ISO 14001:2015 – co warto wiedzieć?

To nasze drugie opracowanie dotyczące nowelizacji norm. Tym razem tematem publikacji jest rewizja normy dla systemów zarządzania środowiskowego, czyli ISO 14001: 2015.
Oddajemy w Twoje ręce opracowanie, którego celem jest przybliżenie Ci zakresu zmian, a w szczególności idei przyświecającej zmianom w zarządzaniu środowiskowym. Nasze doświadczenia w obszarze certyfikacji systemów zarządzania na zgodność z nowymi wersjami norm ISO 9001 i ISO 14001 pozwalają ukierunkować się na najistotniejsze zagadnienia, które niejednokrotnie są kluczowymi czynnikami sukcesu świadczącymi o skutecznym wdrożeniu wymagań i uzyskaniu certyfikatu.
Naszym celem nie jest dostarczenie Ci interpretacji wymagań, ponieważ nie jest możliwym zrobienie tego rzetelnie w formie jednej wykładni dla wszystkich branż, typów organizacji itp. Sama idea normy nie pozwalana na zunifikowane podejście. Dopasowanie indywidualnego podejścia z uwzględnieniem otoczenia organizacji w korelacji z wymaganiami normy, będzie odzwierciedleniem sukcesu w stosowaniu wymagań normy.

Spis treści

• Wprowadzenie
• Podstawa zmian w ISO 14001:2015
• Przygotowanie do zmian w ISO 14001:2015
• Podejście do wdrożenia wymagań ISO 14001:2015
• Model systemu zarządzania środowiskowego ISO 14001:2015
• Struktura normy ISO 14001:2015
• Kontekst – zrozumienie organizacji i jej kontekstu wg normy ISO14001:2015
• Zakres systemu zarządzania środowiskowego ISO 14001:2015
• Planowanie operacyjne, kontrola i nadzór wg normy ISO14001:2015
• Planowanie procesów wg ISO 14001:2015
• Gotowość i reagowanie na sytuacje awaryjne zgodnie z ISO 14001:2015
• Ocena zgodności z normą ISO 14001:2015
• Doskonalenie

Wielka odpowiedzialność za zdrowe środowisko spoczywa na właścicielach firm i osobach, które takimi firmami zarządzają. Podjęte przez nich decyzje związane z ochroną otaczającego środowiska zostaną niewątpliwie zauważone przez otoczenie zewnętrzne, a także przez ich kontrahentów.
Każde przedsiębiorstwo już teraz musi spełnić szereg wymagań związanych z odpowiedzialnością wobec otoczenia. Do skutecznego zarządzania tym procesem można wykorzystać model systemu zarządzania środowiskowego oparty o wymagania normy ISO 14001, który wraz z normą dla zarządzania jakością (opartej na aneksie SL) został poddany gruntownej rewizji. Podstawowym założeniem normy ISO 14001:2015 jest osiągnięcie stanu równowagi pomiędzy środowiskiem, społeczeństwem, ekonomią oraz podejściem opartym na ryzyku.
Te zmiany są bardzo widoczne w porównaniu do wymagań poprzedniej normy ISO 14001 z roku 2004. Zmiana normy podyktowana jest nie tylko potrzebą czasu i zmian, które dokonały się w świecie globalnym, ale również rozwojem gospodarek (jak np. gospodarki chińskiej) czy też modeli biznesowych, których zastosowanie powinno ułatwić kierowanie firmami. Zanim jednak przystąpicie Państwo do auditu w celu certyfikacji lub odnowienia posiadanego już certyfikatu, polecam lekturę niniejszego e-booka.
E-Book został opracowany przy współudziale naszych auditorów w Polsce i na świecie. Wykorzystaliśmy w nim doświadczenie z już przeprowadzonych auditów na zgodność z wymaganiami tej nowej normy. Posiadanie przez Quality Austria akredytacji do przeprowadzenia auditów na zgodność z wymaganiami nowej normy ISO 14001:2015 pozwoli wszystkim naszym klientom na uzyskanie wartości, które mogą być zaczerpnięte z naszego dotychczasowego auditowego doświadczenia.

Życzę miłej lektury,
Mirosław Bienioszek
Prezes Zarządu Quality Austria – Polska Sp. z o.o.

Wprowadzenie

Międzynarodowa organizacja ISO jako główne cele rewizji normy ustanowiła:

• harmonizację – ukierunkowanie i utrzymanie zgodności z tzw. Hig Level Structure – wytycznymi Anneksu SL,
• podejście oparte o postępowanie z ryzykiem,
• umiejscowienie zarządzania środowiskowego w zarządzaniu strategicznym organizacji,
• postawienie nacisku na integrację zarządzania środowiskowego w procesy biznesowe,
• utrzymywanie dowodów realizacji skutecznych działań środowiskowych poprzez stosowanie kluczowych wskaźników,
• ustanowienie jako priorytetu podejścia do cyklu życia,
• zewnętrzną komunikację / raportowanie jako narzędzie przywrócenia zaufania do organizacji i systemów.

Podstawa zmian w ISO 14001:2015

Podstawowe założenia dla systemów zarządzania środowiskowego to osiągnięcie stanu równowagi pomiędzy:

• środowiskiem,
• społeczeństwem,
• ekonomią.

Równowaga w ramach globalizacji jest uznawana za niezbędną i ma na celu zaspokojenie potrzeb obecnego pokolenia w taki sposób, aby nie zmniejszyć szans przyszłych pokoleń w zaspokajaniu ich potrzeb.
Koncepcja trzech filarów będąc celem dla zrównoważonego rozwoju, znajduje swoje odzwierciedlenie w normie dla zarządzania środowiskowego. Porównując obydwa wydania norm (najnowsze z roku 2015 i poprzednika z roku 2004) na wstępie można zaobserwować siedem kluczowych obszarów / zmian:

Przygotowanie do zmian w ISO 14001:2015

Dokument IAF ID 10:2015 zawiera wytyczne dla planowania procesu przejścia z ISO 14001:2004 na ISO 14001:2015. Został on przygotowany przez Międzynarodowe Forum Akredytacji (IAF) we współpracy z ISO/TC 207/SC 2. Celem tego dokumentu jest dostarczenie wiedzy niezbędnej dla przygotowania się do implementacji wymagań ISO 14001:2015. Warto na wstępie uzmysłowić sobie zakres zmian w ww. normie, a dotyczy on obszarów takich jak:

• Zarządzanie środowiskowe – strategiczne podejście

Lektura normy jednoznacznie wskazuje na wzrost znaczenia zarządzania środowiskowego w procesach planowania. Wprowadzone nowe wymagania w zakresie zrozumienia kontekstu organizacji i wpływu stron zainteresowanych w sposób diametralny wpływają na postrzeganie zagrożeń dla środowiska ze strony organizacji jak i również wpływ środowiska na organizację. Uwzględnienie w punkcie planowania stron zainteresowanych oznacza m.in. wzięcie pod uwagę wymagania organów państwowych, administracji lub innych wpływów mogących stanowić źródło zagrożenia dla organizacji, lub też stanowić o szansach do podjęcia.

• Przywództwo

To nowy rozdział w normie, mający na celu również podnieść rangę systemów zarządzania wśród osób zarządzających m.in. poprzez jednoznaczne przypisanie im odpowiedzialności za spełnianie wymagań.

• Ochrona środowiska

Wymagania wobec organizacji w zakresie postępowania z środowiskiem zostały określone na wyższym poziomie. Jednocześnie norma wskazuje działania dla ochrony środowiska, takie jak: zapobieganie zanieczyszczeniom, zrównoważone zużycie zasobów, łagodzenie wpływów klimatycznych i dostosowanie się do zmian klimatu, ochronę różnorodności biologicznej itp.

• Efekty działalności środowiskowej

Wyjaśnione zostało podejście do ciągłego doskonalenia. Norma skupia się na doskonaleniu efektów działalności środowiskowej względem deklaracji ustanowionych w Polityce organizacji. Oczywiście należy mieć na uwadze wpływ kontekstu na formułowanie polityki.

• Cykl życia

Zakres oddziaływania i nadzoru nad wpływami zostaje w normie znacznie poszerzony. Zastosowanie produktów i wpływ usług realizowanych przez organizację należy poszerzyć o cykl życia w całym jego aspekcie. W praktyce obszar ten w wielu branżach już funkcjonuje i są wdrażane regulacje w działania organizacji - czyli zastosowanie np. ustaw w zakresie regulacji postępowania z opakowaniami, czy też zużytym sprzętem elektronicznym.

• Komunikacja

Komunikowanie zasad w zakresie postępowania z środowiskiem, zapobieganie zagrożeniom i wpływom w szerokiej perspektywie personelu pracującego w imieniu organizacji to strategiczne podejście do komunikacji. Wymaga to określenia procedur postępowania w tym obszarze nie tylko w zakresie komunikacji ustalonej przez organizację jako niezbędną, ale również w części wymaganej literą prawa.

• Udokumentowana informacja

Pojęcie udokumentowanej informacji to nowe podejście normy obejmujące dotychczasowy nadzór nad dokumentami i zapisami. Lecz nie należy tylko rozpatrywać tego obszaru jako zmiany terminologicznej. Definicja udokumentowanej informacji jest odpowiedzią na postęp i zmiany w przetwarzaniu informacji. Zmiany są szansą dla organizacji, a jednocześnie źródłem zupełnie innych zagrożeń. Podobnie jak w innych obszarach normy, tutaj również organizacja jest odpowiedzialna za zdefiniowanie, jakie udokumentowane informacje będą miały zastosowanie. Nie zapominając o wpływie kontekstu również na proces przetwarzania informacji i ograniczające je regulacje ustawodawcy.

Podejście do wdrożenia wymagań ISO 14001:2015

Mając na uwadze zmienne, które mogą na każdą organizację wpływać w sposób odmienny, zależnie od jej „kontekstu” i „stron zainteresowanych”, kluczowym aspektem jest indywidualne podejście do wdrożenia wymagań normy ISO 14001:2015. Przedstawiona poniżej sekwencja działań dla implementacji ISO 14001 będzie rzutowała na:

• poziom skomplikowania SZŚ,
• poziom sformalizowania wewnętrznymi regulacjami,
• zakres monitorowania, mierzenia, analiz i ocen,
• zakres udokumentowanej informacji niezbędny do realizacji powyższych.

Model systemu zarządzania środowiskowego dla ISO 14001:2015

Aktualna wersja normy zawiera w swojej treści model systemu dla zarządzania środowiskowego. Pomimo, iż ISO 14001 jak i ISO 9001 oparte są o ten sam Anneks SL, który jest wytyczną dla tworzenia norm, modele systemowe w ww. normach się różnią. Podstawą modelu jest cykl PDCA, w który mamy wpisane punkty normy począwszy od:

• Przywództwa [5]

poprzez

• P (Plan - planuj)- Planowanie [6],
• D (Do – działaj/wykonaj) - Wsparcie [7], Działania Operacyjne [8],
• C (Check – sprawdź/oceń) - Ocenę efektów działalności [9],
• A (Act – działaj/doskonal) - Doskonalenie [10].

Skoro mówimy o ujednoliconym podejściu, to wejściowe elementy modelu oparte są o:

Struktura normy ISO 14001:2015

Struktura normy ISO 14001:2015 w sposób znaczący odbiega od tego, do czego przyzwyczaiła nas norma ISO 14001:2004. Jest to wynik realizacji jednego z celów w nowelizacji, jakim jest harmonizacja. Struktura oparta o Anneks SL to począwszy od punktu 4, rozdziały zawierające zasady zastosowania i wymagania normy.
W dalszej części naszego opracowania postaramy się przybliżyć zagadnienia związane z wymaganiami ISO 14001:2015, jednakże w wielu miejscach będziemy Cię, drogi czytelniku, odsyłać do poprzednio opublikowanego e-booka dla ISO 9001. Zabieg taki zastosowaliśmy mając na uwadze fakt, iż wielu czytelników obecnej publikacji przeczytało nasze poprzednie opracowanie. Tak więc niektóre zagadnienia jak np. podejście do ryzyka jest już tematem znanym. Naszym celem jest skupienie uwagi na odmienności i cechach charakterystycznych ISO 14001:2015 w stosunku do normy ISO 9001:2015.

Kontekst - zrozumienie organizacji i jej kontekstu wg normy ISO 14001:2015

„Kontekst organizacji” jest nowym pojęciem w systemach zarządzania jakością czy też środowiskiem. Pojęcie to znajduje się już w jednolitej strukturze, która od 2012 r. jest określona dla wszystkich systemów zarządzania w „High Level Structure“– Anneks SL. W związku z tym, koncepcja ta w równej mierze dotyczy także rewizji normy ISO 14001 dla systemów zarządzania środowiskowego. Wymagania odnośnie tego elementu, są więc podawane w rozdziale 4 wszystkich norm systemów zarządzania. Należy przyjrzeć się przy tym dwóm aspektom:
4.1. Zrozumienie organizacji i jej kontekstu.
4.2. Zrozumienie potrzeb i oczekiwań zainteresowanych stron.
Przy obu tematach chodzi o to, aby określić wymagania, które mogą wpłynąć na planowanie systemu zarządzania jakością, czyli dokonać analizy otoczenia. Analiza ta ma na celu dokładne rozpoznanie uwarunkowań, w jakich firma obecnie funkcjonuje i będzie działać w przyszłości. Mówiąc o otoczeniu mamy na myśli otoczenie bliskie i dalsze. Tym wymaganiem ISO 14001:2015 wnosi dużo więcej do strategii organizacji niż miało to miejsce w przeszłości.
Określanie kontekstu organizacji można odnieść do działań opisanych w opracowaniu „ISO 9001:2015 – Rewizja normy w prostych słowach”. Jednak norma ISO 14001:2015 odnosi się szczególnie do „zdolności organizacji do osiągnięcia zamierzonych rezultatów systemu zarządzania środowiskowego”. O ile kontekst odniesiony do jakości wyrobów może być rozpatrywany z głównym naciskiem na kontakty biznesowe organizacji, to w odniesieniu do wpływu na środowisko trzeba spojrzeć szerzej.
Rozpatrując czynniki zewnętrzne, należy zastanowić się, jaki mogą one mieć wpływ na aspekty środowiskowe w organizacji, warto już na tym etapie rozpatrzyć wpływ cyklu życia produktu. Jeżeli każda strona, która ma lub może mieć styczność z procesami lub wyrobami organizacji będzie rozpatrywana jako strona zainteresowana, otrzymamy dość szerokie spojrzenie na zagadnienie. Nowym wymaganiem jest wyraźnie zapisana konieczność uwzględnienia kontekstu i wymagań zainteresowanych stron podczas:

• określania zakresu dla systemu zarządzania środowiskowego,
• określania zagrożeń i szans związanych z wpływem na środowisko.

Niezbędne jest również utrzymywanie udokumentowanych informacji odnośnie tych zagadnień. Wymagania i oczekiwania zainteresowanych stron, a także ich zmienność powinny być również jednym z tematów omawianych podczas przeglądu systemu zarządzania.
Istotnym zagadnieniem jest tu ustalenie odpowiedzialności za kontakty z zainteresowanymi stronami, gromadzenie i opracowanie odpowiednich informacji dotyczących wymagań i oczekiwań zainteresowanych stron oraz prezentacja tych informacji. Należy podkreślić, że różne obszary będą nadzorowane przez różne struktury organizacyjne, np.:

• wymagania prawne – Zarząd organizacji, kancelaria prawna, wyznaczona osoba,
• wymagania klientów w zakresie wpływu produktów na środowisko – Personel związany z obsługą klienta,
• wymagania w stosunku do dostawców – produkcja, dział zamówień, logistyka, personel związany z audytami dostawców,
• wymagania wynikające z otoczenia organizacji – personel odpowiedzialny za kontakty z otoczeniem,
• kontrole organów ochrony środowiska – Pełnomocnik ds. SZŚ, Zarząd, osoby odpowiedzialne.

Zakres systemu zarządzania środowiskowego ISO 14001:2015

Jednym z wymagań, które należy utrzymywać jako udokumentowaną informację jest zakres systemu zarządzania środowiskowego. Jako wymaganie - konieczność określenia zakresu nie jest nowym rozwiązaniem w normie. Natomiast sposób podejścia do jego określenia wymaga przeanalizowania nowych elementów, takich jak:

• kontekst organizacji,
• strony zainteresowane i ich oddziaływanie.

Planowanie operacyjne, kontrola i nadzór wg normy ISO 14001:2015

Nowelizacja ISO 14001 zmienia spojrzenie na zarządzanie środowiskowe w organizacji. O ile dotychczas systemowe podejście wymagało uwzględnienia procesów biznesowych w planowaniu systemu zarządzania środowiskowego, to w tej chwili można mówić o odwróceniu tego stwierdzenia: firma wdrażająca wymagania ISO 14001 powinna we wszystkich swoich procesach biznesowych uwzględnić ich wpływ na środowisko. Poniższy, mocno uproszczony schemat, obrazuje powiązanie prowadzonej działalności z wpływem na środowisko.

Aktualne wydanie normy wymaga bowiem, by uwzględnić perspektywę cyklu życia na każdym etapie realizacji produktu lub usługi. Należy podkreślić, że nie chodzi tu o szczegółową analizę zgodnie z dostępnymi normami, a jedynie o uwzględnienie wpływu na środowisko, rozpoczynając od procesu planowania po ostateczną utylizację. Sposób realizacji tego wymagania jest zależny od rodzaju prowadzonej działalności, wymagań prawnych mających zastosowanie w danej branży, decyzji samej organizacji. Spełnienie wymagania może zostać zrealizowane np. poprzez przeprowadzenie najprostszej analizy (rys. powyżej) w ramach planowania procesów biznesowych lub oceny aspektów, natomiast jeśli organizacja uzna za zasadne, może to być bardziej szczegółowa analiza zarówno procesów (bilans materiałowy, pomiary wpływu na środowisko, analiza cyklu życia np. w oparciu o ISO 14040).

Kolejnym zagadnieniem, które nabiera innego wymiaru to wprowadzenie wymagań środowiskowych odnośnie produktów i usług oraz nadzoru potwierdzającego, że te wymagania zostały spełnione. W tym miejscu należy sobie zadać pytanie: które informacje pozwalają na ocenę wpływu na środowisko? Które informacje dotyczące produktów, rozliczeń finansowych lub użytkowania urządzeń mogą być również wykorzystane w ocenie wpływu na środowisko?

Planowanie procesów wg ISO 14001:2015

W aktualnym wydaniu ISO 14001 mówimy o planowaniu procesów z uwzględnieniem zagadnień środowiskowych. Odbywa się to poprzez uwzględnienie aspektów środowiskowych już na etapie planów związanych z produkcją i realizacją usług. Osoby odpowiedzialne za ten obszar funkcjonowania firmy powinny być włączone w ocenę wpływu na środowisko (identyfikacja i ocena aspektów) oraz poinformowane o wymaganiach prawnych, wymaganiach zainteresowanych stron i innych regulacjach związanych z wpływem na środowisko. Przy planowaniu kontroli i ustalaniu wartości granicznych odnoszących się do wyników (np. odchyłki wymiarów, normy zużycia surowców, czas wykonania poszczególnych czynności itp.) powinny być również planowane sposoby oceny wpływu na środowisko i wartości graniczne.
Przykłady wskaźników, które można odnieść do wpływu na środowisko:

• wielkość zużycia wody na cele bytowe w zakładzie,
• wielkość zużycia wody w procesie produkcyjnym,
• wielkość zużycia wody w procesach pomocniczych (mycie podłóg, mycie elementów, płukanie instalacji itp.),
• zużycie chemikaliów w procesie produkcyjnym (generowanie ścieków przemysłowych i emisja do powietrza),
• zużycie chemikaliów w procesach pomocniczych (mycie podłóg, mycie elementów, płukanie instalacji, emisje z klimatyzacji itp.),
• zużycie energii w procesie produkcyjnym,
• zużycie energii w procesach okołoprodukcyjnych (biura, klimatyzacja, suszarki do rąk w toaletach itp.).

Na tym etapie wskazane jest również wykorzystanie wyników oceny aspektów środowiskowych oraz uwzględnienie analizy cyklu życia.

Zaprezentowana powyżej logika planowania, przedstawiona podczas Forum QUALITY AUSTRIA 2016 przez prof. Erika Hansena, jest poziomem zarządzania wpływem na środowisko, do którego systematycznie należy dążyć, podejmując działania doskonalące w odniesieniu do planowania produktów i procesów. Należy pamiętać, że dotyczy to zarówno działań w obrębie organizacji jak i w odniesieniu do procesów zlecanych. Norma ISO 14001 nie odnosi się w wyodrębniony sposób do zakupów i zlecania procesów. Wymaga ona jedynie tego, by procesy zlecane na zewnątrz były przez organizację nadzorowane / kontrolowane / organizacja miała na nie wpływ.

Planowanie wszelkich działań powinno uwzględnić następujące możliwości rozwiązań: w zakresie eliminacji, zastąpienia i administrowania.
Pomocny może być schemat dotyczący przepływu materiałów z uwzględnieniem ich ponownego wykorzystania. Jak widać, w tego typu cyklu istotna jest współpraca pomiędzy „kolejnymi ogniwami łańcucha przepływu”, czyli współpraca z dostawcami i klientem, ich świadomość wpływu poszczególnych działań na środowisko.

W ramach swojej prezentacji wspomniany już prof. Erik Hansen zaprezentował schemat podejścia do uwzględnienia cyklu życia w odniesieniu do produktów i usług oraz zużycia surowców i energii. Świadome zarządzanie przepływem materiałowym powinno prowadzić do ograniczenia ilości odpadów oraz do ograniczenia zużycia surowców naturalnych.

Sztandarowe przykłady materiałów, które są z powodzeniem wykorzystywane do recyklingu.
Papier i makulatura – ich recykling pozwala zaoszczędzić wodę, energię potrzebną do wytworzenia papieru z surowych (naturalnych) materiałów, zredukować wielkość emisji gazów i pyłów do powietrza, zmniejszyć ilość wytwarzanych ścieków przemysłowych, zmniejszyć ilości stosowanych chemikaliów.
Z papieru i tektury recyklingowej można wytworzyć ponad 5000 rodzajów produktów. Mogą to być np.: filtry do kawy, abażury, izolacje samochodowe, taśmy maskujące, maseczki ochronne i wiele innych.
Szkło – może być poddawane procesowi recyklingu praktycznie bez końca. Z 90% odzyskanego szkła można wytworzyć kolejne wyroby szklane. Z odzyskanego szkła powstaje tzw. stłuczka szklana, która jest doskonałym suplementem dla wielu wyrobów. Recykling szkła daje oszczędności: energii, ponieważ stłuczka topi się w niższej temperaturze niż surowe materiały, niższe zużycie energii oznacza także redukcję emisji gazów i pyłów do powietrza, redukcję zużycia wody w procesach produkcyjnych.
Oleje przepracowane – recykling zużytego oleju obniża zużycie ropy naftowej. Do wytworzenia 2,37 litra nowego oleju silnikowego potrzebujemy 158,99 litrów ropy naftowej lub tylko 3,79 litra zużytego oleju.
Tworzywa sztuczne – ich wykorzystanie do produkcji nowych tworzyw przerobionego materiału PET (politereftalanu etylu) pozwala zaoszczędzić 60% energii. Dodatkowe oszczędności to: mniejsze zużycie wody, mniejsze zużycie pierwotnych polimerów, co z kolei wiąże się bezpośrednio ze zmniejszeniem emisji do atmosfery.

Gotowość i reagowanie na sytuacje awaryjne zgodnie z ISO 14001:2015

Sytuacje awaryjne, czyli takie sytuacje, kiedy odstępstwo od przyjętych procedur postępowania powoduje zmianę wpływu na środowisko. Tam, gdzie można je przewidzieć, warto (w informacji dotyczącej sposobu nadzorowania procesu) zwrócić uwagę na wartości graniczne prowadzonych pomiarów oraz postępowanie, które ogranicza negatywny wpływ na środowisko. Podstawowym działaniem w tym zakresie powinno być zapobieganie, czyli ustalenie wartości pomiarów, które nie powodują jeszcze niepożądanych skutków, ale wymagają: podjęcia działań prewencyjnych, uświadamiania pracowników odpowiedzialnych za poszczególne działania odnośnie ich wpływu na środowisko i wpływu sytuacji awaryjnych oraz prowadzenia kontroli i analizy otrzymywanych wyników i informacji.

Ocena zgodności z normą ISO 14001:2015

Mówiąc najkrócej, punkt 4.5.2 normy wcześniejszej zawiera jedynie sam nakaz wykonywania oraz dokumentowania okresowej oceny zgodności.
Brak jest natomiast jakichkolwiek wskazówek, jak ten nakaz realizować. Wiele organizacji podchodziło więc do tego wymagania czysto formalnie, przedstawiając auditorom zewnętrznym dokument stwierdzający, że są zgodne z przepisami ochrony środowiska, przyczym często dokument ten stanowił część raportu z rocznego przeglądu zarządzania. Z kolei wielu auditorów zewnętrznych akceptowało to podejście lub co najwyżej zalecało podjęcie niezobowiązujących działań w zakresie doskonalenia narzędzi do oceny zgodności. Punkt 9.1.2 normy ISO 14001:2015 wypełnia te braki, stawiając wymaganie, aby organizacja:

• planowała wykonywanie oceny zgodności z określoną częstotliwością,
• podejmowała niezbędne działania w stosunku do zidentyfikowanych niezgodności oraz potencjalnych niezgodności,
• utrzymywała wiedzę oraz rozumienie swojego statusu zgodności.

Rewizja normy ISO 14001 traktuje ocenę zgodności jako jeden z ważniejszych procesów zarządzania środowiskowego, dzięki któremu organizacja uzyskuje z odpowiednią częstotliwością wiedzę na temat tego, czy jest zgodna z wymaganiami prawnymi i innymi zobowiązaniami. W praktyce trudno jest utrzymać zgodność ze zmieniającymi się przepisami środowiskowymi przez cały czas. Należy jednak dążyć do tego, aby jak najbardziej ograniczyć ryzyko braku zgodności. Organizacje potrzebują narzędzi do tego, żeby wiedzieć, kiedy są niezgodne lub kiedy mogą być potencjalnie niezgodne, aby móc szybko zaplanować przywrócenie zgodności lub nie dopuścić do jej powstania. Z treści punktu 9.1.2 normy ISO 14001:2015 wynika, iż proces oceny zgodności nie zaczyna się, ani nie kończy na prostym sprawdzeniu zgodności raz do roku.
Zgodnie z wymaganiami aktualnej normy proces ten powinien być realizowany w sposób ciągły, dzieląc się na następujące etapy:

• planowanie oceny zgodności,
• realizacja oceny zgodności,
• podejmowanie działań dostosowawczych,
• sprawdzenie statusu zgodności.

Dla organizacji, które chcą wykazać zgodność z wymaganiami normy ISO 14001:2015, dla potrzeb certyfikacji ważne jest, aby pamiętać o konieczności dostarczenia dowodów skutecznego wdrożenia i funkcjonowania, czyli stosowania systemu zarządzania środowiskowego. Według wymagań znowelizowanej normy, organizacje mogą być w stanie wykazać zgodność bez konieczności stosowania dużej liczby udokumentowanej informacji (dokumentów oraz zapisów).
Konieczne jest dostarczenie dowodów z auditu, jak wskazuje norma ISO 19011:2011, definiujące je jako „zapisy, stwierdzenia faktu lub inne informacje, które są istotne ze względu na kryteria auditu i możliwe do zweryfikowania", mając również na uwadze fakt, że dowody z auditu można uzyskać poprzez obserwację, pomiary, badania, lub w inny sposób.
Tu należy zwrócić uwagę, że ze względu na różne zdefiniowanie terminu audit, gdzie w normie ISO 9001:2015 używany jest – dowód obiektywny, a w normie ISO 14001:2015 używany jest – dowód z auditu, mogą występować pewne komplikacje terminologiczne przy realizacji auditu połączonego (np.: ISO 9001 + ISO 14001). Zgodnie z wymaganiami normy ISO 14001:2015 organizacja ma ustanowić, wdrożyć i utrzymywać program(-y) auditów wewnętrznych (które uwzględniają min. środowiskowe znaczenie realizowanych procesów) oraz wyniki auditów (Raport z auditu, Karty niezgodności). Udokumentowane informacje z auditów należy przechowywać jako dowody realizacji Programu auditów i wyników auditów.
Dowody z auditu nie zawsze muszą oznaczać istnienie udokumentowanych informacji, w niektórych przypadkach ocenę zgodności można przeprowadzić na podstawie funkcjonującej procedury formalnej / zwyczajowej (oczywiście tam, gdzie ma to zastosowanie). Również inne metody auditowe pozwalają na ocenę skuteczności realizowanych działań, niemniej przedmiotem tej publikacji nie są techniki auditowania, w związku z czym nie będziemy temu poświęcać uwagi. Warto nadmienić jedynie, iż procesy certyfikacyjne wymagają dużo wyższych kompetencji auditorów niż do tej pory. Ze względu na poszerzony zakres normy punkt widzenia auditorów również wymaga „rewizji”.
Proces certyfikacji jest auditem dwu-fazowym czyli składa się z:

• wstępnego auditu (audit 1 fazy), podczas którego przeprowadza się wstępną ocenę spełnienia wymagań normy odniesienia, weryfikuje zakres systemu zarządzania poddanego certyfikacji oraz spełnienie wymagań formalnych,
• auditu właściwego (audit 2 fazy), gdzie ma miejsce ocena zgodności realizowanych procesów względem wymagań normy.

Doskonalenie wg ISO 14001:2015

Norma ISO 14001:2015 bazuje na cyklu PDCA, gdzie ciągłe doskonalenie jest podstawą. W wymaganiach dotyczących doskonalenia wskazano potrzebę, aby organizacja sama określała jakie obszary jej działalności, w tym system zarządzania środowiskowego należy doskonalić, aby poprawić środowiskowe efekty działalności. Z tego tytułu to sama organizacja określa, jak, co i kiedy wdrożyć jako niezbędne działania, aby osiągnąć zamierzone wyniki swojego systemu zarządzania środowiskowego.
Należy tu również podkreślić, że obecnie mechanizm doskonalenia w sytuacji wystąpienia niezgodności bazuje na następujących krokach: podjęcie działań na miejscu (nadzór i korekcja), zajęcie się następstwami (w tym łagodzenie niekorzystnych wpływów na środowisko), ustalenie przyczyn niezgodności, określenie czy występują lub czy mogłyby wystąpić podobne niezgodności, zaplanować i wdrożyć działania korygujące, a na koniec przeprowadzić ocenę skuteczności podjętych działań korygujących. W organizacji należy przechowywać Kartę z opisem stwierdzonej niezgodności oraz Kartę działań korygujących (udokumentowana informacja).

Więcej informacji

Certyfikacja: Zdobądź certyfikat ISO 14001

System bonusowy: Dowiedz się więcej, jak obniżyć koszty certyfikacji (PDF)

E-book: Pobierz ISO 14001:2015 Zmiany – wszystko co warto wiedzieć (PDF)

E-book: Pobierz ISO 9001:2015 – Rewizja w prostych słowach (PDF)