18. Sie 2020

Audytor ISO – 5 kluczowych kompetencji w rozwoju

Zyskać miano audytora wewnętrznego ISO nie należy do szczególnie trudnych czynności. Wystarczą chęci, zdobycie podstawowej wiedzy i oczywiście dokumentu, który potwierdzi zdobyte kompetencje. Jednak sam certyfikat to nie wszystko – może zrobi wrażenie na początku, ale liczy się wiedza, umiejętności i doświadczenie, które trzeba stale rozwijać i pogłębiać. Poznaj 5 obszarów rozwoju na jakie powinieneś zwrócić szczególną uwagę.

W jakich obszarach powinien rozwijać się audytor ISO?

Każda osoba, która pełni w firmie rolę audytora powinna pogłębiać swoje doświadczenie, rozwijać wiedzę i umiejętności niezbędne w pracy audytora ISO. Rozwój osobisty dotyczy również osób, które dopiero rozpoczęły lub planują rozpocząć swoją przygodę z audytowaniem systemów zarządzania. Niezależnie jednak od stażu pracy i pełnionej dotychczasowo funkcji, każda osoba związana z audytowaniem systemów w firmie, powinna zwrócić szczególną uwagę na rozwijanie swoich kompetencji (lub posiadanie pewnych „wrodzonych” predyspozycji) w 5 najważniejszych obszarach:

  • Norma ISO (np. ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, IATF 16949)
  • Norma ISO 19011
  • Kompetencje miękkie
  • Kompetencje branżowe
  • Postawa

 

W dalszej części artykułu omówimy poszczególne elementy, by zyskać wiedzę o co tak naprawdę chodzi w poszczególnych obszarach. Temat powinien również zainteresować Pełnomocników, którzy chcieliby poszerzyć lub zbudować zespół kompetentnych audytorów ISO w firmie.

1. Norma ISO Systemu Zarządzania

Jak kompetentny prawnik zna rozporządzenia i przepisy prawne, tak dobry audytor ISO powinien znać normy ISO, zgodnie z którymi będzie realizować audyty w firmie. Standardów ISO jest bardzo wiele, jednak najbardziej popularne z nich to:

  • Norma ISO 9001 „Systemy zarządzania jakością. Wymagania” – to najważniejszy standard i powiązane są z nim wszystkie pozostałe systemy. Jest swego rodzaju fundamentem do wprowadzania w firmie kolejnych systemów zarządzania.

Więcej informacji o systemie zarządzania jakością znajdziesz w ebooku:

„ISO 9001:2015 – Rewizja normy w prostych słowach”

 

  • Norma ISO 14001 „Systemy zarządzania środowiskowego. Wymagania i wytyczne stosowania” – zgodnie z tą normą można realizować audyty środowiskowe.

Więcej informacji o systemie zarządzania środowiskowego znajdziesz w ebooku:

„ISO 14001:2015 zmiany – wszystko co warto wiedzieć”

 

  • Norma ISO 45001 „Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wymagania i wytyczne stosowania” – norma zgodnie, z którą można przeprowadzać audyty z zakresu BHP.

Więcej informacji o systemie zarządzania BHP znajdziesz znajdziesz w ebooku:

„ISO 45001 – System Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy”

 

  • Norma ISO 50001 „Systemy zarządzania energią. Wymagania i zalecenia użytkowania” - zgodnie z tą normą można realizować audyty energetyczne.

Więcej informacji o systemie zarządzania energią znajdziesz w ebooku:

„ISO 50001 – System Zarządzania Energią w prostych słowach”

 

  • Norma IATF 16949 „Standard systemu zarządzania jakością w przemyśle motoryzacyjnym” - norma zgodnie, z którą można przeprowadzać audyty w zakresach związanych z przemysłem motoryzacyjnym.

 

Znajomość danej normy (lub norm w przypadku systemów zintegrowanych) jest kluczowa, by prawidłowo audytować wybrane obszary lub procesy. Oczywiście, nie oczekuje się, że dany audytor ISO będzie znał treść normy na pamięć. Recytowanie fragmentów niczym wiersza nic nie da, kiedy nie zna się sensu i nie rozumie co norma poprzez punkty chce nam przekazać. Chodzi o to, żeby znać zawartość normy ISO na tyle, by sprawnie się nią posługiwać, wiedzieć czego dotyczy, jakie wymagania w niej znajdziemy oraz umieć je odpowiednio interpretować. Biegłe poruszanie się po treści właściwej normy ISO znacznie ułatwia pracę audytora.

2. Norma ISO 19011

Kiedy planujemy podróż np. do nieznanego nam kraju, czytamy przewodniki, by lepiej zorientować się po okolicach, które planujemy zwiedzić, zapoznać się z kulturą tamtejszych mieszkańców oraz poznać panujące tam zwyczaje. Dobry audytor ISO za swój ”przewodnik” powinien traktować standard ISO 19011 „Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania”. W normie znajdują się wszystkie niezbędne informacje dotyczące m.in.:

  • zasad audytowania
  • zarządzania programem audytów, a w tym:
    • ustalania celów, oceny ryzyka i szans programu
    • ustalenia samego programu audytów oraz jego wdrażanie
  • przeprowadzaniem samego audytu, gdzie znajdują się informacje o:
    • rozpoczęciu audytu,
    • przygotowaniu działań audytowych
    • tworzeniu i rozpowszechnianiu raportu z audytu
    • zakończeniu audytu
    • przeprowadzaniu działań poaudytowych.

Akademia QAP - Auditor Zintegrowanego Systemu Zarządzania

To nie jest kolejne 3-dniowe szkolenie przepełnione pustą teorią.

Podczas spotkań uczymy jak rozwinąć 5 najważniejszych kompetencji auditora zintegrowanego systemu zarządzania  (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) , tak aby audity wewnętrzne przynosiły realną wartość dla firmy.

Szkolenie realizujemy w wersji mieszanej (tzw. blended learnidn) łączące nagrania on-line, spotkania on-line na żywo oraz warsztaty praktyczne na sali szkoleniowej.

Pierwsza edycja już w październiku 2020 r. Sprawdź szczegółu w linku poniżej.

W normie ISO 19011 znajduje się też punkt odnoszący się do kompetencji i oceny audytorów. W głównej mierze będzie on interesował pełnomocników (ale też osoby zarządzające systemami w firmie) chcących wybrać odpowiednich kandydatów na audytorów wewnętrznych Standard ISO 19011 powinien być też obszarem zainteresowania samych audytorów, aby wiedzieli jakie kompetencje wskazuje norma i móc się w nich rozwijać.

W punkcie 7 normy możemy znaleźć informacje dotyczące:

  • kompetencji audytora,
  • kryteriów oceny audytora
  • wyboru właściwej metody oceny audytora
  • dokonania oceny audytora
  • utrzymania oraz doskonalenia kompetencji audytora ISO.

Więcej informacji o kompetencjach auditora.

Chcesz wiedzieć więcej. Sprawdź nasz artykuł: https://www.qualityaustria.com.pl/auditor-iso-jak-zostac-auditorem-wewnetrznym/

3. Kompetencje miękkie

Obszar ten ma związek z umiejętnościami osobistymi i społecznymi. Nie jest łatwo sprawdzić czy ktoś posiada kompetencje miękkie czy też nie. Trudno też ocenić w obiektywny sposób w jakim stopniu dana osoba ma opanowane pewne umiejętności (np. kreatywność, komunikatywność), ponieważ nie ma miarodajnych testów, które mogłyby to sprawdzić. Cechy wchodzące w skład kompetencji miękkich możemy jedynie „zmierzyć” poprzez skalę. To znaczy, nie stwierdzamy, czy ktoś posiada daną umiejętność czy nie, a raczej określamy w jakim stopniu ją opanował (np. słabym, średnim, dobrym). Kompetencje miękkie są uniwersalne, gdyż możemy je wykorzystać zarówno w pracy (m.in. na stanowisku audytora ISO) jak i prywatnie.

 

Do kompetencji, które ułatwią pełnienie roli audytora wewnętrznego możemy zaliczyć m.in.:

KOMUNIKATYWNOŚĆ

Osoba będąca audytorem wewnętrznym zbiera dowody m.in. poprzez wywiad audytowy. W związku z tym, powinna umieć nawiązywać rozmowy np. z innymi pracownikami, kierownictwem firmy, by umiejętnie pozyskać potrzebne informacji zwrotne.

ZDOLNOŚĆ DO SAMOKSZTAŁCENIA

Audytor ISO musi stale rozwijać swoje kompetencje (chociażby w obszarach opisywanych w tym artykule), uaktualniać wiedzę (normy ISO się zmieniają i trzeba znać ich aktualnie obowiązujące wymagania). Dlatego należy dokształcać się samodzielnie oraz poprzez udział w organizowanych kursach i szkoleniach (w tym przypadku związanych z tematami systemów zarządzania).

RADZENIE SOBIE ZE STRESEM

Osoba przeprowadzająca audyt wewnętrzny często musi działać pod presją czasu, by zrealizować cele określone w planie audytu. W takich sytuacjach może pojawić się stres, z którym trzeba umieć sobie poradzić.

PRACA ZESPOŁOWA

Audyt wewnętrzny nie jest przeprowadzany tylko przez jedną osobę, a przez wcześniej powołany zespół audytowy. Zdarza się, że do realizacji określonych punktów planu audytu zostaje przydzielonych np. dwóch audytorów. Wówczas muszą oni umieć ze sobą współpracować i umiejętnie podzielić zadania tak, by zrealizować wyznaczone cele planu. Ponadto obowiązkiem audytora wiodącego jest zebranie do raportu końcowego wszystkich wyników uzyskanych przez pozostałych kolegów z zespołu. Niewątpliwie umiejętność pracy w zespole ułatwi wykonanie tego zadania.

ZARZĄDZANIE CZASEM

Każdy audytor ISO ma określony czas na przeprowadzenie wyznaczonego mu zadania. W związku z tym musi umieć rozplanować sobie działania (np. rozmowy z wyznaczonymi pracownikami do pozyskania wyników) w taki sposób, aby zdążyć z ich realizacją w wyznaczonym czasie.

Wymienione elementy to tylko przykłady, które można mnożyć. Nie mniej jednak kompetencje miękkie to zbiór umiejętności, które należy stale rozwijać. I chociaż ich opanowanie często jest żmudne i czasochłonne to warto nad nimi pracować, by łatwiej i lepiej wypełniać rolę audytora ISO.

4. Kompetencje branżowe

„Murarz domy buduje, krawiec szyje ubrania….” – czytamy w popularnym wierszyku dla dzieci. Tak też można w najprostszy sposób wytłumaczyć co się kryje pod kompetencjami branżowymi. Teoretycznie, krawcem może być każdy, ale by ubrania były warte noszenia, trzeba umieć posługiwać się maszyną do szycia, znać etapy szycia ubrania, co w jakiej kolejności należy wykonać (tj. proces szycia) itd. I nawet jeśli przeczytamy specjalistyczną literaturę w tym obszarze, to bez praktycznej wiedzy niewiele zdziałamy. Podobnie jest w pracy audytora. Sama znajomość norm systemu zarządzania oraz normy ISO 19011 nie wystarczy. Trzeba jeszcze posiadać wiedzę specjalistyczną związaną z branżą, w której działa firma poddawana audytowi wewnętrznemu.

Dla przykładu: trudno jest sobie wyobrazić, by audytor ISO posiadający ogromną wiedzę i doświadczenie medyczne, został przydzielony do audytowania firmy budowlanej. Taki audytor raczej będzie realizował audyty w szpitalach czy też firmach związanych z branżą medyczną, gdyż zna „od podszewki” pewne procesy charakterystyczne dla tego obszaru. Zna też specyfikę tej branży i wie na co powinien zwrócić szczególną uwagę podczas audytowania.

Tak więc, dobry audytor systemów zarządzania musi znać i rozumieć procesy oraz działania zachodzące w obszarze, który audytuje. Wiedza i doświadczenie branżowe powinny dotyczyć m.in.:

  • Procesów zachodzących w firmie,
  • Dokumentów normatywnych (np. procedury, przepisy i specyfikacja techniczna),
  • Technologii,
  • Produktów oraz usług,
  • Dobrych praktyk biznesowych.

5. Postawa

Obszar ten dotyczy pewnych zachowań i stosunku do życia wobec innych osób oraz zjawisk. Na postawę składają się elementy, których raczej nie jesteśmy w stanie się wyuczyć. Często nawet nie mamy na nie wpływu, gdyż kształtowane są w wyniku np. wpływu społecznego. Oczywiście, można próbować i starać się pracować nad pewnymi cechami, jednak nie ma gwarancji, że zakończą się one długotrwałym sukcesem. Nierzadko też wystarczy impuls lub wpływ otoczenia, by wrócić do starych zachowań, przyzwyczajeń.

 

Poniżej przedstawiamy przykładowe cechy, którymi powinien charakteryzować się dobry audytor wewnętrzny.

UCZCIWOŚĆ (głównie w przedstawianiu wyników z audytu)

Wyniki z audytu przedstawione przez audytora muszą odzwierciedlać rzeczywisty stan obszaru audytowanego. Audytor ISO powinien uwzględnić w końcowym raporcie wszystko to, co zaobserwował w trakcie audytu i ma związek z jego kryteriami. Ważne jest też, aby przedstawić w raporcie m.in.:

wszystkie rozbieżne zdania między audytorem a osobą audytowaną ( np. audytor określił wykrytą niezgodność, z którą audytowany się nie zgadza), a które nie zostały rozwiązane podczas audytu
informacje dotyczące przebiegu audytu z uwzględnionymi utrudnieniami jakie napotkał audytor podczas audytowania.

STARANNOŚĆ

Ważne jest, aby audytor ISO starannie i dokładnie wykonywał powierzone mu zadania. Audytor NIE MOŻE pominąć niewygodnych dla niego kwestii (np. sprawdzanie obszaru pod kątem punktów normy, których nie zna). Staranność audytora to m.in. odpowiednie przygotowanie się do realizowania audytu oraz zapoznanie się z tymi wymaganiami normy, które są dla niego niejasne.

ZDROWY ROZSĄDEK

Zdarzają się przypadki, kiedy audytor ISO powinien wykazać się rozsądkiem w ocenianiu sytuacji pojawiających się w trakcie audytu. Dla przykładu, podczas audytu została wykryta niezgodność, która:

jest możliwa do usunięcia jeszcze w trakcie trwania audytu,
nie ma znaczącego wpływu pod względem funkcjonowania całego systemu.
W takiej sytuacji dopuszczalne jest jej skorygowanie w czasie audytu, a w raporcie końcowym audytor nadmieni, że niezgodność jest zamknięta i została skorygowana podczas audytu.

POUFNOŚĆ

W obowiązku audytora ISO jest zachowanie poufności w stosunku do wszystkich informacji, jakie zostały mu udostępnione w czasie audytu. Szczególnie chodzi tu o wszystkie dane dotyczące pracowników oraz ich kompetencji. Audytor ISO nie powinien również rozpowszechniać (w firmie i po za nią) informacji o niezgodnościach, które zostały wykryte w innych działach. Informacje te powinny być przekazane jedynie do wiadomości dla kierownictwa danego działu, pełnomocnika oraz zarządu.

Podsumowanie

Każda osoba, by coraz lepiej wypełniać obowiązki audytora ISO, powinna rozwijać swoje umiejętności i kompetencje we wszystkich przedstawionych obszarach. W przypadku trzech pierwszych sprawa jest najłatwiejsza, gdyż wystarczy skorzystać z szkoleń np. na audytora wewnętrznego, by zyskać aktualną wiedzę z zakresu wymagań norm i zdobyć (lub poszerzyć) praktyczne umiejętności np. w zakresie pracy z normą w trakcie realizacji audytów.

W przypadku kompetencji branżowych ważne jest, by poszerzać wiedzę z tego zakresu indywidualnie. Jednostki szkoleniowe ISO nie zapewnią rozwoju w tym obszarze, dlatego ważne jest by samodzielnie zadbać o dokształcanie się i rozwijaniu doświadczenia z tematów branżowych.

Ostatni opisany element, jakim jest postawa, to w rzeczywistości najtrudniejszy z obszarów do rozwoju, ale za razem najważniejszy. W tym artykule określiliśmy go jako punkt 5, choć tak naprawdę zawiera się w każdym z pozostałych obszarów. Postawa jest zależna m. in. od naszego charakteru, osobowości, dobrego wychowania, czy też wpływu otoczenia w jakim się obracamy i nie zmienimy jej poprzez udział w kursach/ szkoleniach.

No grid was found for: wso-news-slider.

+43 732 34 23 22