19. Сер 2020

Як задавати аудиторські запитання? - 6 порад, які допоможуть зробити ваші запитання ефективними для досягнення цілей аудиту

Задавання питань ревізованим особам - це один із методів отримання інформації під час проведення аудитів. Це також найбільш часто використовуваний аудиторами метод. Правильно задані питання аудиту - це ключ до отримання необхідної інформації, яка допоможе вам досягти ваших цілей аудиту. Як задавати аудиторські запитання? У цій статті ми представляємо 6 практичних порад, щоб полегшити це завдання.

6 порад щодо задавання аудиторських запитань

1. Задавайте відкриті питання

Багато з нас люблять задавати питання, які починаються зі слова "Чи ...". Це так звані закриті питання - чому? Оскільки такі типи запитань на самому початку пропонують отримати одну з двох відповідей, а саме: "так" чи "ні". "Чи вважаєте ви, що це запитання дасть вам цікавий відгук?". Відповідно до духу, відповідь приходить на розум автоматично, і ... чи ви навчилися з цього чогось цінного?

 

А якщо так, то задайте те саме питання в дещо зміненій формі: "Чому, на вашу думку, ви отримаєте цікаві відгуки від такого питання?" Це питання, напевно, спонукало вас до глибших роздумів. Чи не так?

Наведений вище приклад повинен усвідомити вам важливість форми задавання аудиторських питань. Розмова з аудитором повинна призвести до отримання конкретної інформації, тому задавайте відкриті питання.

 

Використовуйте фрази, які спонукають ревізора говорити довше і глибше, наприклад:

  • Де? (напр. "Де ці процедури?")
  • Коли? (напр. "Коли ці документи подаються для заповнення?")
  • Чому? (напр. "Чому в цьому документі немає посилання на процедуру?")
  • ВООЗ? (напр. "Хто перевіряє скарги?")
  • Що? (напр. "Що робиться на цій посаді?")
  • Як? / Як? (напр. "Як забезпечується готова продукція?")
  • Будь ласка, покажіть мені / скажіть мені ... (напр. "Скажіть, будь ласка, де ця інформація доступна?" )

Завдяки цьому ви швидко отримаєте інформацію, яка наблизить вас до досягнення цілей аудиту.

Звичайно, також варто пам’ятати, що в деяких ситуаціях використання закритих питань не є помилкою. Ви можете сміливо використовувати такий тип запитань, коли, наприклад, ви хочете, щоб ревізований підтвердив (або спростував) інформацію, яку ви отримали від них.

 

2. Побудуйте прості запитання

Занадто складні, довгі та хитромудрі питання не працюють у випадкових чатах з друзями, не кажучи вже про розмови з ревізованими людьми. Занадто заплутані питання виводять вас з рівноваги і не мають сенсу. Вони також призводять до того, що запитувана людина втрачає нитку і не знатиме, що ви насправді просите її.

 

Також враховуйте, що під час проведення аудиту аудируваний буде нервувати і може зазнавати стресу під час розмови з вами. Тому їй буде набагато складніше відповісти на складне запитання.

Як аудитор, особі, яка перевіряється, має бути важливо розуміти поставлене питання та мати можливість дати на нього конкретну та вичерпну відповідь. Тому сформулюйте прості, конкретні, точні аудиторські запитання, зрозумілі та зрозумілі для людей, з якими ви спілкуєтесь. Таким чином ви можете бути впевнені, що отримаєте потрібний відгук.

 

3. Не пропонуйте відповіді

Аудиторські запитання, які ви ставите аудитору, не повинні пропонувати готову відповідь. Задаючи питання, справа не в тому, що ви отримуєте відповідь, яку хочете почути, а в тому, що ви отримуєте інформацію, яка наблизить вас до досягнення цілей аудиту. Тому запитання щодо аудиту, які ви задаєте, слід задавати таким чином, щоб вони не пропонували відповіді.

 

Наприклад, замість запитання: "Ви виконуєте це завдання тим чи іншим способом ... так?" вам краще запитати: "Як ви виконуєте це завдання?" Тоді ви будете впевнені, що дана відповідь випливає з думок та знань ревізованої особи, а не з ваших можливих пропозицій.

 

 

4. Згадайте про цілі аудиту, що проводиться

Розмовляючи з ревізованою особою, ви робите це не задля розваги, а для виконання наступних цілей аудиту. Звичайно, під час розмови варто бути приємним і ввічливим, але ви повинні пам’ятати, з якою метою ви ведете розмову.

 

Як аудитор, ви маєте досягти конкретних цілей аудиту. У вас також є певний проміжок часу, протягом якого ви повинні мати можливість отримати необхідну інформацію. Тому не задавайте зайвих, непотрібних питань і нічого не додайте до своїх дій. Під час співбесіди з аудируваним задайте питання аудиту, відповіді на які наблизять вас до досягнення цілей аудиту. Пам'ятайте, що.

 

5. Не будьте хаотичними - задавайте питання по одному

Задання кількох запитань одночасно або одне довге запитання може призвести до того, що ревізований свідомо (або підсвідомо) не відповідає на всі питання. Як результат, ви як аудитор не отримаєте повного відгуку.

Тому не хаосуйте розмову. Якщо ваше запитання довге і складне, спробуйте розділити його на кілька коротших. Якщо у вас є кілька аудиторських запитань, пов’язаних з однією темою, задавайте їх по одному.

 

Задайте одне питання і дайте співрозмовнику час відповісти. Тільки отримавши інформацію, переходьте до наступного аудиторського питання. Таким чином, ви отримаєте повний відгук, а ваші примітки з наданих відповідей будуть чіткими та зрозумілими.

 

6. Вгадайте, яку відповідь ви отримаєте

Безсумнівно, під час розмови з ревізованим з'явиться як важлива, так і менш важлива інформація для реалізації цілей аудиту. Тому перед початком аудиту слід належним чином підготуватися до нього, щоб перед тим, як задавати аудиторське запитання, ви знали, яка правильна відповідь.

 

Справа не в тому, що ви знаєте всі подробиці даної відповіді, але ви повинні знати, якої відповіді ви очікуєте від ревізованого. Завдяки цьому вам буде легше оцінити, чи відповідає інформація, отримана під час співбесіди (чи не узгоджується) із заданими критеріями аудиту.

 

Більше інформації про компетенцію аудитора.

Ви хочете знати більше. Перегляньте нашу статтю: https://www.qualityaustria.com.pl/auditor-iso-jak-zostac-auditorem-wewnetrznym/

Академія QAP - аудитор інтегрованої системи управління

Це не просто черговий триденний навчальний курс, наповнений порожньою теорією.

Під час зустрічей ми навчаємо, як розвиватися 5 найважливіших компетенцій аудитора інтегрована система управління (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001), завдяки якій внутрішні аудити приносять реальну цінність компанії.

Навчання проводиться у змішаній версії (так званий змішаний навчальний процес), поєднуючи записи в режимі он-лайн, он-лайн зустрічі та практичні семінари у навчальній кімнаті.

Перше видання вже в жовтні 2020 року. Перевірте деталі за посиланням нижче.

Питання аудиту - короткий зміст

Незалежно від того, новачок ви чи досвідчений аудитор - ви, мабуть, усвідомлюєте, що ваша робота в основному базується на інтерв’ю з ревізованими людьми. Серед іншого, таким чином ви отримуєте важливу інформацію, необхідну для виконання цілей аудиту. Звичайно, ви не можете забути свого ворога, який є часом. Ось чому так важливо підготувати такі питання аудиту, які дозволять швидко отримати важливу інформацію від ревізованої особи.

 

Отже, ефективними питаннями аудиту повинні бути:

  • відкрити (починаючи, наприклад, словами: "Чому?" "Хто?", "Коли?" тощо)
  • простий, стислий і чіткий
  • сформульовано так:
    • не запропонував відповіді
    • наблизити вас до досягнення цілей аудиту
  • задається по одному (питання - відповідь тощо)
  • підготовлений строго до даного аудиту (ми повинні здогадуватися, якої реакції очікувати).

 

Пам’ятайте, що з кожним належним чином заданим питанням аудиту ви отримуєте цінний відгук, який наближає вас до досягнення конкретних цілей аудиту.

 

Задавання аудиторських запитань - дуже складна частина спілкування. Проблеми з цим мають досвідчені аудитори, не кажучи вже про початківців. Отже, це сфера, яка вимагає навчання та постійного вдосконалення. Хорошим способом поглибити свої навички опитування є участь у тренінгах.

Наприклад, на тренінгах та семінарах, організованих Quality Austria - Polska, тренери виконують численні вправи, напр. саме з формулювання питань та їх методів задачі.

Автор текстів та малюнків: Барбара Корпала

Nie znaleziono siatki dla: wso-news-slider.

+43 732 34 23 22