18. Сер 2020

Аудитор ISO - як стати хорошим внутрішнім аудитором?

Внутрішні аудитори - одні залишаються такими з причин зверху вниз, інші - за покликанням. Однак, незалежно від того, кожен повинен адаптуватися до нової ролі. Ми можемо допомогти в цьому, надаючи практичні навички.

 

 

 

Зміст:

  1. Хто може стати аудитором ISO?
  2. Як можна стати аудитором ISO?
  3. Найважливіші компетенції хорошого аудитора ISO
  4. Особливості хорошого аудитора ISO
  5. Яка робота внутрішнього аудитора ISO

Хто може стати аудитором ISO?

Теоретично будь-яка людина може стати внутрішнім аудитором системи управління. Незалежно від того, чи це приватна особа, чи штатний працівник, чи представник системи ISO у даній компанії - кожна з них, незалежно від займаної посади, підходить для ролі аудитора ISO.

Однак варто зазначити, що у великих організаціях краще, якщо люди на різних рівнях управління стануть аудиторами. Чому? Люди на керівних посадах мають кращий контакт, наприклад, з керівниками (або самі управляють даною сферою) і мають більший вплив на внесення можливих змін.

 

Цікавість:
Довгий час люди, пов’язані з темами систем управління (включаючи аудиторів ISO), сперечаються, яка форма є правильною: ревізія або ревізія? Ну, виявляється, що обидві версії правильні і їх можна використовувати по черзі.

Як можна стати аудитором ISO?

Людина, яка в майбутньому буде виконувати функції аудитора систем управління, повинна, серед іншого, дуже добре знати структура, вимоги та застосування стандарту ISO, відповідно до якого він буде системи аудиту. Наприклад, особа, яка виконує роль внутрішнього аудитора системи управління якістю, повинна знати стандарт ISO 9001, система екологічного менеджменту - стандарт ISO 14001, система управління охороною праці - стандарт ISO 45001 Крім того, майбутній аудитор ISO повинен ознайомитись з питаннями, що стосуються окремих етапів аудиту:

  • планування та підготовка аудиту,
  • проведення аудиторської діяльності,
  • підготовка аудиторського звіту,
  • діяльність після аудиту

та інші види діяльності, включені до вищезазначених елементів. Також важливо, щоб кандидат на посаду аудитора ISO набув практичних навичок аудиту.

Як бачимо, весь шлях навчання аудиторів непростий, і практика тут відіграє значну роль. Ось чому варто вчитися у досвідчених людей (наприклад, інших аудиторів, викладачів систем ISO), які поділяться своїм досвідом, практичними знаннями та навичками.

Добре розпочати аудитора системи управління, взявши участь у навчання внутрішнього аудитора відповідно до даної системи управління. Навчання також є хорошим варіантом для людей, які вже виступають в ролі аудитора та мають досвід роботи в певній галузі. Таким чином, такі люди можуть вдосконалити свої компетенції, систематизувати та оновити свої знання, або надихнутися розмовами та отримати новий погляд на проблемні питання, з якими вони стикаються у своїй щоденній роботі.

Після завершення навчання учасники отримують сертифікати, які підтверджують набуті навички.

Сам тренінг організовують підрозділи з сертифікації та навчання, такі як компанія Quality Austria Polska.

У випадку з QAP, навчання аудитора внутрішньої системи управління може проводитися у двох варіантах:

  • Відкрите навчання - проводяться невеликими групами (до 10 осіб), у приміщенні QAP або будь-якому іншому визначеному нами місці. Навчання можуть відвідувати як приватні особи, так і працівники, які керуються робочим місцем.
  • Закрите тренування - проводяться у клієнта, який хоче навчити своїх працівників. У нас немає заздалегідь визначеного "шаблону" навчання, оскільки ми ставимося до кожного клієнта індивідуально - навчання суворо адаптоване до потреб та очікувань, таким чином, щоб клієнт міг максимально використати свій час для того, що йому потрібно. Часто тренери також працюють над документами, наданими клієнтом, щоб він краще розумів важливі для нього питання.

Незалежно від типу навчання, ми завжди зосереджуємось на практиці. Тренінги, які ми організовуємо, носять семінарський характер з численними вправами, дискусіями та прикладами з реального життя, які надають досвідчені тренери.

Найважливіші компетенції хорошого аудитора ISO

Відповідне навчання та практика є ключем до виконання функції аудитора системи управління. Однак для того, щоб стати хорошим аудитором ISO та виконати цю роль, вам потрібно розвивати свою компетенції у 4 областях:

  • Стандарт системи управління ISO - ми говоримо про стандарти, наприклад, ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001,
    ISO 50001, ISO 16949 і т. д. Знання стандарту даної системи управління, згідно з яким проводиться внутрішній аудит, є основою для правильного аудиту обраної галузі. Не потрібно знати стандарт напам'ять, однак, знання певних елементів та змісту, а також досвідчена навігація його змістом значно покращує роботу аудитора.

 

  • Стандарт ISO 19011 - стандарт містить керівні принципи щодо управління програмою аудиту, проведення аудитів, а також визначає компетенцію та оцінку аудиторів. Знання цього стандарту має важливе значення для належного проведення аудитів. Це свого роду керівництво, яким повинен керуватися кожен аудитор.

 

  • М'які навички - ця сфера дуже обширна, оскільки ми говоримо про психофізичні особливості та соціальні навички. Вони є у кожного з нас (іноді, не усвідомлюючи цього), але робота над собою дозволяє нам розвивати ці компетенції. Отже, саме таким є аудитор переговори з ревізованим люди, як це запитує питання аудиту, як справлятися зі стресом та тимчасовим тиском тощо - можна включити в м’які навички.

Детальніше про спілкування під час аудиту можна дізнатись у статті:
"Невербальне спілкування під час аудиту - словник вибраних жестів для внутрішніх аудиторів"

  • Галузеві компетенції - хороший аудитор ISO повинен розуміти діяльність та процеси, що відбуваються в сферах, які він перевіряє. Таким чином, ці компетенції, безсумнівно, включатимуть усі спеціальні знання та досвід у галузі процесів, послуг, продуктів, ділових послуг тощо.

 

  • Ставлення - насправді цей елемент знаходиться "над" іншими 4 областями. Цьому не можна навчитися. Швидше, він описує поведінку та ставлення до життя, до інших людей чи явищ. Є риси характеру, особистості та гарних манер, якими повинен володіти добрий аудитор. Важливо, як поводиться даний аудитор ISO у різних ситуаціях під час аудиту, наприклад, чи є він етичним стосовно, наприклад, перевірених колег, чи об'єктивний він, чи це базується на аудиторські докази т. д.

 

Варто також пам’ятати, що, хоча перші 3 сфери можна вдосконалити за допомогою участі у тренінгах та семінарах, навчальний підрозділ ISO не навчатиме галузевих компетенцій. Тому важливо подбати про власний розвиток у цій галузі.

Особливості хорошого аудитора ISO

Робота аудитором ISO - це не посада, для якої підходить кожен працівник компанії. Навіть якщо людина має високу функцію, це не означає, що вона повинна впоратися з роллю аудитора системи управління. Може виявитись, що така особа не може впоратися зі знаннями та вміннями, необхідними в роботі аудитора. Він повинен пам’ятати це, серед іншого Представник компанії, який призначить працівника, який буде виконувати функції аудитора ISO.

Стандарт ISO 19011 допомагає вибрати відповідну особу на посаду аудитора ISO.Цей стандарт визначає основні особисті характеристики внутрішнього аудитора, які повинен відрізняти кандидат на роботу аудитора. Згадані особливості включають, серед іншого:

  • етика - це чесність, правдивість,
  • дипломатичний характер - тобто тактовність у спілкуванні з людьми,
  • культурна чутливість - тобто сприйнятливість та повага до
  • культура ревізованої особи,
  • безумовно,
  • відкритість,
  • чесність, наприклад, при поданні результатів аудиту,
  • незалежність.

 

Твердість, вміле слухання ревізована особа, та підтримуюча її (наприклад, шляхом надання прикладів запропонованих рішень даної проблеми) - це особливості, завдяки яким аудитор ISO може досягти поставлених цілей. Ці навички також допоможуть у консультуванні компанії з питань, пов'язаних із дотриманням вимог певних стандартів.

Комунікабельність і хороша організація це також особливості, які повинні відрізняти аудитора системи управління. Важливо також, щоб аудитор ISO знав придбати та перевіритиа потім відповідно обробляти отриману інформацію. Це необхідні навички, оскільки на основі зібраних результатів аудитор ISO повинен підготувати точний, розбірливий та стислий звіт.

Важливою особливістю хорошого аудитора ISO є також конфіденційність. Аудитор не може поширювати інформацію (наприклад, щодо невідповідностей, виявлених у певному відділі), яка була надана для аудиту. Це, серед іншого, про дані працівників та їх компетенцію.

У разі виявлення проблем та порушень людина аудитор повинен залишитися об'єктивний і обговорити з правлінням подальші дії для забезпечення того, щоб виявлені невідповідності врешті-решт були виправлені.

Яка робота внутрішнього аудитора ISO?

Проведення внутрішнього аудиту, безсумнівно, є найважливішим завданням аудитора ISO, зайнятого в компанії. Основні обов'язки аудитора ISO, зайнятого в компанії, включають внутрішній аудит. Аудитор повинен мати сучасні знання щодо чинних стандартів та правових норм.

 

 

Внутрішні аудити проводяться для перевірки ефективності та результативності процесів у компанії. Крім того, вони також є невід'ємною частиною систем управління ISO і повинні відбуватися регулярно. З цієї причини внутрішні аудитори часто працюють у компанії на повний робочий день. Роль аудитора ISO, крім виявлення невідповідності системи вимогам даного стандарту ISO, полягає також у підтримці компанії у питаннях вдосконалення, плануванні діяльності після аудиту та постійному вдосконаленні.

Завдання аудитора систем управління включають:

  • Проведення аудиту в тих сферах діяльності компанії, на які поширюється стандарт системи ISO,
  • Підготовка аудиторських звітів,
  • Надання інформації про можливості для вдосконалення працівникам (у тому числі на керівних посадах), які беруть участь у розвитку організації, але не обов’язково бачать потребу в розвитку.

Впровадження нової системи управління ISO - це величезна зміна як для всієї компанії, так і для окремих працівників. З іншого боку, внутрішній аудитор є одним із необхідних елементів процесу впровадження та сертифікації ISO. Тому завданням аудитора ISO є підтримка компанії у перехідний період - у тому числі показуючи працівникам, що впровадження системи ISO (і, таким чином, прагнення до постійного вдосконалення) не повинно означати проблем або збільшення навантаження.

Автор тексту: Барбара Корпала

Академія QAP - аудитор інтегрованої системи управління

Це не просто черговий триденний навчальний курс, наповнений порожньою теорією.

Під час зустрічей ми навчаємо, як розвиватися 5 найважливіших компетенцій аудитора інтегрована система управління (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001), завдяки якій внутрішні аудити приносять реальну цінність компанії.

Навчання проводиться у змішаній версії (так званий змішаний навчальний процес), поєднуючи записи в режимі он-лайн, он-лайн зустрічі та практичні семінари у навчальній кімнаті.

Перше видання вже в жовтні 2020 року. Перевірте деталі за посиланням нижче.

Nie znaleziono siatki dla: wso-news-slider.

+43 732 34 23 22