QualityAustria

Zarządzanie ryzykiem w projekcie

Baza wiedzy


Zarządzanie ryzykiem w projekcie

Zarządzanie ryzykiem w projekcie

Jak podejmować dobre decyzje i jak kierować zespołem projektowym, aby zwiększyć prawdopodobieństwo osiągnięcia celów? O metodach zarządzania ryzykiem w projekcie oraz satysfakcji z pracy swojej i zespołu projektowego opowie menedżer projektu i trener - Łukasz Góralczyk.

 

Zapraszamy na pierwszą część wywiadu.

 

Dla osób, które nie mają o tym zielonego pojęcia, co w ogóle oznacza zarządzanie ryzykiem w projekcie?

 

Jest to sposób myślenia i formułowania wniosków pozwalający na efektywne podejmowanie decyzji i odpowiadający na wyzwania stawiane przed zespołem projektowym. Sposób definiowania problemów, który w efekcie pozwala minimalizować występowanie sytuacji niekomfortowych dla projektu. Ale też absolutnie nie można zapominać o szansach, które się pojawiają i świadomym nimi zarządzaniu.

Istotą zarządzania ryzykiem jest to, że ma ono dostarczyć paliwa do podejmowania dobrych decyzji. I to jest kluczowa wartość, którą dostarcza. Zespołu projektowe zaczynają koncentrować się na tym, jak korzystać z zasobów które posiadają, jak układać w głowie pomysły, aby po analizie przyczyn pewnych zdarzeń, które mogą zajść i ich skutków, czy wpływów na projekt lub całą organizację, podjąć takie decyzje, które pozwolą dostarczyć to, co jest do dostarczenia, zrobić to, co jest do zrobienia w sposób, który jest najbardziej optymalny.

 

 

 

Czy mógłbyś podać jakieś przykłady metod zarządzania ryzykiem w projekcie?

 

Przede wszystkim chodzi o stosowanie metod związanych z zachowaniem zespołu projektowego i właściwą komunikacją. Kluczowe jest nauczenie się nowego, wspólnego języka, który pozwoli rozumieć się wszystkim i tak samo definiować omawiane zagadnienia. Dopiero w następnym kroku podjąłbym się wprowadzania technik i narzędzi.

Oczywiście narzędzia powinny funkcjonować w odniesieniu do kryteriów i mierników wykorzystywanych w pomiarze postępów prac. Można wprawdzie powiedzieć, że są jakieś uniwersalne miary statystyczne i standardowe mierniki, ale to już w przypadku absolutnej desperacji, ponieważ mogą być oderwane od kontekstu zarządzanego projektu i nie przynoszą oczekiwanej wartości w procesie podejmowania decyzji.

 

Jakie konkretnie metody mógłbyś polecić?

 

Standardowo, wbrew pozorom, metody jakościowe przynoszą wartość. I od tego bym zaczął pracę z niedoświadczonym zespołem. Tym bardziej, że można potem przy kilku krokach zacząć mierzyć te pomysły, które się pojawiają. Zaczynając od miękkich metod bardzo łatwo także pokazać jakie korzyści daje przejście do metod ilościowych i jak można łączyć oba te rozwiązania. Warto tu pomyśleć np. o wykorzystaniu:

 

  • zwyczajnej burzy mózgów, która może dostarczyć nam wielu pomysłów;
     
  • metod scenariuszowych, które dostarczą odpowiedzi w jaki sposób rozwinie się projekt, na jakie wyzwania napotka i w ten sposób zachęcić grupę projektową do wypracowania gotowych strategii. Przykładem takiej metody jest BowTie polegająca na rozpoznaniu przyczyn, ryzyk i konsekwencji zdarzeń, które mogą oddziaływać na projekt i jak nimi zarządzić;
     
  • metod delfickich, czyli korzystaniu z wiedzy i doświadczenia ekspertów, o czym często się zapomina w hermetycznych lub obciążonych trudnym harmonogramem zespołach projektowych.
     

Wszystkie tego typu rozwiązania są jak najbardziej wskazane. Natomiast rzeczywiście można przyjąć, że na początku projektu bardziej będziemy się koncentrować na metodach związanych z pracą zespołu, z planowaniem, z burzą mózgów lub budową scenariuszy. Następnie, po rozpoznaniu kontekstu projektu, tym, jak będzie on funkcjonował zarówno wewnętrznie, jak i w odniesieniu do ram organizacji, wypadałoby włączyć dodatkowe mierniki. Wybrane mierniki projektu będą zależały także od tego, w jakim punkcie rozwoju i dojrzałości znajduje się organizacja, która się decyduje na projekt.

 

Zarządzanie ryzykiem w projekcie - błędna ocena

 

Czy menedżerowie chętnie stosują te metody?

 

Bardzo często tak. Jakkolwiek w początkowej fazie ma miejsce błąd poznawczymenedżerowie obawiają się dodatkowej pracy czekającej ich wraz z wdrożeniem mierników. Tymczasem większość  firm posiada mechanikę, która dostarcza informacji zarządczych. Po prostu wystarczy odnaleźć te informacje, uzupełnić o kontekst projektowy i mieć na uwadze, że będziemy je oceniać przez inny pryzmat. Dział księgowości posiada zestaw danych, nawet jeżeli jest to nieuświadomiona wiedza, które są bardziej niż wystarczające, aby rozpocząć przygodę z pomiarem – jak mawiają moi koledzy, cmentarzysko liczb.  Świetnie, gdyby miała opisane i mierzone procesy biznesowe. Wtedy menedżer odpowiedzialny za projekt ma jeszcze bardziej ułatwione zadanie.

Drugą perspektywą błędu poznawczego jest niedocenianie korzyści, jakie przyniesie zarządzanie ryzykiem i znaczący wzrost komfortu pracy, redukcję strat w budżecie, utraconych dni z harmonogramu, czy też dostarczanie pełnego zakresu.

Często projekt okazuje się zachętą, aby firma zmierzała w stronę wyższego poziomu dojrzałości i być może uporządkowała swoje procesy. Projekt błyskawicznie obnaża i uporządkowuje pewne kwestie właśnie przez to, że jest nastawiony na dany okres, na dany cel, harmonogram i bardzo szybko „wyciąga na światło dzienne” wszystkie słabości organizacyjne.

 

To znaczy, że to porządkuje funkcjonowanie firmy, tak?

 

Jeżeli firma nie jest uporządkowana na pewno je obnaży. Projekty (chyba, że je do tego powołamy) nie odpowiadają za porządkowanie firm. Natomiast jest to moim zdaniem w ogóle dobry moment na to, żeby przejrzeć sobie firmę i usprawnić te obszary, gdzie projekt mnie dotyka. Można być może sięgnąć dalej i przeglądnąć całą firmę, przejrzeć pod kątem tego, czy jest gotowa na inne, być może bardziej nowoczesne zarządzanie.

 

Zarządzanie ryzykiem w projecie

 

 

A co z metodami ilościowymi?

 

Z reguły na początku drogi nie bardzo jest jeszcze jak mierzyć, poza pryncypiami związanymi z zakresem, budżetem i harmonogramem projektu. Po rozpoznaniu kontekstu otoczenia projektu należy najpierw zdecydować co będziemy mierzyć i w jaki sposób, ponieważ zbudowanie setek mierników standardowych mija się z celem. Dużo efektywniej, moim zdaniem, jest zatrzymać się chwilę dłużej nad fazą planowania, poświęcić chwilę i zastanowić się, co jest dla nas ważne.

Mając te mierniki można coś pokazać. Natomiast nie jest łatwą sprawą, że aby zrozumieć, co się mierzy wskazane są spotkania wyjaśniające podstawowe kwestie, które nie zawsze dają błyskawiczny efekt, zadowalający interesariuszy. Cierpliwość to podstawa. Tylko wtedy projekt dobrze funkcjonuje, jeżeli jest dobrze zaplanowany, zarządzany i odpowiednio mierzony.

 

Czyli coś, co ma wartość, to trzeba w to włożyć wysiłek i czas? Wiemy to niby od zawsze, ale stale o tym zapominamy.

 

Prawda? Dopiero potem patrzymy, że nie mamy butów na nogach, a biegniemy, tylko coś nas kłuje w stopy.


Dziękuję za rozmowę.

 

Druga część wywiadu z Łukaszem Góralczykiem na temat zarządzania ryzykiem w projekcie pojawi się już wkrótce. 

Zapraszamy również do lektury innych artykułów Quality Austria-Polska na temat zarządzania ryzykiem:

 

Łukasz Góralczyk

Z zamiłowania i profesji menedżer ryzyka, z zainteresowania - menedżer projektów (z nieczęsto widzianą certyfikacją IPMA Train-The-Trainer i już całkiem zwyczajną PRINCE2Practitioner oraz szkoleniami PMI),  z sentymentem i z wykształcenia do finansów i rachunkowości.

Prowadzi projekty szkoleniowe i warsztaty z zarządzania ryzykiem, BCM i BIA, podczas których zachęca do lateralnego myślenia, innowacyjności oraz krytycznego spojrzenia na świat i wyzwania oraz do odrobiny pokory, kiedy pojawia się szansa i można się czegoś nauczyć.

Wspólnie z Quality Austria-Polska dzieli się wiedzą i doświadczeniem podczas webinarów i szkoleń online z zakresu zarządzania ryzykiem w projekcie.

 

                                                                   

                          

Szkolenie: Zarządzanie ryzykiem w organizacji

       

Naucz się analizować i szacować ryzyko w organizacji, procesach i projektach. Wykorzystaj normę ISO 31000, aby zaprojektować i wdrożyć efektywny system, który przygotuje Twoją firmę na zagrożenia.

Przećwicz pod okiem trenera najważniejsze narzędzia, poznaj wskazówki, które pomogą ci uniknąć kosztownych i czasochłonnych błędów. Zdobądź certyfikat pożądany na rynku.

                                                                                              Szkolenie: Zarządzanie ryzykiem - dowiedz się więcej

 

 

 

 



Quality Austria - Polska Sp. z o.o.

Quality Austria