19. Сер 2020

Як ефективно розмовляти з ревізованим? Ось 8 порад, які повинен знати кожен аудитор ISO

Незалежно від того, досвідчений ви аудитор чи ви тільки починаєте свою кар'єру аудитора ISO - ви несете відповідальність за проведення перевірок, щоб отримати докази відповідності вимогам даного стандарту ISO. Одним з найбільш часто використовуваних методів отримання доказів аудиторами є співбесіди з перевіреними працівниками. Що робити, щоб співбесіди проходили, як планувалось, і отримували корисну інформацію? Нижче наведено кілька порад аудиторам ISO, щоб зробити інтерв’ю плідним і водночас проходити у відносно дружній атмосфері.

1. Не шукайте невідповідностей будь-якою ціною

Підходьте до процесу аудиту позитивно. Не вважайте, що вам потрібно будь-якою ціною виявити порушення. Важливо, щоб ваше ставлення до аудитора ISO було доброзичливим, розумним та корисним. Тому перед тим, як розпочати аудит, спробуйте зробити ревізора не напруженим та напруженим. Ви можете досягти цього, наприклад, пояснивши ревізованому, яка саме мета аудиту і чого ви хочете досягти в результаті.

 

2. Розмовляйте з ревізованим і не проводьте співбесіду

Іншою важливою міркуванням є те, що співбесіда з ревізованим має виглядати як звичайний діалог між двома людьми, а не як інтерв'ю чи обмін запитаннями-відповідями. Тому бажано вплести запитання (про системи, відповідні процедури тощо) у загальну розмову, коли це можливо. Використання такого трюку зробить ревізованого більш відкритим і балакучим та менш напруженим.

 

Більше інформації про компетенцію аудитора.

Ви хочете знати більше. Перегляньте нашу статтю: https://www.qualityaustria.com.pl/auditor-iso-jak-zostac-auditorem-wewnetrznym/

3. Задавайте відкриті питання

Зверніть увагу на форму, в якій ви задаєте питання ревізованому. Найкраще використовувати т. Зв відкриті запитання, щоб уникнути коротких і безглуздих відповідей на кшталт «так» чи «ні». Тому почніть свої запитання з таких слів:

  • Чому?
  • Де?
  • Коли?
  • Як?
  • Будь ласка, покажіть мені / скажіть мені ...
  • ВООЗ?
  • Що?

Також пам’ятайте, що питання не повинні приводити ревізовану особу до відповіді або пропонувати, якою вона повинна бути.

 

Приклад:

Задаючи питання: "Ви завжди підписуєте цей документ, так?" відповідь не тільки буде короткою та очевидною, але ви також пропонуєте співрозмовнику, що це має бути «Так».

Ви отримаєте більше, поставивши запитання на зразок: «Відповідно до процедури, цей документ завжди повинен бути підписаний. Це практично чи ви вважаєте, що в деяких ситуаціях це зайва діяльність? ». Тоді ви не тільки починаєте розмову з ревізованим про той чи інший документ, але ви також можете прийти до конкретних висновків (наприклад, підписувати документ непотрібно або потрібно у всіх ситуаціях).

 

4. Контролюйте хід співбесіди з ревізованим

Під час співбесіди перевірені особи нададуть вам важливу та незначну інформацію. Ваше завдання - відловлювати найрелевантніші повідомлення. Коли аудируваний відхиляється від теми - поверніть його на правильний "шлях". Будьте наполегливі і терплячі, коли не отримаєте відповіді відразу. Якщо потрібно, поставте правильне запитання ще раз. Ви також можете трохи відредагувати зміст запитання або задати іншій людині.

 

5. Не вступайте в надмірну дискусію

Приємно поспілкуватися. Такі розмови, безумовно, знімають емоції та напругу ревізованого. Однак пам’ятайте, що у вас є обмежений час на розмову з ревізованим і його метою є отримання інформації, яка вас цікавить. Тому будьте врівноваженими та намагайтеся уникати надмірних дискусій, що виходять за рамки аудиту. Завдання це непросте, особливо коли ревізована людина - ваш хороший колега. Однак з часом ви отримаєте навички, розвиваючи свою кар’єру аудитора ISO.

 

6. Представте свої остаточні висновки

В кінці інтерв’ю представіть аудитору остаточні висновки. Завдяки цьому ви переконаєтесь, що добре розумієте аудируемого та що ви обоє погоджуєтесь з результатами співбесіди. Поясніть свої висновки зрозумілим і простим способом. Важливо бути впевненим у зроблених висновках - таким чином ви уникнете зайвих конфліктів з ревізованою особою. Також добре, коли вони підтримуються відповідними записами. Тоді ви отримаєте "чорно-біле" підтвердження, що ваші висновки правильні.

 

7. Використовуйте інші докази, щоб підтвердити себе

Опитування ревізованого - це найпопулярніший спосіб отримання доказів. За короткий час можна отримати багато цінної інформації. Однак пам’ятайте, що іноді усні свідчення можуть бути помилковими. Тому добре, якщо ви підтвердите їх іншими доказами, отриманими у формі документів, записів або безпосереднього спостереження.

 

8. Наберіться терпіння і не падайте духом

Якщо ви початківець аудитор або маєте певний досвід, але не впевнені у співбесіді з перевіреним - не засмучуйтесь! Пам’ятайте, що практика робить досконалим. Початок роботи може бути важким, але з часом ви знайдете власний стиль розмови і навчитеся «відчувати» співрозмовника. Отже, незалежно від того, досвідчений ви аудитор чи робите перші кроки в цій галузі - з кожним наступним аудитом ви отримуєте впевненість і цінний досвід.

 

Автор текстів та малюнків: Барбара Корпала

Академія QAP - аудитор інтегрованої системи управління

Це не просто черговий триденний навчальний курс, наповнений порожньою теорією.

Під час зустрічей ми навчаємо, як розвиватися 5 найважливіших компетенцій аудитора інтегрована система управління (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001), завдяки якій внутрішні аудити приносять реальну цінність компанії.

Навчання проводиться у змішаній версії (так званий змішаний навчальний процес), поєднуючи записи в режимі он-лайн, он-лайн зустрічі та практичні семінари у навчальній кімнаті.

Перше видання вже в жовтні 2020 року. Перевірте деталі за посиланням нижче.

Nie znaleziono siatki dla: wso-news-slider.

+43 732 34 23 22