QualityAustria

ISO 14001 – wprowadzanie do nowej wersji Systemu Zarządzania Środowiskowego

Baza wiedzy


ISO 14001 – wprowadzanie do nowej wersji Systemu Zarządzania Środowiskowego

Podczas webinaru nasz trener, auditor i konsultant - Magdalena Gawarecka dzieli się swoim doświadczeniem w zakresie ISO 14001. Dowiedz się co zrobić, aby System Zarządzania Środowiskowego wspierał działanie biznesu i sprawdź o co może zapytać auditor jednostki certyfikacyjnej. 

 

Spis treści

Geneza zarządzania środowiskowego (ISO 14001)

Kontekst organizacji w ISO 14001

Zakres systemu zarządzania środowiskowego ISO 14001:2015

Przywództwo w ISO 14001

Aspekty Środowiskowe w ISO 14001

Zarządzanie celami w ISO 14001

Planowanie

Cykl życia w ISO 14001 - szczegółowy obieg gospodarki

Planowanie operacyjne i kontrola w ISO 14001

Ocena zgodności w ISO 14001

 

 

Geneza zarządzania środowiskowego (ISO 14001)

Żeby porozmawiać o wymaganiach nowej normy, warto zdobyć się na chwilę refleksji, o której, w kontekście systemów zarządzania, nigdy nie mówiliśmy. Zastanówmy się przez chwilę jak wyglądał rozwój cywilizacji, w której żyjemy i cofnijmy się niedaleko – 200 lat wstecz. Pod koniec XVIII wieku zaczął się rozwój przemysłu jako takiego: rozwiązania techniczne, rozwój nauki, możliwości przemysłowe. Początkowo był to rozwój włókiennictwa i przemysłu metalurgicznego. Rozwój ten pozwolił na dostęp do dosyć drogich towarów, do wielu mało dostępnych wcześniej rozwiązań. Wiązało się to z samonakręcającym się kołem. Pojawiły się maszyny parowe, pojawiły się elektrownie. Przełom XIX i XX wieku to jest w zasadzie jedna wielka rewolucja przemysłowa, gdzie nagle zaczęto korzystać z publicznych środków transportu, z elektryczności, z możliwości, jakie ta elektryczność, dostępna dla każdego, faktycznie daje. Pojawienie się różnych rozwiązań technicznych, które na dzień dzisiejszy są dla nas oczywiste. Nie mniej pamiętajcie Państwo, że nikt wtedy nie rozmawiał o obciążeniach środowiska. Stawiano na łatwość dostępu, na jak najniższą cenę.

 

Na temat ochrony środowiska zaczęto mówić niedawno - w latach 70-tych XX wieku. Na początku wpływem rozwoju techniki, technologii, przemysłu nie zajęli się naukowcy, tylko „dzieci kwiaty”, czyli hippisi. To ruchy młodzieży zwróciły uwagę na niekorzystne zjawiska związane z rozwojem przemysłu, z katastrofami przemysłowymi, z zanieczyszczeniem rzek. W latach 80-tych mieliśmy pierwszą dużą katastrofę elektrowni atomowej w Czarnobylu, która zmieniła podejście do pozyskiwania tego typu energii. Na pewno wielu z Was to pamięta.

 

Uświadomcie sobie Państwo jedną rzecz. O życiu bez energii elektrycznej wiemy z opowiadań starszych osób, natomiast o katastrofie czarnobylskiej, o Szczycie Ziemi w Rio de Janeiro w 1992 r. praktycznie słyszała większość z nas. To jest już nasza historia, a nie jakaś daleka, zamierzchła. W związku z tym warto zastanowić się nad tym, że ochrona środowiska rozwija się od niedawna. Te rozwiązania, które mamy dzisiaj muszą nadążyć za rozwojem przemysłu i nie jest to proste. Stąd pewne regulacje na skalę międzynarodową, europejską i również lokalną, żeby, nie ograniczając naszych możliwości rozwoju, wygodnego życia, czy rozwoju naszych firm, nie degradować środowiska bardziej niż to jest potrzebne i starać się chronić je jak najbardziej, starać się zatrzymać te zmiany, które już nastąpiły.

 

 

Kontekst organizacji w ISO 14001

Stąd pierwszym wymaganiem, z którym się spotkacie otwierając normę ISO 14001 jest zagadnienie kontekstu organizacji. I teraz spójrzcie Państwo na projekt „systemy zarządzania”, bo przypuszczam, że większość z Was pewne doświadczenia w tym zakresie ma. Wcześniej mówiliśmy o wpływie zainteresowanych stron, które z reguły były na siłę znajdowane.

 

 

Oczywistym zjawiskiem są wymagania prawne. Jeżeli chodzi o wszystkie pozostałe zainteresowane strony, to jednym udawało się je lepiej sprecyzować, innym gorzej. Jednak z reguły nie były to zainteresowane strony, które były poważnie traktowane przez nasz biznes. Zajmował się nimi specjalista od ochrony środowiska lub specjalista od public relations, jeśli temat był istotniejszy i tyle.

 

 TERAZ NORMA ISO 14001:2015 MÓWI WPROST: ZASTANÓW SIĘ, CO ROBISZ I ZASTANÓW SIĘ, NA KOGO TY MASZ WPŁYW I KTO MA WPŁYW NA CIEBIE.

 

Kontekst organizacji rozpatrujemy w dwóch obszarach.

Z jednej strony zastanawiamy się nad:

  • naszym zewnętrznym otoczeniem;
  • jakie znaczenie ma dla nas w aspektach środowiskowych grupa kapitałowa;
  • jakie znaczenie mają wymagania prawne;
  • jakie znaczenie mają dla nas dostawcy;
  • jakie znaczenie mają dla nas klienci;
  • czy wszystkie wymagania klientów są zgodne z naszą filozofią;
  • czy wszystkie wymagania klientów są zgodne z naszą polityką środowiskową;
  • czy informacje trafiające od nas do otoczenia są wystarczające, żeby potwierdzić, że to, co robimy, robimy zgodnie z przyjętą strategią i filozofią.

 

Z drugiej strony badamy nasz kontekst wewnętrzny:

  • jak nasz wpływ na środowisko odbierają pracownicy;
  • jak dbamy o naszą infrastrukturę, jak dbamy o nasze wewnętrzne procesy, plany, postępowanie i rozwiązania organizacyjne z uwzględnieniem zagadnień środowiskowych.

 

Oczywiście, żeby ten kontekst odpowiednio ocenić, odpowiednio opracować, warto przyjąć sobie jakąś metodę. Jednym z rozwiązań jest metoda STEP, która ma zastosowanie m.in. w jakości, ochronie środowiska, BHP, jak i we wszystkich innych zagadnieniach, którymi będziemy chcieli się zająć. Od razu podkreślam – to nie jest jedyne możliwe rozwiązanie. W zależności od tego, jak Wam będzie wygodnie sobie to zagadnienie opracować, taką metodę sobie przyjmiecie. Natomiast warto rozpatrywać ten kontekst w odniesieniu do różnych obszarów działalności, ale nie związanych ze środowiskiem dla naszej firmy, tylko związanych z naszym biznesem.

 

Jak otoczenie społeczne wpływa na nasze postrzeganie wpływu na środowisko?

 

Począwszy od tego, co się dzieje wewnątrz naszej firmy:

  • na ile świadomych mamy pracowników;
  • jak poważnie traktują oni wpływ swojej pracy na środowisko;
  • czy segregują odpady, tak, jak przyjęliśmy, czy musimy to sprawdzać i poprawiać na każdym kroku;
  • czy faktycznie wiedzą, jaki ich praca może mieć związek ze środowiskiem, z opłatami środowiskowymi, z postrzeganiem firmy;
  • czy osoba planująca produkcję wie, że to, jak ona zaplanuje przepływy materiałowe, wykorzystanie maszyn i inne zagadnienia związane z naszym biznesem, jak to wpłynie na ilość wytwarzanych odpadów, na emisję, czy na inne zagadnienia środowiskowe naszej firmy.

 

Na ile kształcimy naszych pracowników?

 

Jeżeli ukształtujemy świadomość naszych pracowników wewnątrz firmy, gdy wychodzą z pracy – świadomość ta zostaje. Można powiedzieć, że jest to kształtowanie otoczenia już poza naszym biznesem.

 

Na ile stronę techniczną i technologiczną uwzględniamy w planach środowiskowych?

 

  • Czy np. zastanawiamy się nad planowaniem transportu wewnątrz i na zewnątrz firmy, czy po prostu podchodzimy tak, jak wielu: „Stać mnie na paliwo, to jeżdżę tyle, ile chcę, a nie tyle, ile muszę”;
  • Czy zastanawiam się nad pustymi przebiegami, bądź nad nieuzasadnionymi wyjazdami? Czy organizuję tą stronę w sposób bardziej świadomy?
  • Czy maszyny, które mam na terenie firmy, są faktycznie optymalnie wykorzystywane?

 

 

PRZYKŁAD

W ramach audytów energetycznych zdarzyło mi się współpracować z firmą, w której, bez względu na obciążenie, wszystkie urządzenia, które były dostępne na hali produkcyjnej, były włączone, bo a nuż się przydadzą.

 

Można zadać sobie pytania:

 

  • Jaki ma to wpływ na środowisko?
  • Czy my też w ten sposób postępujemy?
  • Jak czynniki ekonomiczne wpływają na nasze postrzeganie środowiska?
  • Czy jesteśmy w stanie wyliczyć, jaki wpływ na opłaty środowiskowe mają np. braki związane z jakością materiałów?
  • Jaki wpływ na nasze opłaty środowiskowe mają przestoje, czy dodatkowe uruchomienia?
  • Jaki wpływ na nasze koszty środowiskowe mają prowadzone inwestycje? Czy my w tych inwestycjach uwzględniamy również wpływ na środowisko? Czy chcemy w ogóle o tym myśleć?

 

 

Czynniki polityczne.

 

Powinniśmy uwzględnić zarówno politykę globalną, jak i wewnętrzną w naszym podejściu do określonych zagadnień, takich, jak np.:

  • czy zmiany w przepisach prawnych są dla nas istotne;
  • czy zmiany w opłatach prowadzenia pomiarów są dla nas znaczące;
  • czy sytuacja polityczna u naszych klientów, bo nie zawsze są na terenie Polski, ma dla nas znaczenie;
  • czy uwzględniamy np. wymagania środowiskowe w krajach, do których trafiają nasze wyroby, bądź usługi. To też jest istotny czynnik związany z wpływem na środowisko.
  • Czy sposób dostarczania naszych wyrobów też jest optymalny?
  • Czy koszty środowiskowe łączymy z tymi, które faktycznie dotyczą produkcji wyrobów? (Odnośnie pytań dotyczących tego, jak podejść, jak analizować, jak powiązać te zagadnienia ? Należy to robić jak najbardziej ściśle.

 

Dotychczas ISO 14001 nieśmiało sugerowało, aby uwzględnić procesy biznesowe przy ocenie aspektów. Teraz wymaganie jest wprost – procesy biznesowe muszą być wzięte pod uwagę. Ocena aspektów środowiskowych i analiza kontekstu muszą być powiązane z faktycznym biznesem, który prowadzimy. Nie możemy tego robić w oderwaniu od tych zagadnień. Jeżeli macie wdrożoną normę ISO 9001 – to analizę kontekstu możemy zrobić łącznie. Wiemy, jakie mamy procesy, wiemy, jakie mamy do nich dane wejściowe i wyjściowe i zastanawiamy się, jakie czynniki jakościowe oraz czynniki środowiskowe są dla tych procesów ważne.

 

 

Zakres systemu zarządzania środowiskowego ISO 14001:2015

Kolejnym zagadnieniem, na które również trzeba spojrzeć zupełnie inaczej niż dotychczas jest zakres systemu zarządzania. Wiele osób podchodzi tak, że w tej chwili są bardzo niejasne wymagania dotyczące dokumentowania systemu. Normy nie wymagają udokumentowanych procedur, mówią o udokumentowanych informacjach. Dla niektórych jest to bardzo niejednoznaczne. Zakres systemu zarządzania powinien zaistnieć jako udokumentowana informacja. Podejście, gdy mówiliśmy, jakie wyroby i usługi są uwzględniane, to dopiero pierwszy krok do zakresu. Dotychczas na tym ten temat kończyliśmy.

 

Obecnie, żeby w pełni udokumentować zakres systemu zarządzania, musimy uwzględnić wymagania zainteresowanych stron, czyli odnieść się do tego, które z tych wymagań są dla nas istotne ze względu na ochronę środowiska, do których my się musimy dostosować, i z którymi my się musimy przy każdym naszym działaniu liczyć. Warto zadać sobie pytania:

 

  • Jakie czynniki wewnętrzne i zewnętrzne musimy rozpatrywać?
  • Które są dla nas ważne, znaczące?
  • Którymi musimy się zajmować, i które musimy stale analizować?

 

Na pewno będą to czynniki takie, jak: zmiany w przepisach prawnych, czy zmiany w możliwościach dostawców.

 

Jeżeli mamy materiał złej jakości, musimy go, mówiąc potocznie, u siebie obrobić. Wykorzystamy wtedy więcej energii, może jakichś dodatkowych surowców, środków chemicznych itd. To wszystko wiąże się z wpływem na środowisko.

 

 

Granice fizyczne i organizacyjne ISO 14001

 

Jeżeli rozwiążemy sprawę transportu w jakiś konkretny sposób, np. czy będzie to dostawca zewnętrzny, czy będą to nasze środki transportu, też jest to czynnik, z którym się musimy liczyć. Jeżeli jesteśmy członkiem grupy kapitałowej, która narzuca nam politycznie pewne wymagania, też są to czynniki dla nas istotne. Ważne w ISO 14001 w tej chwili są granice fizyczne i organizacyjne. Tego dotychczas nie było. Natomiast musimy w tej chwili jasno sprecyzować, gdzie my prowadzimy naszą działalność, gdzie my oddziałujemy ze środowiskiem. Dla jednych jest to proste – prowadzę produkcję na terenie jednej czy dwóch hal produkcyjnych i w momencie, kiedy produkt opuszcza moją firmę, jest to już sprawa klienta. Natomiast wiele firm świadczy usługi na terenie zleceniodawcy lub w różnych innych miejscach. Tam też oddziałujemy ze środowiskiem. Nie da się tego wykluczyć, nie da się od tego uciec.

 

Dlatego precyzując zakres i fizyczne granice, muszę określić, gdzie faktycznie na środowisko wpływam, gdzie wytwarzam odpady. Nawet, jeżeli później zajmuje się nimi klient, zleceniodawca, czy firma, która mnie w tym zakresie obsługuje, to moi pracownicy muszą się umieć dostosować do tych zasad. Jeżeli zużywam energię, nawet, jeśli jest to energia, którą później rozliczam ze zleceniodawcą, to moi pracownicy muszą to zrobić w sposób optymalny, świadomy, że to też wpływa na środowisko. Jeżeli korzystam z surowców dostawcy, które później w jakiś sposób sobie rozliczam, to też jest wpływ na środowisko i tu też moje granice są wyraźnie oznaczone. Dostawca mi dostarcza pewnych materiałów, pewnych surowców i nie mam wpływu na ich rodzaj, ale już na sposób w jaki z nimi postępuję świadcząc moje usługi – jak najbardziej. To już robią moi pracownicy, czyli moja firma. Więc trzeba to sobie jasno i jednoznacznie sprecyzować.

 

 

Przywództwo w ISO 14001

Zagadnieniem, które zmienia się bardzo istotnie w tej chwili jest rola przywództwa. Bardzo proszę o komentarze, jeśli jest inaczej , niż powiem, natomiast z mojego doświadczenia jako konsultanta i audytora wynika, że dotychczas sprawa była prosta.

 

 

Mianowaliśmy Pełnomocnika ds. systemu zarządzania środowiskowego, czy jakkolwiek on się nazywał, i generalnie miał on sobie radzić z systemem. Jeżeli u kogoś było inaczej, to bardzo proszę o informacje tutaj na czacie. Natomiast przeważnie to pełnomocnik zajmował się systemem, przypisywał pewne konkretne zadania. Dbanie o właściwe postępowanie przeważnie była to jego praca.

 

Obecnie twórcy normy w ogóle zrezygnowali z tego zagadnienia. W dalszym ciągu pełnomocnik jest osobą bardzo ważną w firmie. Zakazu powoływania takiej osoby, takiej roli w przedsiębiorstwie oczywiście nie ma, niemniej za to jak są postrzegane zagadnienia ochrony środowiska, odpowiada kierownictwo firmy, czyli osoby, które zarządzają poszczególnymi obszarami. Od najwyższego kierownictwa, które zarządza całością, po kierowników poszczególnych obszarów, właścicieli procesu, jakkolwiek się to u nas nazywa.

 

Zmiana jest o tyle istotna, że osoby, które zarządzają poszczególnymi obszarami firmy, muszą sobie zdawać sprawę z tego, że ważne jest nie tylko zadowolenie klienta, spełnianie jego wymagań jakościowych. Dodatkowo muszą sobie zdawać sprawę z oczekiwań zainteresowanych stron, muszą sobie zdawać sprawę z czynników, jakie są istotne dla zarządzanego przez nich obszaru, z którymi powinny się liczyć z uwzględnieniem wpływu na środowisko.

 

 

OBECNIE TO NIE PEŁNOMOCNIK MÓWI O TYM, KTÓRE ASPEKTY SĄ ZNACZĄCE W DANYM OBSZARZE, TYLKO OSOBA, KTÓRA TYM OBSZAREM ZARZĄDZA.

 

 

Pełnomocnik może wesprzeć w tych zagadnieniach. On faktycznie ma wiedzę i długoletnie doświadczenie, niemniej nie oddamy mu przywództwa w pewnych zagadnieniach nad naszym obszarem. Stąd jest to zmiana w mentalności, zmiana w myśleniu.

 

Zdaję sobie sprawę, że zmiana tego rodzaju w wielu firmach będzie wymagać czasu, niemniej przed wejściem na wymagania nowej normy to jest ten moment, kiedy należy zacząć myśleć inaczej o ochronie środowiska. Jeżeli planujemy strategiczne informacje dla firmy, nie robi tego pełnomocnik, tylko osoba, która zajmuje się inwestycjami i decyduje o zasobach na te inwestycje. Przeważnie jest to kierownictwo wysokiego szczebla. Zgodnie z wymaganiem ISO 14001 powinno ono zadać sobie pytanie: „Dobrze, poprawimy jakość, poprawimy parametry techniczne urządzeń, a jak to wpłynie na środowisko?”

 

 

PRZYKŁAD

Ile razy jest tak, że instalujemy linię i oszczędzamy na tych urządzeniach, które pozwoliłyby na mniejsze zużycie energii, wyeliminowanie szkodliwych substancji chemicznych niezbędnych do ich utrzymania, czy inne tego typu zagadnienia.

 

 

W tej chwili świadome planowanie naszych procesów, jeżeli chcemy spełniać wymagania ISO 14001, musi uwzględniać wpływ na środowisko każdej znaczącej dla firmy decyzji.

 

 

Aspekty środowiskowe w ISO 14001

Pytaliście Państwo jeszcze przed webinarem - „Jak oceniać aspekty środowiskowe?”

 

Dzięki tej ocenie powinniśmy wiedzieć, co w naszej firmie znacząco oddziałuje na środowisko, zarówno w negatywny, jak i w pozytywny sposób.

 

 

 

Jeżeli mamy różne procesy, należy liczyć się z tym, że ten aspekt, który w jednym z procesów będzie znaczący, w innym może nie występować w ogóle bądź znaczącym nie będzie. Dlatego warto na etapie planowania procesów, działań, zastanowić się w jaki sposób w poszczególnych obszarach wpływają one na środowisko.

 

 

PRZYKŁAD

Prowadzimy działalność produkcyjną polegającą na tym, że produkujemy guziki. Zużycie paliw, czy generalnie energii na środki produkcji będzie w jakiś tam sposób uwzględnione i może nie być aspektem znaczącym. Transport wewnętrzny mamy rozwiązany w sposób prosty, natomiast guziki również dostarczamy do naszych sprzedawców, dystrybutorów. I w samym procesie już bezpośrednio z dostawą do klienta - zużycie energii, zużycie paliw związanych z transportem będzie jak najbardziej znaczące. Wpływ na ten aspekt będzie miało planowanie tras przebiegu, planowanie wykorzystania naszych środków transportu.

 

 

Kolejna sprawa, jeżeli któryś z aspektów jest w danym procesie, czy w naszej firmie znaczący – podstawowym zagadnieniem jest zadanie sobie pytania: „Jak ja ten aspekt monitoruję?

 

  • Czy on jest zmierzony i mogę powiedzieć, że wpływa na środowisko w stopniu takim, jakim musi i nie da się tego zmniejszyć?
  • Czy ten wpływ, wyrażony w jakiś mierzalny sposób, jest zależny od moich działań: od planowania, od pewnych moich zachowań, pewnych zjawisk zewnętrznych – np. jakości surowców, czy sposobu eksploatacji samochodów?

 

W zależności od tego jak jeżdżę, tyle moje auto pali. W zależności od tego, czy mam zaplanowane trasy i wykorzystuję samochód w pełni, czy też mam tak zwane „puste przebiegi”, w różny sposób będzie mi się kształtowało zużycie paliwa na jednostkę przewiezionego towaru, na ilość załatwionych spraw w zależności od tego, czym się zajmuję.

 

Aspekty środowiskowe muszą być, w myśl wymagań normy, również powiązane z oceną ryzyka i szans. I tu też można podejść do tego różnie. Quality Austria prowadzi, niezależnie od tego wykładu, webinary i szkolenia związane z analizą ryzyka i może ta analiza ryzyka jak najbardziej uwzględniać również wpływ na ryzyko.

 

 

PRZYKŁAD

Wyobraźmy sobie bardzo prostą sytuację. Kończy nam się decyzja środowiskowa związana z naszą działalnością i nie wykonaliśmy wcześniejszych działań, żeby ją przedłużyć, żeby uzyskać ponowną. Czy jest to ryzyko dla naszego biznesu? Przypuszczam, że znaczące. Albo instalujemy nową linię produkcyjną i okazuje się, że będziemy wytwarzać odpady, których do tej pory nie wytwarzaliśmy. Zapomnimy o tym do momentu, kiedy te odpady powstaną. Pewne kroki w każdej chwili oczywiście można podjąć, niemniej pamiętajmy o tym, że jest to związane z pewnym ryzykiem. Może zdarzyć się tak, że zanim znajdziemy odbiorcę tych odpadów, będziemy musieli je przechowywać. Będzie to problem dla naszej firmy. Będziemy musieli zapewnić odpowiednie miejsca magazynowe. Patrząc w ten sposób, każdy aspekt środowiskowy będzie miał wpływ nie tylko na środowisko, ale również na nasz biznes. Także tutaj ważne jest w tej chwili, żeby spojrzeć na firmę całościowo.

 

 

Wpływamy na środowisko, wymagania środowiskowe wpływają również na nas. Przykładów można tu wiele wymyślać. Myślę, że Państwo też jesteście w stanie wiele własnych przykładów podać. Natomiast, jeżeli powiążemy ocenę aspektów środowiskowych z procesami w firmie i z analizą ryzyka, to można powiedzieć, że samoczynnie otrzymamy informację o tym, jakie mogą wystąpić sytuacje awaryjne, i jakie kroki możemy w naszych procesach podjąć, żeby ich uniknąć. Bo po to jest nam potrzebna analiza ryzyka, żeby się zabezpieczyć przed niepożądanymi zjawiskami bądź wykorzystać szanse, które się mogą pojawić, bo np. musimy ograniczyć wpływ na środowisko, jeśli chodzi o wytwarzane odpady, czy jeśli chodzi o nadmierną emisję i jest to taki stymulator do tego, żeby zmodernizować naszą linię, żeby zmodernizować to, co faktycznie robimy, jeśli chodzi o naszą działalność.

 

 

Zarządzanie celami w ISO 14001

Można powiedzieć, że zawsze było i zawsze będzie, niemniej chciałabym bardzo mocno podkreślić, że w ramach wymagań ISO 14001 nie ma konieczności tworzenia osobnych celów środowiskowych. Natomiast warto podejść do zagadnienia całościowo.

 

 

 

Często na audytach spotykam się z pojęciem takim, że dobrze, mamy plany budżetowe, mamy inwestycje ujęte w budżecie, zupełnie niezależnie mamy cele jakościowe, a jeszcze bardziej niezależnie mamy cele środowiskowe. No i w tym momencie nasuwa się pytanie: „Kto faktycznie tym biznesem zarządza?

 

Mamy jeden budżet, jedną firmę i jakieś tam możliwości finansowe, organizacyjne i techniczne, żeby coś w naszej firmie zmienić i poprawić. Podejdźmy do tego całościowo. Jeżeli realizujemy jakąś inwestycję, bardzo często ma ona związek z jakością naszych wyrobów, z terminowością wykonania, z parkiem maszynowym, z wpływem na środowisko itp. W związku z tym jak najbardziej pożądanym zjawiskiem, zwłaszcza przy zintegrowanych systemach zarządzania, jest powiązanie celów jakościowych, środowiskowych, czasem BHP, i/lub energetycznych (dla tych, którzy zdecydowali się na ISO 50001), tak, aby, jak się to mówi potocznie „przy jednym ogniu naraz wiele pieczeni upiec”. Zwłaszcza w dużych inwestycjach realizacja jednego działania jest powiązana z całą firmą. Nie zapominajmy o tym, deklarując cele jakościowe i środowiskowe.

 

Kolejny istotny element to ilość celów.

 

Często, żeby pokazać, jak wiele jesteśmy w stanie wymyślić - pewne działania operacyjne, czy pewne działania prowadzone na bieżąco deklarujemy jako cel środowiskowy. Często programy środowiskowe tworzone są w oparciu o cele roczne. Takiego wymagania w normie nie ma i nigdy nie było. Mogę sobie założyć cel środowiskowy na najbliższe 5-10 lat. Nie jest to błędem, pod warunkiem, że zaplanuję, jakie działania systematycznie wprowadzam, żeby po tych kilku latach mój cel osiągnąć. Warto zrozumieć, że nie liczy się ilość tylko jakość.

 

Jeśli chodzi o przypisanie ryzyka i szans do celów, to czy zmiany w firmie nie wiążą się z ryzykiem i szansami? Czy, jeżeli chcę w coś zainwestować bądź coś zmienić, to czy mam gwarancję, że mi się uda? Warto, planując realizację jakiegoś celu, zastanowić się, jaki ta realizacja będzie miała wpływ na moją firmę zarówno wtedy, gdy mi się uda, jak i wtedy, gdy mi się nie uda.

 

 

PRZYKŁAD

Mam postawiony cel, aby ograniczyć ilość odpadów poprodukcyjnych. Jak go mogę realizować? Wprowadzając dokładniejszą kontrolę jakości surowców, żeby nie mieć wadliwych, czy też zmieniając dostawcę surowców. W jednym i drugim przypadku jest ryzyko. Dostawca może mi się nie sprawdzić, kontrola jakości może nie dać pożądanych efektów. Póki tego nie wprowadzę, nie jestem pewna. Mogę tylko przypuszczać. Modernizując część linii technologicznej zakładam, że da to efekt i zakładam, w jaki sposób będę ten efekt sobie mierzyła. Ale każda modernizacja to są wydatki. Wiąże się z ryzykiem np. związanym z problemami jakościowymi, wiąże się z ryzykiem, że finansowo mi się to nie opłaci. Nie da się nie wiązać celów środowiskowych z wpływem na moją firmę.

 

 

Jeśli chodzi o to, czy faktycznie trzeba to zapisać. Jak inaczej Państwo udowodnicie, że zaplanowaliście pewne działania, i że zostały one właściwie zweryfikowane? Przy czym pamiętajmy o tym, że te działania nie muszą być zapisane pod tytułem jednoznacznym – realizacja celu numer 25. Zastanówcie się, jak planujecie realizację poszczególnych etapów inwestycji, projektów w firmie, czy zmian w firmie. To jest kolejna rzecz z punktu widzenia audytora. Często jest tak, że oglądam programy środowiskowe i realizację tych programów środowiskowych, a zupełnie niezależnie w firmie prowadzone jest dokumentowanie związane z zarządzaniem projektami. Jeżeli macie takie rozwiązanie, no to tam zapisujecie. Jeżeli wprowadzacie zmiany, to przeważnie one są zaplanowane i przeważnie gdzieś jest potwierdzenie, że ten plan wykonano.

 

Jeżeli dostaniecie listę punktów do realizacji od Prezesa firmy, to później musicie potwierdzić, że je zrealizowaliście. Jeżeli mamy jakieś spotkanie biznesowe, na którym planujemy poszczególne kroki, w 90% przypadków jest referent, który zapisuje, co ustalono, kto za to odpowiada, i na kiedy ma potwierdzić, że zrobił. Wystarczy.

 

Zastanówcie się, jak tego typu sytuacje macie faktycznie w firmie rozwiązane od dawna, i w jaki sposób włączyć w to zagadnienia środowiskowe, a nie wymyślać nowe rozwiązania, które z założenia mają małe szanse się sprawdzić, bo są sztuczne i nie są włączone w codzienne działania naszej firmy.

 

 

Planowanie

Mamy procesy biznesowe, dla których funkcjonuje nasza firma, i które są podstawą naszego istnienia. Z nimi musimy jednoznacznie powiązać aspekty środowiskowe, zastanowić się, jak poszczególne działania w tych procesach wpływają na środowisko, i który z tych wpływów jest istotny. Zastanowić się, czy do którychś z tych zagadnień możemy odnieść wymagania prawne lub inne wymagania wynikające z analizy kontekstu, do których musimy się dostosować.

 

 

 

Są to wymagania grupy kapitałowej, wymagania klienta, który odbiera od nas towary, wymagania prawne, czy wymagania lokalnego urzędu, który sobie życzy, że ma być tak, a nie inaczej. Na tym etapie zastanawiamy się: jakie jest ryzyko nie spełnienia tych wymagań, czy jakie jest ryzyko dla naszego biznesu związanego również z wpływem na środowisko, i na tej podstawie planujemy działania, które musimy podjąć, żeby te procesy biznesowe mogły funkcjonować w sposób poprawny, opłacalny dla nas i w sposób dający nam możliwości rozwoju i istnienia na rynku przez taki czas, jaki sobie założyliśmy.

 

 

Cykl życia w ISO 14001 - szczegółowy obieg gospodarki

Kolejną sprawą, która budzi wiele emocji w związku z normą ISO 14001, jest zagadnienie związane z cyklem życia. Zarówno na poziomie identyfikacji aspektów środowiskowych, jak i na poziomie planowania działań operacyjnych, norma mówi o tym, żeby uwzględnić cykl życia związany z naszą działalnością i z usługami. Trudno jest mi odpowiedzieć w tej chwili na wszystkie pytania, które w tym temacie mogą się nasunąć, niemniej w tym temacie chciałabym rozwiać jeden mit.

Norma nie mówi o tym, że musicie wykonać, zgodnie z dostępnymi narzędziami, dostępnymi zasadami, szczegółową analizę życia produktu, czy procesu. Natomiast planując procesy, planując nasze działania należy zastanowić się, skąd my bierzemy materiały, surowce wejściowe do naszych procesów, i na ile nasz wybór ma wpływ na środowisko.

 

Czy ja mojemu dostawcy stawiam jakiekolwiek wymagania związane z wpływem na środowisko?

 

  • Czy wymagam, żeby działał zgodnie z przepisami prawnymi?
  • Czy życzę sobie, żeby w surowcach, które dostaję, nie było pewnych substancji, które szczególnie obciążają środowisko? Oczywiście na ile jest to możliwe.
  • Czy pytam mojego dostawcę, czy np. opakowania lub zużyte substancje, które dla mnie są niezbędne, odbierze ode mnie i zutylizuje we właściwy sposób?

 

To jest uwzględnienie cyklu życia. Wiem, że używam czegoś, co wpływa na środowisko. Wiem, że jeżeli będę z tym postępowała nieprawidłowo, to może wpływać znacząco na środowisko, więc tego, kto wytwarza daną substancję, czy dany produkt pytam, co ja mam z tym zrobić, czy mogę tutaj liczyć na wsparcie?

 

No i w drugą stronę – czy ja jestem takim wsparciem dla moich klientów? 

 

  • Czy jeżeli ode mnie wychodzą gotowe produkty, gotowe usługi – czy informuję klienta, że moi pracownicy przyjadą, ale że np. należy im zabezpieczyć odpowiednio teren, zabezpieczyć miejsce wykonywania usług, bo może się zdarzyć wyciek, bo może się zdarzyć np. nadmierna emisja, więc potrzebujemy wyciąg z odpowiednimi filtrami albo możliwość zainstalowania jakichś urządzeń, które ten wpływ ograniczą?
  • Jeżeli mój produkt nadaje się do recyclingu, czy  informuję moich klientów o tym, co powinni zrobić?

 

Tutaj jest tyle sposobów postępowania, ile firm będzie na ten temat dyskutowało. Niemniej norma zwraca uwagę na bardzo ważną rzecz. Znajdźcie chwilę refleksji na ten temat. Co ja mogę zrobić, żeby ograniczyć mój wpływ na środowisko, w jaki sposób buduję relację z dostawcami? Czy np. maszyny które użytkuję są serwisowane w taki sposób, który pozwala na ich długie użytkowanie, czy po prostu wszystkie elektronarzędzia – co jest częstym zjawiskiem - wyrzucam i kupuję nowe, bo one są, w stosunku do innych wydatków firmy, niedrogie. Z takim postępowaniem też zdarzyło mi się spotkać – nie naprawiamy tylko wyrzucamy i wtedy mamy do czynienia z obciążeniem dla środowiska. Warto się nad tym tematem również pochylić.

 

Outsourcing w ISO 14001

 

Jeśli chodzi o odniesienie się do outsourcingu, norma ISO 14001 też mówi wprost, że wszyscy, którzy pracują dla lub w imieniu organizacji, powinni te zasady znać lub mieć narzucone. Proces outsourcingu też musi być przez nas do pewnego stopnia kontrolowany. Czyli to jest zakup, można powiedzieć, usług, czy ustalenie zasad współpracy długoterminowej – jakkolwiek sobie to nazwiemy – na warunkach, które dla nas są ważne. Jeżeli mamy do czynienia z outsourcingiem – bardzo często jest to:

 

  • transport;
  • serwis maszyn;
  • dostawa jakichś znaczących komponentów;
  • częściowa obróbka naszych wyrobów.

 

Wprowadźmy zasady, jak to działanie wpływa na środowisko.

 

  • Czy firma, która świadczy dla nas usługi transportowe, planuje trasy tak, żeby nie mieć pustych przebiegów?
  • Czy my jesteśmy rozliczani również z tego, ile dla nas zużyto paliwa?
  • Czy, jeżeli dla nas transport odbywa się w jakieś określone miejsce, to czy w drodze powrotnej też ma zapewniony ładunek nasz czy inny?

 

Pojawia się pytanie, czy nasz dostawca uwzględnia tego typu zagadnienia? Jeżeli na naszym terenie jest np. wykonywany serwis maszyn,  zastanówmy się, co serwisant robi z odpadami? Czy on je zostawia u nas, ale zgodnie z naszymi zasadami, czy on je sobie zagospodaruje we własnym zakresie, ale zgodnie z wymaganiami prawnymi?

 

Z doświadczenia audytora ISO 14001

 

W ramach audytu często słyszę o odpadach niewiadomego pochodzenia, które są zupełnie poza nadzorem, że jest za nie odpowiedzialna firma zewnętrzna wykonująca dla nas remont.
Jeżeli firma zewnętrzna wykonuje dla Was remont, to oni muszą mieć
jasne zasady, jak należy postępować z odpadami na terenie naszej firmy, i oni to muszą przyjąć w jednoznaczny sposób. Wszystko jedno, czy my to sobie zapiszemy w umowie, czy my to sobie zapiszemy w jakichś ogólnych wytycznych dla kontrahentów, czy wręcz postanowimy przeszkolić wszystkich pracowników z tej firmy, którzy mają dla nas pracować. To jest Wasza decyzja. Nie można podejść tak, że jeżeli to robi ktoś inny z zewnątrz, to nie jest to nasz problem.

 

Cykl życia jest właśnie o tyle istotnym zagadnieniem, że nawet, jeżeli podejdziemy do niego w sposób bardzo swobodny poglądowo, to powinien on być powiązany z naszymi znaczącymi aspektami środowiskowymi i z naszym ryzykiem.

 

Prosta rzecz – jeżeli ktoś odbierze od nas odpady i zostawi je w lesie, to w pierwszej kolejności dotrą do nas, bo to jest nasz śmieć i to myśmy dokonali niewłaściwego wyboru odbiorcy odpadów. I to myśmy widocznie mało przekonująco ustalili zasady odbioru tych odpadów, dlatego starajmy się sprawdzać, jakie jest to postępowanie, czy ono jest zgodne z prawem, czy my mamy wszystkie dokumenty dostarczone przez , jakby nie było, jednego z naszych kontrahentów.

 

Usługi podwykonawców poza firmą a ISO 14001

 

Jeżeli chodzi o usługi podwykonawców realizowane poza firmą, podstawowym pytaniem jest, czy podwykonawca funkcjonuje zgodnie z wymaganiami prawnymi? Które z wyrobów, czy usług świadczonych przez podwykonawcę są dla nas istotne?

 

Mamy opakowania po częściach zamiennych, mamy substancje chemiczne, które są niezbędne na przykład do odtłuszczania powierzchni, do zabezpieczania powierzchni, do malowania powierzchni. Oczywiście, że uwzględniamy, co podwykonawca zamierza z tym zrobić. Czy dostosuje się do naszych zasad i dopilnuje, żeby pracownicy przyjęli to do wiadomości i właśnie tak postępowali, czy też we własnym zakresie ma rozwiązanie, które dla nas jest akceptowalne. Zależy to od tego, jaką nasza firma prowadzi działalność, jakie ma znaczące aspekty środowiskowe, i jakie są istotne wpływy związane z podwykonawcami, z poddostawcami. To jest temat, który można szerzej omówić przy okazji osobnego wykładu, osobnego bloku tematycznego. Dobrze jest go profilować pod kątem konkretnej działalności produkcyjnej, czy usługowej.

 

 

Planowanie operacyjne i kontrola w ISO 14001

Już się kiedyś spotkałam z takim wnioskiem, że żeby nie wpływać szkodliwie na środowisko, najlepiej jest zamknąć działalność. Nie o to nam chodzi. Chodzi nam o zrównoważony rozwój, który pozwoli na współistnienie ze środowiskiem.

 

W pierwszej kolejności warto rozpatrzyć, które znaczące aspekty o negatywnym wpływie na środowisko możemy wyeliminować.

 

  • Czy w ogóle są takie, które możemy wyeliminować? Na przykład zastępując substancje chemiczne takimi, które będą mniej szkodliwe dla środowiska, jeśli to jest oczywiście możliwe i ekonomicznie uzasadnione.
  • Czy wykonujemy działania związane z procesami głównymi, czy pomocniczymi, które możemy wyeliminować bądź zastąpić zupełnie innymi działaniami, bądź możemy przynajmniej ograniczyć, czy wyeliminować skutki ich oddziaływania.

 

Zależy to od tego, jaką prowadzimy działalność. Jeżeli nie możemy wyeliminować pewnych wpływów, zastanówmy się nad:

 

  • ich zastąpieniem;
  • ponownym użyciem;
  • kilkukrotnym użyciem.

 

 

PRZYKŁAD

Część firm rozwiązuje sprawę z wodą chłodzącą tak, że jest zamknięty obieg wodny. Możemy wodę w zamkniętym obiegu doprowadzać do pożądanej temperatury, która jest niezbędna, aby chłodzić nasze urządzenia, czy pewne obszary procesów. Część firm wykorzystuje bieżącą wodę, która później trafia do kanalizacji, do ścieków.

 

Naprawdę różne rozwiązania się zdarzają, natomiast tutaj warto by rozważyć, które z tych rozwiązań byłoby dla nas bardziej zasadne. Często jest tak, że pewne rozwiązania funkcjonują, bo zawsze tak było, czy też nikt wcześniej nie zastanawiał się nad wpływem na środowisko. Natomiast w pewnym momencie warto, analizując aspekty środowiskowe, analizując wpływy na środowisko, przemyśleć sobie to dotychczasowe podejście. Wiemy na przykład, że emisja szkodliwych substancji na tonę naszego produktu, na roboczogodzinę, czy na inny czynnik wyróżniający naszą działalność, powinna być nie większa niż wartość X.

 

Jeżeli jest większa, od razu wiemy, że któryś z naszych procesów funkcjonuje nieprawidłowo. Jeżeli będziemy wiedzieli, że ilość powstających odpadów, zakładamy znowu – na tonę produktu, usługę lub jakąś jednostkę, która jest wyróżnikiem naszej działalności, jest nie większa niż X, to będziemy mogli powiedzieć, że jeżeli coś się zmieni, to mamy nieprawidłowe funkcjonowanie procesu pod kątem środowiskowym. Jakościowo może być świetnie, natomiast tutaj jest to nasz drugi wyróżnik, który również powinien być brany pod uwagę, i który również powinien powodować podjęcie odpowiednich kroków w momencie, gdy nie spełnia przyjętych przez nas kryteriów.

 

 

Monitorowanie, pomiary, analiza i ocena w ISO 14001

Kolejna rzecz to monitorowanie, pomiary, analiza i ocena. Tutaj też zawsze się tym zajmowaliśmy, niemniej warto podejść z troszeczkę innym mentalnym nastawieniem.

 

W polityce środowiskowej musimy ustalić jakieś istotne wartości lub wytyczne. Z nich powinny wynikać konkretne wartości dla konkretnych procesów.

 

Jeżeli z procesami powiążemy sobie znaczące aspekty środowiskowe i założymy wartościowo, że ilość zużytej wody, energii, powstających odpadów bądź stosowanych substancji chemicznych jest wyliczalna w odniesieniu do wyniku tego procesu, możemy sobie ustalić jasne kryteria, na ile my faktycznie to środowisko musimy obciążać, bo jest to związane z naszą działalnością, a kiedy otrzymujemy wartości, z którymi należy coś zrobić.

 

Firma podjęła decyzje odnośnie ilości wytwarzanych odpadów. Pytanie:

 

  • Czy proces ten jest monitorowany?
  • Ile razy zdarzyło się tak, że po zamknięciu roku wynik przekroczył dopuszczalne wartości decyzji?
  • Jakie podejmujemy działania?

 

Jeżeli już w czerwcu wiem, że w połowie roku mam ilość danego odpadu zbliżoną do moich rocznych wartości, to co robię? Pierwszym odruchem jest wystąpienie o zwiększenie limitu. Ale czy zadaję sobie pytanie: „Dlaczego tak się stało?

 

  • Czy aż tak znacząco zwiększyła się produkcja lub ilość usług, w wyniku których powstaje ten odpad?
  • Czy należy podjąć jakieś działania organizacyjne, bo jest więcej braków danego rodzaju?
  • Czy jest niewłaściwa gospodarka materiałowa?
  • Czy w firmie zaistniały jakieś inne zjawiska, które powodują, że tego odpadu jest więcej, mimo że sama produkcja, czy ilość usług nie uległy aż tak znaczącej zmianie?

 

I to jest właśnie podejście powiązane z procesami, z biznesem w odniesieniu do wyników monitorowania wpływu na środowisko.

 

Mamy cel bądź cele środowiskowe, ale:

 

  • Na ile mamy ustalone kryteria, czy sposób monitorowania poszczególnych etapów?
  • Czy po przejściu kolejnych etapów możemy sobie odpowiedzieć, czy ten cel jest realizowany?
  • Czy po zrealizowaniu kolejnego zadania zbliżamy się do zamierzonego wyniku, czy może idziemy w zupełnie innym kierunku i np. po trzech latach realizacji celu okaże się, że jesteśmy w zupełnie innym miejscu niż chcieliśmy?

 

Jest to kolejny punkt, który należy uwzględniać przy planowaniu monitorowania i później przy weryfikacji wyników. Wtedy będzie to miało sens dla nas i dla naszego biznesu.

 

 

Ocena zgodności w ISO 14001

Ostatnie z zagadnień, które chciałabym dzisiaj króciutko omówić to ocena zgodności.

 

Z punktu widzenia audytora

 

Przeważnie dostaję tabelkę, gdzie znajdują się wymagania prawne, gdzie czasem znajdują się odniesienia do konkretnych artykułów, czy konkretnych wymagań i w tejże tabeli jest zapisane, że mamy odpowiednie pozwolenie, mamy wyniki pomiarów i jest to ocena ze zgodności. Natomiast bardzo nie doceniacie Państwo narzędzia, które daje Wam każda z norm ISO związanych z zarządzaniem – mianowicie audyty wewnętrzne. To tam powinna być przede wszystkim ocena zgodności z wymaganiami prawnymi, bo to niekoniecznie specjalista ds. ochrony środowiska tylko audytor wewnętrzny idzie w konkretne miejsce związane z realizacją wymagań prawnych.

 

Podczas audytu wewnętrznego:

 

  • mogę zweryfikować, czy postępowanie z substancjami chemicznymi jest takie, jak wymaga ustawodawca;
  • mogę stwierdzić, czy postępowanie z odpadami jest takie, jak  wymaga ustawodawca.
  • analizując wyniki pomiarów w konkretnym miejscu mogę stwierdzić, czy faktycznie postępowanie jest prawidłowe;
  • stwierdzę, czy urządzenie zawsze ma ustawienia takie, które wiążą się z dopuszczalną emisją zanieczyszczeń, czy ja tylko odpowiednio sobie wszystko ustawiam, kiedy raz na dwa lata, czy dwa razy w roku - w zależności od firmy - robione są pomiary.

 

Ocena zgodności jest tam, gdzie ta zgodność jest wymagana. Piszecie na przykład, że należy segregować odpady i gromadzić je w odpowiednich miejscach. Patrząc jedynie na tabelkę, ja tego nie zweryfikuję. Zweryfikuję to w miejscu, gdzie te odpady powstają. Sprawdzę, czy one faktycznie w ten sposób są zagospodarowane?

 

 PODSTAWOWYM ŹRÓDŁEM INFORMACJI POWINNY BYĆ DOWODY Z MIEJSCA, GDZIE REALIZACJA WYMAGAŃ TYCH PRZEPISÓW FAKTYCZNIE JEST.

 

Dlatego tutaj warto zastanowić się nad tym, jak my tą zgodność z wymaganiami oceniamy i skąd my mamy informacje, takie na co dzień.

 

Jeżeli coś musi być robione codziennie, żebyśmy byli zgodni z wymaganiami prawnymi, to nie możemy raz w roku zapytać kierownika produkcji, czy u niego odpady są w porządku. No, oczywiście, że powie, że są w porządku. Nawet jak się umówimy na wizytę, to zadba o to, żeby dobrze wyglądało. Niemniej zgodni z wymaganiami jesteśmy wtedy, jeśli postępujemy na co dzień prawidłowo, a ocenę tej zgodności możemy przeprowadzić w miejscach, gdzie powstają odpady, powstają emisje, przyjmowane są surowce. Na miejscu możemy sprawdzić, czy czynności są odpowiednio wykonywane.

 

Ocena zgodności to jest również prawidłowe postępowanie, zgodne z założoną instrukcją.

 

Jeżeli napiszemy instrukcję, czy inny dokument, czy specyfikację, która mówi o tym, w jaki sposób należy postępować np. przyjmując substancje, czy surowce, które są związane ze znaczącym wpływem na środowisko, w jaki sposób należy zweryfikować dane: zmierzyć, sprawdzić dokumentację, to prawidłowe postępowanie w tym zakresie jest potwierdzeniem zgodności z wymaganiami, które z tym aspektem są związane. Natomiast teoretyczna ocena, że nam się wydaje, że jesteśmy zgodni, zawsze zostanie teoretyczną oceną.

 

Nagranie z webinaru o ISO 14001

Jeśli zamiast czytać wolisz oglądać, zapraszamy do zapoznanaia się z nagraniem z webinaru.

 

 

 

 

 

Jeżeli chcielibyście Państwo zapoznać się szerzej z poruszonymi dzisiaj zagadnieniami, zapraszam na szkolenia organizowane przez Quality Austria-Polska, gdzie w ciągu całego dnia szkoleniowego jesteśmy w stanie dokładnie omówić wszystkie interesujące Was zagadnienia.

 

 

Podejście oparte na ryzyku - Rewizja ISO 9001 wyjaśniona w prosty sposób

Quality Austria oferuje cykl informacyjnych artykułów eksperckich dotyczących rewizji ISO 9001:2015. Każdego miesiąca zostanie dogłębnie wyjaśniona kluczowa koncepcja rewizji. W tym miesiącu MSc Eckehart Bauer wyjaśnia koncepcję „podejścia opartego na… więcej


ISO 14001:2015. Zmiany – wszystko co warto wiedzieć

Dzięki publikacji o ISO 14001 pt. „ISO 14001:2015. Zmiany – wszystko co warto wiedzieć” poznasz najważniejsze aspekty, w których warto dokonać zmian przed przystąpieniem do recertyfikacji lub certyfikacji Systemu Zarządzania… więcej




Quality Austria - Polska Sp. z o.o.

Quality Austria