QualityAustria

5 sposobów na efektywne szkolenie ISO

Baza wiedzy


5 sposobów na efektywne szkolenie ISO

5 sposobów na efektywne szkolenie ISO

Szkolenia ISO nie muszą być  dla pracowników nieprzyjemnym obowiązkiem. Kierownicy działów i audiotrzy wewnętrzni Systemu Zarządzania potrzebują realnych kompetencji i umiejętności, a nie kolejnego dyplomu potwierdzającego uczestnictwo w szkoleniu.

Firma to ludzie. Niby banał jakich wiele, ale wcześniej czy później staniesz przed wyzwaniem zakupu lub organizacji szkolenia dla pracowników. Będzie tego od Ciebie wymagać zmiana normy, potrzeby rynku lub kontrahent. Ważne, żeby zrobić, to z głową i planem, a nie ślepo realizując wytyczne – bo „potrzebujesz dokumentu”.

Poniższy artykuł ma na celu naprowadzić cię gdzie szukać odpowiedzi na pytanie: jak sprawić, aby szkolenia były efektywne, a przeszkoleni pracownicy korzystali z kompetencji i wypracowywali rezultaty.

 

1. Ustal cele szkolenia

Pamiętaj, zaświadczenie o uczestnictwie w szkoleniu to słaby cel. Szkolenie pracowników tylko dla „dyplomów”, to strata potencjału do rozwoju i zysków. Oczywiście utrzymanie uprawnień jest bardzo ważne. Dobrze jednak wykorzystać ten fakt i zaplanować szkolenia przez pryzmat zadań i celów jakie stawiamy przed zespołem.

PRZYKŁAD:
Szkolenie dla Auditorów wewnętrznych Systemu Zarządzania (ISO 9001, ISO 14001, IATF i już niedługo ISO 45001). Dobrze zaplanowany proces szkoleniowy może  dostarczyć nie tylko „dokument potwierdzający”, ale również konkretne kompetencje np. lepsze zrozumienie zasad auditowych, dokładniejsze i nastwione na efekty audity.

W konsekwencji dzięki lepiej przygotowanym pracownikom organizacja może: poprawić jakość i obniżyć koszty produkcji, czy usprawnić procesy reklamacyjne. Mamy w Quality Austria-Polska przykłady kompleksowej współpracy auditowo-szkoleniowej, których efektem są oszczędności dla firmy na poziomie kilkunastu milionów złotych miesięcznie.


Co zrobić:

  • Zastanów się czego poza dokumentem potrzebuje Twój zespół
  • Pomyśl jakie wyzwania czekają organizację i zespół w perspektywie kilkunastu miesięcy
  • Wybierz 3-4 najważniejsze cele wg. zasady SMART
  • Sprawdź czy firmy szkoleniowe, z którymi pracujesz oferują szkolenia „szyte na miarę” i porozmawiaj o możliwościach współpracy.

 

2. Postaw realne oczekiwania szkoleniowe

Less is more. Wybierając szkolenie skup się na wąskich obszarach i wybranych kompetencjach, które chcesz podnieść. Nie „pakuj” też na salę wszystkich pracowników firmy – bo „może im się kiedyś przyda”.

Pamiętaj, nie da się przeprowadzić DOBREGO szkolenia z kilku systemów w 6 godzin szkoleniowych dla grupy 60 osób. (Tak, otrzymujemy czasem takie zapytania ;) ). Jeśli uczestnicy szkolenia mają nauczyć się realnych umiejętności, które wykorzystają w codziennej pracy – firma szkoleniowa musi wiedzieć, czego oczekujesz i jaki cel stawiasz przed tym zespołem. Inaczej może dojść do nieporozumień, straty czasu i budżetu.

Co zrobić:

  • Ustal cele szkolenia (patrz Punkt 1)
  • Urealnij oczekiwania szkoleniowe
  • Ogranicz ilość uczestników szkolenia do grupy warsztatowej (ewentualnie zapytaj firmę szkoleniową jaka ilość osób na sali będzie dla nich optymalna)

 

3. Zadbaj o jakość, później o cenę

Oszczędny płaci dwa razy. To stare przysłowie, które w branży szkoleniowej sprawdza się niestety zbyt często. Jeśli w sklepie mięsnym zobaczysz trzy rodzaje szynki za:
a) 30 zł za kg, b) 28 zł za kg c) 4 zł za kg to założę się, że poza wyjątkowymi sytuacjami odpowiedź C nie będzie dla Ciebie standardowym wyborem.

Cena szkolenia z reguły nie bierze się z kosmosu. Wszelkiej maści „spece od szkoleń ze wszystkiego” uaktywniają się szczególnie w okresie zmiany wersji norm – tak jest łatwiej, bo mało osób ma orientacje w nowym temacie. Tak też było i ndal jest np. w przypadku szkoleń RODO.

Mam kilka przypadków, gdzie firmy wybrały „tanie” szkolenie, a kilka miesięcy później wróciły po szkolenie warsztatowe, bo potrzebowały pilnego wsparcia w realnych wyzwaniach.  

Niestety z punktu widzenia neurodydaktyki trudniej uczy się kogoś, kto utrwalił już błędy i wyrobił sobie złe nawyki, niż „amatora”, który styka się z tematem po raz pierwszy i nie ma jeszcze złych przyzwyczajeń. Pamiętaj o tym wybierając szkolenie znacznie poniżej ceny.

Nie chciałbym, żebyśmy się źle zrozumieli. Nie każde szkolenie musi być drogie, a wyższa cena nie zawsze będzie wiązać się z lepszą jakością i właściwą realizacją. Sprawdź kto realizuje szkolenie, jakie ma doświadczenie i w czym się specjalizuje.


PRZYKŁAD:
W Quality Austria-Polska od 2017r. wprowadziliśmy kilka sporych czasowych zniżek na nasze najlepsze szkolenia, gdzie np. „Zmiany w ISO 9001:2015” – 16 godzinne szkolenie kosztowało w najlepszym czasie 350 zł netto od osoby. W tym zakresie nikt na rynku nie miał lepszej oferty.

Co zrobić:

  • Przeczytaj artykuł Szkolenia ISO – 5 grzechów głównych i sprawdź jakie błędy popełniają firmy szkoleniowe i jak się przed nimi bronić
  • Upewnij się, że będzie szkolić Cię praktyk i ekspert
  • Upewnij się, że trener ma kompetencje do tego żeby nauczać innych
  • Poproś o próbkę: szkolenia, prezentacji, materiałów, biogram trenera
  • Sprawdź czy program nie jest przeładowany
  • Negocjuj cenę

DODATEK:
Jak zaoszczędzić na szkoleniach ISO w firmie?

Jeśli Zarząd firmy chce „zaoszczędzić” na szkoleniach warto pomyśleć w perspektywie długoterminowej. Jednym z efektywnych rozwiązań jest poszerzenie kompetencji Pełnomocnika, o umiejętności trenerskie np. poprzez udział w naszej Akademii Trenera.

Pełnomocnik - Trener, to manager, który nie tylko posiada wiedzę ekspercką ze swojego obszaru, ale potrafi skutecznie komunikować się z zespołem, przekazywać widzę i rozwijać umiejętności zespołu. Taka osoba planuje wtedy cykl szkoleń i  warsztatów on-the-job dla zespołu auditowego stale podnosząc umiejętności pracowników i optymalizując procesy.

Mieliśmy okazję współpracować w kilku projektach „mieszanych” tego typu, gdzie naszą rolą było m.in.:

  • Praktyczne przygotowanie Pełnomocnika z zakresu nowych norm
  • Zbadanie wiedzy  i umiejętności oraz potencjałów do doskonalenia w zespole auditorów wewnętrznych
  • Wprowadzenie zespołu auditorów wewnętrznych do tematyki Systemów Zarządzania  poprzez szkolenie warsztatowe
  • Pozostawienie Pełnomocnikowi wytycznych do dalszej pracy on-the-job z wybranymi uczestnikami szkolenia

Takie rozwiązanie, przy zachowaniu uważności na wskaźniki i relacje może przynieść firmie i zespołowi sporo korzyści. Potencjalne zyski rosną w przypadku specjalistycznych branż i wąskich nisz rynkowych oraz w większych zespołach.

 



AKADEMIA TRENERA

Zostań profesjonalnym trenerem z zakresu Systemów Zarządzania i nie tylko. Weź udział w naszej akademii naucz się projektować i realizować bardziej praktyczne szkolenia, poczuj się "pewniej" na sali szkoleniowej i kształtuj swoje umiejętności managerskie. Najlepsi absolwenci otrzymują propozycję współpracy komercyjnej z nami.

 

 


 

4. Oceniaj efekty szkoleń samodzielnie

Ignorowanie badania efektywności szkoleń zewnętrznych, to tak powszechny błąd, że moglibyśmy uznać go za standard. Z reguły proces wygląda następująco: Dział HR lub Pełnomocnik zamawiają szkolenie w firmie zewnętrznej. Pracownicy otrzymują zaświadczenie. Czasem wypełniają ankietę „wrażenia po szkoleniu”, zwaną często ankietą ewaluacyjną. Koniec.

Przecież w taki sposób sprawdzamy tylko jeden obszar - czy pracownikom szkolenie się „podobało”. Nie wiemy, czy ktoś się czegokolwiek nauczył i przede wszystkim, czy osiągnął cele szkoleniowe.

No właśnie… to tutaj tak  naprawdę zaczyna się problem. Jeśli nie było realnych i konkretnych celów, to nie wiemy co i jak badać. (Patrzy Punkt 1). To chyba nie jest podejście systemowe, prawda?

Co zrobić:

  • Ustalić cele i mierniki
  • Wykorzystać model Kirkpatricka
  • Zaplanować badanie „po-szkoleniowe” odroczone w czasie

 

5. Zaplanuj proces szkoleniowy

Proces szkoleniowy, to nie jednorazowe wydarzenie, które załatwi sprawę. Jeśli ustalisz cele i sposoby pomiaru, to jesteś na dobrej drodze do podnoszenia kwalifikacji
i kompetencji swojego zespołu.

Nawet najlepszy warsztat szkoleniowy nie rozwiąże wszystkich problemów. Uczestnik, który zdobył nowe umiejętności musi je utrwalić. Rolą managera jest między innymi stworzenie mu do tego odpowiedniej przestrzeni i naprowadzenie na właściwą drogę.

W wielu firmach m.in. w Działach HR są osoby posiadające odpowiednią wiedzę i kompetencje do planowania procesów szkoleniowych i ewaluacji szkoleń. Często nie znają się jednak na tematach związanych z Systemem Zarządzania. Może warto połączyć siły?


Przykład:
Załóżmy, że firma zorganizowała dla zespołu szkolenie z efektywności osobistej, na którym uczestnicy poznali główne narzędzia, przekonali się, że pewne zachowania w pracy działają lepiej, inne mniej.

Załóżmy nawet, że trener zbudował w zespole motywację do dalszej pracy. Uczestnicy są gotowi do zmiany. Sytuacja szkoleniowa - idealna. Efekty mogą jednak nie być  satysfakcjonujące, jeśli pracownicy nadal będą zmuszeni funkcjonować w starym nieefektywnym systemie, ze źle zaplanowanymi procesami.

Szkolenia, warsztaty praktyczne i praca on-the-job mogą być jednym z lepszych rozwiązań na poprawę funkcjonowania firmy i przejście na ścieżkę szybkiego rozwoju. Z takich praktyk korzystają obficie firmy w zatłoczonych rynkach np. z branży finansowej, telekomunikacyjnej czy IT. Rozwój wymaga jednak zaplanowania całego procesu i zabezpieczenia odpowiednich zasobów.

Co zrobić:

  • Przekonać „Zarząd” o możliwościach rozwoju przez szkolenia, powołując się na dane oraz mierniki, a nie tylko „chciejstwo” i wymagania norm
  • Zaprojektować proces rozwoju i serię szkoleń
  • Ustalić sposoby pomiaru i częstotliwość weryfikacji wskaźników
  • Badać efekty na różnych poziomach organizacji

Podsumowanie:

Planowanie i realizacja efektywnego procesu szkoleniowego nie jest z reguły prostym zadaniem, a powyższy artykuł, to tylko pobieżne wprowadzenie do problematyki. Jeśli myślisz właśnie nad szkoleniem dla pracowników i chcesz zrobić coś więcej niż tylko „zamówić szkolenie”, masz pytania i wątpliwości? A może chcesz podzielić się doświadczeniem, jak w Twojej firmie realizuje się procesy szkoleniowe i rozwój kompetencji? Poniżej znajdziesz kontakt do mnie – napisz maila, zadzwoń lub wyślij mi wiadomość przez LinkedIn.

W Quality Austria stawiamy na partnerskie relacje i praktyczne rozwiązania. Z chęcią więc wymieniam się doświadczeniem, a jeśli istnieje taka potrzeba i chęć proponuję rozwiązania. Życzę sukcesów.

Autor: Michał Smagała

Chcesz porozmawiać o skutecznych szkoleniach?
Potrzbujesz dopasowanego do potrzeb warsztatu dla firmy?

Odpowiem na Twoje pytania, doradzę oraz zaproponuję rozwiązania.

Napisz lub zadzwoń: 

Michał Smagała
Dyrektor ds. Szkoleń, Marketingu i PR
mail: michal.smagala@qualityaustria.com.pl
tel.: 533 449 347

Michał Smagała

 



Quality Austria - Polska Sp. z o.o.

Quality Austria