21. Sie 2020

Analiza luk w przejściu z OHSAS na ISO 45001 – 5 powodów dlaczego warto ją przeprowadzić

Termin przejścia z OHSAS na ISO 45001 zbliża się dużymi krokami. Czy moja firma jest przygotowana na zmiany? Czy obecnie funkcjonujący system BHP wystarczy tylko poprawić, czy radykalnie zmienić, by spełniał wymagania ISO 45001? Zapewne te i wiele innych pytań zadają sobie firmy z wdrożonym dotychczas systemem OHSAS. Jednak odpowiedzią na nie mogą być wyniki z przeprowadzonej analizy luk. Z artykułu dowiesz się na czym polega sama metoda oraz jakie są korzyści z jej zastosowania.

 

Każda firma, w której wdrożony jest system OHSAS zastanawia się lub niebawem będzie myślała nad przystosowaniem obecnie funkcjonującego systemu BHP do nowych wymagań ISO 45001. Aby odpowiednio zaplanować działania z tym związane, warto rozpocząć od przeprowadzenia analizy luk.

Na czym polega analiza luk?

Analiza luk (z ang. GAP Analysis) jest to metoda, która pomaga firmom określić jak najlepiej można zrealizować założone cele biznesowe. Dzięki tej metodzie firmy mogą ustalić, czy dane wymagania biznesowe są spełnione - a jeśli nie -to co powinny zrobić, żeby to osiągnąć.

Analiza luk pozwala odpowiedzieć na dwa kluczowe pytania:

1. Gdzie jesteśmy?

2. Gdzie chcemy być?

 

Firmy, które planują przejście z OHSAS na ISO 45001 mogą (w dużym uproszczeniu) odpowiedzieć sobie na powyższe pytania w bardzo prosty sposób:

  • Ad. 1. Mamy wdrożony system BHP zgodny ze standardem OHSAS 18001:2007
  • Ad. 2. Chcemy mieć system zarządzania BHP zgodny z wymaganiami nowej normy ISO 45001:2018.

Analizę luk najlepiej jest przedstawić w formie tabeli, w której zostaną uwzględnione następujące kolumny:

  • Obecny (aktualny) stan firmy – kolumna ta powinna zawierać wszystkie procesy oraz inne elementy, które firma chce poprawić. Obszar poddawany analizie może być szeroki (obejmujący całą działalność firmy) lub wąski, który będzie się ograniczać np. do danego obszaru. Wszystko zależy od celów jakie firma chce uzyskać.
  • Przyszły (docelowy) stan firmy – kolumna ta powinna zawierać cele jakie firma chce osiągnąć.
  • Opis luki – w tej kolumnie, w pierwszej kolejności powinny znaleźć się informacje czy wystąpiły różnice między kolumnami określającymi obecny i przyszły stan firmy. Jeśli różnice się pojawiły, wówczas należy:
    - Opisać co stanowi lukę
    - Opisać czynniki, które wpływają na wystąpienie luki.
  • Wypełnienie luki – w tej kolumnie powinny znaleźć się wszystkie możliwe rozwiązania, które można wprowadzić, aby usunąć lukę między obecnym i przyszłym stanem firmy.

Więcej informacji o certyfikacji ISO 45001.

Chcesz wiedzieć więcej o ISO 45001. Sprawdź nasz artykuł: https://www.qualityaustria.com.pl/iso-45001-co-to-jest/

5 powodów dlaczego warto skorzystać z metody analizy luk

 

1. Wiele wymagań jest spełnianych nie do końca świadomie

Możliwe, że wiele firm boi się, iż obecnie funkcjonujący system BHP nie spełni nowych wymagań normy ISO 45001, ponieważ różnica między starymi a nowymi wymaganiami będzie zbyt duża, aby zdążyć z wdrożeniem ISO 45001 na czas. Strach jest tutaj niepotrzebny, bo wystarczy zacząć się przygotowywać do wdrożenia odpowiednio wcześnie, by zdążyć realizować wszystkie zaplanowane działania. Warto jednak rozpocząć od wykonania analizy luk (inaczej, analiza GAP), gdyż może się okazać, że w istocie nie jest tak źle jak zakładamy, a wiele wymagań nowej normy ISO 45001 firma spełnia, ale… nie do końca była tego świadoma. Na przykład, są przestrzegane przez firmę pewne zasady (niekoniecznie pisane), które wynikają z:

  • doświadczenia inspektora bhp,
  • wygody związanej z zarządzaniem,
  • ogólnych zasad panujących w firmie (np. inne funkcjonujące w firmie systemy zarządzania narzucają uporządkowany sposób planowania szkoleń, komunikacji, zarządzania zakupami itp),
    a które zarazem są rozwiązaniem spełniającym wymagania ISO 45001.

2. Pokazanie powiązań procesów z wymaganiami BHP

Po zrobieniu analizy luk firma może dostrzec zależności i powiązania procesów jakie zachodzą wewnątrz firmy, z wymaganiami BHP. Możemy przytoczyć tutaj przykład stanowiska z maszyną na hali produkcyjnej. Niewątpliwie, gdy mówimy o obsłudze maszyny to są poruszane tematy:

  • Techniczne – (np. wytworzenie produktu z wykorzystaniem możliwości technicznych danego urządzenia)
  • Technologiczne – (np. wytworzenie produktu w sposób zgodny z technologią firmy)
  • Ochrony środowiska – (obsługa maszyny w taki sposób, by nie wywierać negatywnego wpływu na środowisko, np. powstawanie odpadów itp.).

Jednak na tym nie koniec. Należy pamiętać, że obsługiwanie maszyny ma również związek z tematami BHP. Czyli wykonanie pracy na urządzeniu w sposób zapewniający m.in. bezpieczeństwo pracownika (dostosowanie maszyny do minimalnych wymagań bezpieczeństwa, szkolenia, zapewnienie instrukcji BHP stosowanie rękawiczek, okularów ochronnych itp.).

3. Znalezienie wspólnych rozwiązań dla różnych wymagań

Analiza GAP pozwala firmom znaleźć rozwiązania, które będą wspólne dla różnych wymagań. Mimo wielu wymagań, które należy spełnić zgodnie z normą ISO 45001, spośród wszystkich punktów mogą znaleźć się takie, co do których firma będzie w stanie zastosować identyczne zasady postępowania, jak w przypadku wymagań innych standardów. Może się też okazać, że firma wprowadziła już wcześniej pewne rozwiązania (np. wprowadzone przy okazji zarządzania innymi wdrożonymi systemami ISO), pod które można dołączyć również wymagania ISO 45001. Na przykład, firma produkuje dany produkt w taki sposób, by jego wykonanie:

  • było wydajne,
  • uwzględniało optymalny nakład finansowy,
    ale również było zgodne z zasadami BHP.

4. Wykorzystanie potencjału firmy

Po dokonaniu analizy luk może się okazać, że firma miała już wcześniej ciekawe rozwiązania zrealizowane w niewielkim zakresie w ograniczonym danym obszarze (np. wybrana część procesu produkcyjnego, specyficzne wymagania jednego klienta) i można je teraz wdrożyć również w innych działach.

A może firma dysponuje pracownikiem o dodatkowym wykształceniu/ dodatkowych kwalifikacjach, które nie są wykorzystywane na obecnym stanowisku? Możliwe, że taką osobę będzie trzeba doszkolić, jednak koszty z tym związane okażą się znacznie niższe niż w przypadku zatrudnienia nowego pracownika.

5. Baza do planowania wyłącznie potrzebnych działań

Żadna firma nie funkcjonuje w idealny sposób. Po przeprowadzeniu analizy luk firma uzyska informacje zwrotne, w których obszarach, procesach itp. są luki i potrzebne będą zmiany, by spełnić wymagania ISO 45001. Z uzyskanych wyników firma dowie się również, które miejsca mogą pozostać bez zmian (bo automatycznie spełnią wymagania normy ISO 45001) lub wprowadzić tylko drobne, kosmetyczne poprawki. W ten sposób dane z analizy luk staną się bazą wyjściową do tego, by odpowiednio zaplanować działania związane z:

  • przebudowaniem obszarów/procesów/obecnego systemu zarządzania BHP pod ISO 45001.
  • dalszym doskonaleniem już wdrożonego systemu zarzadzania BHP.

Podsumowanie

Każda firma przechodząca z obecnego systemu OHSAS na nowy ISO 45001 powinna rozpatrzyć wykorzystanie analizy luk, jako dzałanie wyjściowe do przebudowy / modyfikacji systemu zarządzania. Dzięki tej metodzie uzyska cenne dane, które będzie mogła wykorzystać w dalszym etapie planowania działań związanych z przejściem do nowego systemu. Z wyników końcowych analizy, firma będzie wiedziała:

  • jakie obszary wymagają wprowadzenia zmian w pierwszej kolejności,
  • gdzie wystarczy dokonać drobnych poprawek,
  • które obszary nie wymagają żadnych zmian.

Wszystkie te informacje pomogą firmie zaplanować działania w taki sposób, by móc skoncentrować się w pierwszej kolejności na wprowadzeniu najważniejszych czynności, a dopiero później pochylić się nad pozostałymi działaniami związanymi z doskonaleniem podejścia do zagadnień BHP.

Interesuje Cię certyfikacja ISO 45001? Chcesz wiedzieć więcej? 
Odpowiem na Twoje pytania, doradzę oraz zaproponuję rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb.

Napisz lub zadzwoń:

Jakub Habraszka
Specjalista ds. certyfikacji oraz szkoleń
mail: jakub.habraszka@qualityaustria.com.pl
tel.: 505 424 202

No grid was found for: wso-news-slider.

+43 732 34 23 22