QualityAustria

Zintegrowane systemy zarządzania – audit jako szansa dla możliwości rozwoju przedsiębiorstwa

Baza wiedzy


Zintegrowane systemy zarządzania – audit jako szansa dla możliwości rozwoju przedsiębiorstwa

Zintegrowane systemy zarządzania – audit jako szansa dla możliwości rozwoju przedsiębiorstwa

Sytuacja obecna

W obecnie trwających rewizjach norm ISO 9001 oraz ISO 14001 można zauważyć istotne zmiany w podejściu. Większy nacisk czy też uwagę przykłada się również do podejścia procesowego.

Zdecydowanie nową koncepcją w podejściu jest bazowanie na ryzyku. W modelu zintegrowanym zauważamy uwzględnienie wielu rodzajów ryzyka występującego na różnych poziomach czy też w różnych obszarach, np. ryzyko zorientowane na proces, zarządzanie, planowanie. Natomiast w kontekście ogólnego planowania systemu  powinny zostać ustalone znaczące zagrożenia w odniesieniu między innymi do zgodności produktu i/lub usługi jak też spełnienia wymagań klientów.

Celem rewizji normy ISO 14001 jest umożliwienie integracji zarządzania środowiskowego z procesami przedsiębiorstwa w celu lepszego wykorzystania potencjału, wynikającego z zarządzania procesowego. Szczególną uwagę zwraca się na zdefiniowanie ryzyka i możliwych szans związanych z znaczącymi aspektami środowiskowymi, wymaganiami prawnymi oraz przyjętymi wymaganiami.

 

Fakty – zagrożenia i szanse

  • Dopiero w roku 2000 wraz z opracowaniem ISO 9001 procesy zostały postawione w centrum uwagi zarządzania jakością.
  • Zmiana podejścia zorientowanego na funkcjonalność do podejścia zorientowanego na proces zostało w niewielu przedsiębiorstwach przyjęte z entuzjazmem (panowało nadal myślenie schematyczne).
  • Szkolenia osób zaangażowanych w procesy w ramach zarządzania procesami  stanowią i poszerzają „bazę wiedzy” przedsiębiorstwa (organizacja ucząca się).
  • Funkcjonowanie w organizacjach schematu organizacyjnego opartego na obszarach czy też komórkach organizacyjnych,  dąży do chęci spełniania autonomicznych celów komórek organizacyjnych. Ma to negatywny wpływ na horyzontalne podejście do przepływu informacji / procesów.
  • Przy autonomicznym podejściu komórek organizacyjnych zatraca się wśród  kierownictwa możliwość obiektywnej oceny funkcjonowania procesów organizacji i ich efektywności.
  • ISO 9001:2008 wymaga analizy oddziaływań procesów. W praktyce częstym problemem dla organizacji jest odpowiednie zdefiniowanie procesu oraz ustalenie kryterium pomiaru.
  • Często w centrum zainteresowania znajduje się opis procesów, schematy przebiegu, a zapomina się o mierze „jakości” procesów.
  • Zmiany parametrów brzegowych dla organizacji, często dyktowanych przez rynek/prawo/normy – nie są uwzględniane w sposób dynamiczny w procesach.
  • Zatraca się możliwości weryfikacji spójności celów procesów z celami strategicznymi organizacji. Często w tym obszarze występują sprzeczności.
  • Nie przedstawia się skutecznie faktycznych powiązań pomiędzy procesami, czego efektem jest brak lub nieefektywna analiza skuteczności.

Czy wiesz że?

Jesteśmy autorami obszernej publikacji na temat zmian w ISO 14001:2015 pt. „ISO 14001:2015. Zmiany – wszystko co warto wiedzieć”. Na ponad 40 stronach omawiamy najważniejsze aspekty, które warto wziąć pod uwagę przygotowując się do recertyfikacji ISO 14001 lub certyfikacji ISO 14001:2015.

Publikację możesz przeczytać bezpośrednio z naszej strony lub pobrać w wersji PDF na swój komputer.  Życzymy przyjemnej lektury

 

 

Konsekwencje i oczekiwania

  • Rozwiązanie nie może polegać tylko na tytularnej zamianie pełnomocnika ds. jakości na pełnomocnika ds. zintegrowanego systemu zarządzania (mimo, iż w zakresie szkoleń i dydaktyki zostało już wiele osiągnięte).
  • Funkcje auditu należy zamienić z „analizy statystycznej” (czy procesy przebiegają w taki sposób, w jaki je opisujesz?) na „analizę dynamiczną” (uwzględnienie zmienności wymagań podczas planowania jakości procesu).
  • Należy uwzględnić priorytety i wyraźne oddziaływania pomiędzy procesami. Wspierają one podejście zorientowane na proces oraz wzmagają myślenie na poziomie skutków dla całej organizacji.
  • Audity muszą być widziane jako część „szans i zarządzania ryzykiem”. Wspierają one zarządzanie ryzykiem poprzez rozpoznanie (w porę) możliwych problemów.
  • Audity muszą dostarczać informacji na temat działań procesów, środowiska i  bezpieczeństwa pracy (skuteczność systemów). Umożliwiają śledzenie rozwoju (wyniki w sprawozdaniach z auditu z uwzględnieniem wymagań ramowych.)
  • Audity powinny bardziej skupiać się na szczególnych celach auditu, wyznaczonych przez przedsiębiorstwo.
  • Przedsiębiorstwa powinny określić swoją strategię auditu.
  • W trakcie auditów sprawdza się zgodność strategii z określonymi celami przedsiębiorstwa.
  • W trakcie przeprowadzania auditów zwraca się szczególną uwagę na metodykę nadzoru oraz pomiaru procesów.
  • Proces auditu umożliwia poznanie stanu wiedzy (w aspekcie informacji istotnych pod względem przebiegu procesów oraz podejmowania decyzji.)

Podsumowanie

Trwające ćwierćwiecze „podejścia zorientowanego na proces”  jest bardzo długim okresem. Pomimo,   iż w trwających rewizjach ma nasilić się podejście zorientowane na proces, w praktyce niewiele to oznacza - głównie dlatego, że norma musi pozostać dokumentem na pewnym poziomie ogólności.

O wiele bardziej istotnym faktem jest to, że musi nastąpić wytworzenie odpowiedniej świadomości potrzebnej do wymaganych zmian. Dopiero wtedy, gdy uda się wytworzyć  w organizacji „dynamiczne podejście” wraz z określeniem wewnętrznych strategii auditowych, możliwe jest przyjęcie oraz akceptacja auditu jako możliwości rozwoju przedsiębiorstwa.

 

Autor oryginalnego tekstu

Ing. Wolfgang Hackenauer, MSc
Netzwerkpartner
Produktmanagement Umwelt
Quality Austria

 

tłumaczenie na podstawie: http://www.qualityaustria.com/index.php?id=3995



Quality Austria - Polska Sp. z o.o.

Quality Austria