Najlepsze narzędzie Pełnomocnika systemu zarządzania jakością

Baza wiedzy

Najlepsze narzędzie Pełnomocnika systemu zarządzania jakością

„Chciałam serdecznie podziękować za cudowny zespół auditorów…” Takimi słowami rozpoczynała się wiadomość od Pełnomocnika systemu zarządzania jakością w organizacji Klienta, gdzie auditorzy Quality Austria prowadzili audit certyfikujący na zgodność z wymaganiami ISO 9001:2008.

Czy można otrzymać lepszą wiadomość, która byłaby rekomendacją dla kompetencji? 

Tak wystawiona rekomendacja mobilizuje, ale też jest potwierdzeniem wysokich wymagań stawianych auditorom. Dotyczy to zarówno jednostki certyfikującej jak i każdej organizacji która posiada wdrożony system zarzadzania jakością i stosuje się do wymagań normy ISO 9001. Wymagania co do realizacji auditów jako narzędzia do doskonalenia jest wpisane w rozdział normy i winno być zaimplementowane w system organizacji. Jednakże nie chciałbym się odnosić do realizacji procesu auditów jako tylko i wyłącznie do wymagania normy. Sądzę, iż każda organizacja funkcjonująca w systemie zarządzania jakością dłuższy czas, ma i stawia coraz wyższe wymagania wobec auditów. Jeżeli mają być one narzędziem doskonalenia, to z początkowej fazy oceny stopnia wdrożenia systemu, zgodności funkcjonowania w odniesieniu do dokumentacji systemowej, muszą one ewaluować równoważnie z rozwojem firmy. Nie do przecenienia w tej ewolucji jest rola Pełnomocnika systemu jakości – to on jako osoba bezpośrednio odpowiedzialna za nadzorowanie systemu, również jest odpowiedzialna za jego skuteczność – wobec czego dotyczy to również skuteczności procesu auditów. Można by się pokusić o tezę, iż najlepszym z zestawu narzędzi Pełnomocnika jest proces auditu i sami auditorzy. Jak wynika z przeprowadzonych badań wśród pełnomocników, oprócz podstawowych funkcji oceny zgodności, audit jako proces i wyniki z niego pozyskane służą:

• optymalizacji procesów;
• zwiększeniu efektywności procesów;
• identyfikacji potencjalnych zagrożeń dla procesu;
• ocenie zgodności procesów realizacji produktów (zastosowanie systemów jakości w powiązaniu z Dyrektywami UE np. ATEX);
• eliminacji zbędnych dokumentów, analiz, informacji itp.

Mając na uwadze powyższe wypowiedzi, do czego w Państwa organizacji wykorzystywane są audity i jaka jest rola auditorów?

Dobrze zbudowany zespół auditorów i odpowiednio realizowane audity są doskonałym narzędziem dla Pełnomocnika by np. przedstawić osobom na szczeblu Zarządczym jak można wykorzystać system zarządzania jakością. Jeżeli do tego jeszcze dołożymy analitykę kosztów jakości – to w perspektywie czasu mamy najlepszy dowód jak można rozwijać organizację z efektywnym wykorzystaniem systemu zarządzania jakością zgodnego z wymaganiami normy ISO 9001. W całym toku myślenia jest istotny jeszcze jeden aspekt takich działań – KOMPETENCJE. Dokładniej kompetencje audytorów w organizacji. Bezterminowość wydawanych w naszym kraju zaświadczeń o ukończeniu kursów auditora czy też certyfikatów, powoduje wręcz myślenie, iż jest to uprawnienie nadawane dożywotnio i a priori potwierdzające posiadane kompetencje kandydata na auditora. Nic bardziej mylnego…

By móc być skutecznym w organizacji jako auditor, niezbędnym jest odświeżanie i uzupełnianie wiedzy, a także doskonalenia warsztatu auditorskiego. Bardzo często w programach rozwoju personelu organizacji zapomina się o takiej pozycji jak szkolenie auditora wewnętrznego czy też warsztaty doskonalące dla auditorów. Innym faktem jest korzystanie ze szkoleń dających złudne nadzieje na wykształcenie auditora wewnętrznego w organizacji w 1 dzień.

Unikając narzekania w tym obszarze a przechodząc do działania – Quality Austria wprowadziła w życie „program kompetencyjny dla kadry auditorów”. Jako jedna  pierwszych jednostek certyfikacyjnych, jeżeli nie pierwsza podjęliśmy działania mające stale podnosić kompetencje personelu. Czy to znaczy że do tej pory nie było to realizowane? Wręcz przeciwnie,  doskonalenie to proces ciągły a program kompetencyjny jest jednym z jego elementów.

Auditorzy Quality Austria podlegają w tym programie ocenie, weryfikowana jest ich wiedza i kompetencje. Program ten ma ustalony cel: wyrównać poziom kompetencji wszystkich powołanych auditorów. Wyrównać w tym wypadku znaczy wyrównać do minimalnego poziomu jakim jest cykl kształcenia auditorów na poziomie certyfikatów EOQ. Stawiamy sobie wysoko poprzeczkę po to, by być kompetentnym wobec naszych Klientów. Ale jest to również przykładem na to, iż doskonalenie wpisane jest nie tylko w obszar działań systemów zarządzania naszych Klientów, my również bierzemy udział w doskonaleniu naszych działań.

Chciałbym Państwa zachęcić do wykorzystywania narzędzia jakim jest  zespół auditorów, ale zespół kompetentnych auditorów. Rozsądnie zainwestowane środki w kształcenie kadry, przy programie auditów nastawionym na skuteczność i efektywność będą inwestycją zwrotną. Quality Austria oferuje w swoich programach współpracy szereg szkoleń dla pełnomocników i auditorów. W programy te wpisane są już elementy nowej wersji normy ISO 9001. Z naszymi programami można zapoznać się w witrynie internetowej www.qualityaustria.com.pl jak i również kontaktując się bezpośrednio z działem szkoleń.

Ponieważ to pierwsze wydanie qualityaustria TIMES w roku 2015, życzymy w rozwoju systemów wielu sukcesów, by Państwo również mieli okazję usłyszeć „Chciałam serdecznie podziękować za cudowny zespół auditorów …”

Autor: Michał Kubista