть спричинити проблеми, оскільки їх розкриття пов'язане з низкою завдань, які потрібно виконати. Орган, що перевіряє, повинен знайти в папці документ, який вас цікавить, витягти з нього, відсканувати, а потім назвати файл і надіслати вам. Сама передача файлів також займає деякий час, і вам потрібно зберегти файл на диск і відкрити його на своєму комп’ютері. Весь процес насправді не складний, але займає багато часу. Сканування одного аркуша паперу - справа кількох хвилин, але що, якщо є більше паперових документів, про які ви просите у ревізованого?

 

Пам'ятайте, що під час віддаленого аудиту ви повинні отримати інформацію, яка наблизить вас до досягнення цілей аудиту, а не чекати, коли файли з документами будуть підготовлені та надіслані вам послідовно. Тому, якщо це можливо, підготуйтеся до віддаленого аудиту, щоб він проходив безперебійно та без зайвих розширень. Подумайте, які документи вам знадобляться, і погодьтеся з аудитором перед аудитом. Тоді ревізована особа встигне підготувати та відсканувати необхідні документи. У свою чергу, ви, як аудитор, зможете здійснити аудит у визначений час з користю, оскільки ви отримаєте всю інформацію, необхідну для досягнення ваших цілей аудиту.

 

Віддалений аудит - короткий зміст

 

Як ви помітили, кожна з порад у цій статті впливає на:

  • час здійснення віддаленого аудиту
  • виконання передбачених цілей аудиту.

Ось чому так важливо, щоб ви не переходили до елемента і належним чином готувались до віддаленого аудиту. Тільки тоді ви досягнете успіху - ви проведете віддалений аудит у запланований час і отримаєте інформацію, яка наблизить вас до досягнення поставлених цілей.

 

Як частина належної аудиторської практики, не забувайте правильно підготуватися до віддаленого аудиту:

  • переконайтеся, що посилання, яке ви використовуєте, буде стабільним та достатнім для проведення віддаленого аудиту
  • Включіть додатковий час (приблизно 10-15 хвилин) для підключення учасників до Інтернету до плану аудиту
  • також враховувати додатковий часовий буфер (наприклад, у разі невдалого з'єднання, переривань з'єднання тощо)
  • сплануйте співрозмовників так, щоб вони могли приєднатися до месенджера трохи раніше
  • перед аудитом потренуйтеся з учасниками підключення до мережі через вибраний месенджер, передачі та обміну файлами, документами, робочим столом тощо.
  • узгодити з учасниками аудиту правила роботи в Інтернеті (вимкнення мікрофона, надання слова, надання інформації тощо)
  • узгодити з ревізованим, які документи ви хочете бачити (щоб не витрачати час, наприклад, сканувати документи під час аудиту)
  • підготуйте додаткове обладнання у випадку несправності, переконайтеся, що акумулятори пристроїв, якими ви будете користуватися під час перевірки, заряджені, мати під рукою блок живлення тощо.

Автор текстів та малюнків: Барбара Корпала

Nie znaleziono siatki dla: wso-news-slider.

+43 732 34 23 22